An event is basically an extended appointment entry. Not only the time and campus are stored as information, but also staff schedules, duty rosters, etc.
Tutorial – Setting up the Events module #
Overview of the module #
Duty roster #
Bevor man sein erstes Event anlegt, sollte man zunächst über die Stammdaten oben rechts Dienstkategorien und Dienste hinterlegen und einstellen.
- Die Dienstkategorien werden im Dienstplan in Spalten angezeigt (z. B. Musik). Diese Dienstkategorien legt man in den Stammdaten oben rechts an.
- Die Dienste sind konkrete Aufgaben innerhalb dieser Dienstgruppe (z. B. die verschiedenen Instrumente). Einzelne Dienste können ebenfalls in den Stammdaten hinterlegt werden.
Create event #
Nun erfolgt das Anlegen eines Events (links oben auf “Neues Event anlegen”). Es gibt hier zwei Optionen:
- Man erstellt das Event im Kalendermodul.
Sobald ein Termin im Kalender erstellt wird und zusätzlich eine Eventvorlage aktiviert ist, erscheint der Kalendereintrag ebenfalls unter den Events.- Advantage: You can immediately select resources here – which room is required, which technical equipment, etc.
- Disadvantage: The employee requirements can only be selected here using a template. If you have created a solid template, this is not a problem.
- You create the event directly in the Events module.
The event is then also transferred to the calendar.- Vorteil: Man kann einen exakten Bedarf an Mitarbeitern für dieses Event eintragen, nicht nur eine Vorgabe nutzen. Man kann mehrere Verantwortliche eintragen, die das Event im Blick behalten sollen.
- Disadvantage: No resources can be booked for the event.
When you create the event, you naturally enter the standard information: Time, campus, duration, repetition, etc.
Ist das Event erstellt, kann man die Events jetzt mit Leben füllen: Mitarbeiter einteilen, Ablaufpläne hinzufügen usw.
Absences #
It is extremely helpful for duty scheduling if every employee has entered their absences. Everyone can enter for themselves when they are on vacation, for example. With certain rights, it is also possible to enter absences for other employees about which you have been informed verbally, for example.
The advantages are:
- Absent persons are not included in the automatic scheduling of persons (by magic wand).
- For manual scheduling: if a leader wants to enter an absent person manually, they will receive a message and a warning.
Abwesenheiten können sowohl im Event-Modul als auch im Kalender angezeigt werden.
Eine ausführlichere Erklärungen gibt es hier.
Facts #
Die Fakten geben die Möglichkeit, Zahlen für verschiedene Events zu hinterlegen. Viele Gemeinden hinterlegen hier Gottesdienstbesucher (Erwachsene, Kinder), Kollekte, Erstbesucher usw.
In Events > Master data > Facts, you can define the categories which information should be documented:
The figures for the categories can then be entered under Facts:
On the left-hand side of the menu, you have the option of exporting facts or displaying them as a report.
Agenda #
Um eine Veranstaltung wie einen Gottesdienst zu managen, ist es wichtig, dass die beteiligten Personen den Ablauf kennen. Auch hierfür bietet ChurchTools optimale Unterstützung. Wie du Ablaufpläne einrichtest, kannst du auf unserer Hilfeseite Wie bearbeite ich einen Ablaufplan? nachlesen.
Für die Ablaufpläne gibt es eine Live-Agenda, in der der Ablaufplan während der Veranstaltung live von mehreren Geräten gleichzeitig verfolgt werden kann.
Songs #
In einem Ablaufplan können zu den einzelnen Positionen Personen aus den eingebundenen Diensten hinzugefügt werden und natürlich auch Songs eingeplant werden, die gesungen werden sollen.
In unserer Hilfe zu den Songs gibt es mehr Infos, wie man Dateien an ein Lied anhängen kann und sogar für einen Export zu Songbeamer u. a. einrichtet. Da viele von euch CCLI nutzen und daher regelmäßig die gesungenen Lieder an CCLI melden, haben wir euch das CCLI Auto-Reporting eingebaut.
Settings #
Activate e-mails: Reminders for services and “News on duty” #
Every employee or event manager can activate/deactivate their automatic e-mail reminders themselves here. The following options are available here:
Remind me of my promised services by e-mail
Do I want to be regularly informed about my own services or not?
Inform me weekly about open services in my Groups
An employee/manager who schedules shifts may wish to be informed if a shift is not occupied or if someone has canceled or swapped. This “News on duty” e-mail can be activated here.
Display settings #
The display of the duty overview can be adjusted to your own preferences in the settings. (This can also be done directly in the duty roster).
Subscribe #
At the bottom you can subscribe to your duty roster via iCal and integrate it into your personal calendar (e.g. Google calendar). This gives you a simple overview and you can be reminded directly of upcoming services.