In the interests of child and youth protection, leaders and employees in the children’s and youth sector should have a current certificate of good conduct. The certificates are only valid for five years and must then be updated. The certificate should be submitted to a responsible person and the submission should be documented.
ChurchTools supports you in this process by automatically prompting leaders and employees to submit their certificate of good conduct and reminding them in good time that an update is necessary.
In diesem Tutorial lernst du, wie du Leiter oder Mitarbeiter solcher Gruppen über Automatische Mitgliedschaften in eine Gruppe “Führungszeugnisse” hinzufügen lässt. In dieser Gruppe erreichst du dann über Routinen die Vorlage eines Führungszeugnisses und das automatische Nachfragen vor Ablauf der Gültigkeit. So unterstützt du Leiter und Mitarbeiter dabei, rechtzeitig ein neues Führungszeugnis zu beantragen und dem Verantwortlichen vorzulegen. Wie das genau geht, erklären wir dir in diesem Artikel.
Prerequisites #
We will show you how to do this using individual groups for which you want to keep an eye on the leadership certificates. The only thing you need to recreate this are your children’s and youth groups with leaders and employees in your ChurchTools. You can also start here if you have not yet fully created your group structures in ChurchTools.
1. Create and customize groups #
First, call up the Groups module (1) in your ChurchTools, create a new group (2), name it “Certificates of good conduct” (3) and select the group type “Properties” (4).
Once the group has been created, find the person or persons responsible for keeping track of the certificates of good conduct using the plus symbol under Leader (5) and add them to the group.
If you want to read more about how to do this, read the article How to create a group?
2. Create, test and activate routine for certificates of good conduct #
In the group, open the settings (1) for routines (2) at the bottom left of the menu and click on the “Member” (4) Role under Apply template (3).
Now select the “Certificate of good conduct” template (5) and click on Apply (6).
Once you have applied the template, customize the terms and texts of the template for all group membership statuses “Requested” (8), “Active” (9) and “To delete” (10) for you. Finally, activate (11) the routines for each individual group membership status.
We explain how to proceed step by step in more detail in the article How to create/edit a routine?
3. Set and activate automatic membership #
Once you have created and activated the routines for the participation role, go to Automatic memberships (2) in the group settings (1).
Set personal filter #
In the People filter section (3), you will first see a filter that filters out all archived and deceased people (4). Simply leave this filter untouched and click on the bottom plus (5).
Click on Membership in a group (6) to create a new filter.
Membership in a group
Use the pencil icon to filter out only the active groups (1).
Call up another group filter (3) via the plus below (2).
Select from all the groups that are involved with children and young people in your church (4).
Then click on the plus (5) under Define filter... and select Group membership (6).
Select the “Leader” and “Member” (7) roles here.
Set actions #
Switch to the Actions section directly below. Under People in the filter result (1), set them to be added to the “Certificates of good conduct” group with the group membership status Requested and the Role “Member” (2).
Of course, it can happen that managers or employees give up their task. In this case, you set the following for the people who are no longer in the filter result (3)
- that their requests are deleted (4) and
- persons marked as active or to be deleted are automatically removed from the group (5 and 6).
Activate automatic membership #
Sind der Personenfilter und die Aktionen korrekt eingestellt, klicke oben auf der Seite auf Einmalig ausführen (1), um alle Personen, die bereits über den Filter gefunden werden, in den Prozess aufzunehmen. Aktiviere abschließend die automatische Ausführung (2). So stellst du sicher, dass deine Gruppe auch bei zukünftigen Änderungen aktuell bleibt.
Once you have created your group and set up the routines and automatic membership for it, your only tasks as the person responsible are to carry out due follow-ups and have conversations where necessary. ChurchTools makes it as easy as possible for you to organize and keep appointments.
4. Optional: Personen mit bereits vorliegendem Führungszeugnis bearbeiten #
Du kannst diese Routine auch für Personen nutzen, die ihr Führungszeugnis bereits vorgelegt haben. Dazu änderst du in diesem letzten Schritt den Gruppenmitgliedsstatus der betreffenden Personen auf Aktiv und passt für sie die Wartezeit bis zum nächsten Routinenschritt auf das Ablaufdatum des Zeugnisses an. Beachte dabei folgenden Hinweis:
Um für die Personen, die bereits ein Führungszeugnis vorgelegt haben, den Gruppenmitgliedsstatus und die Wartezeit bis zur nächsten Erinnerung individuell anzupassen, gehst du folgendermaßen vor:
- Suche dir in der Mitgliederliste der Gruppe die Personen heraus, für die bereits ein Führungszeugnis vorliegt, und setze ihren Gruppenmitgliedsstatus auf Aktiv.
- Stelle für jede dieser Personen im Routinenschritt Verzögerung für die Rolle Aktiv die individuelle Wartezeit manuell auf einen passenden Zeitraum. Klicke dazu einfach auf die Zeitangabe im Verzögerungsschritt. Über die sich öffnende Liste kannst du die individuellen Anpassungen vornehmen (s. a. Was sind Verzögerungen und Schleifen in Routinen?). Wir empfehlen ein Datum 3 Monate vor Ablauf des zuletzt vorgelegten Führungszeugnisses.
Mit diesen zusätzlichen Schritten hast du nun eine funktionierende Routine, die dir einen vollständigen und aktuellen Überblick über die vorgelegten Führungszeugnisse eurer Mitarbeiter im Kinder- und Jugendbereich bietet.
Collection of further links #
You can find out more about groups and their hierarchy in our overview of the Groups module and in the article What is the hierarchy?
Of course, we have also explained exactly what routines are and how you can use them in our Academy. A good starting point is the article Understanding routines.
You can use automatic memberships wherever you want to bring people together in groups. You can find everything you need to know about this topic in our Automatic memberships category.