Einer Person kann der Sichtbarkeitsstatus „sichtbar“ oder „versteckt“ gegeben werden. Damit wird sie weder gelöscht noch archiviert und bleibt im System gespeichert. Sie wird aber in Personenlisten, Auswahlen und Personensuchen ausgeblendet.
Das betrifft auch die Personenauswahl in anderen Bereichen, zum Beispiel dort, wo Personen für Dienste, Gruppen oder ähnliche Funktionen ausgewählt werden. Bereits bestehende Verknüpfungen mit der Person bleiben erhalten.
So kannst du beispielsweise eine Person mit besonders schützenswerten Daten gezielt aus dem normalen Arbeitsablauf und aus allgemeinen Auswahllisten heraushalten, ohne den Datensatz zu löschen.
Wer kann Personen verstecken und Versteckte sehen? #
Es gibt zwei getrennte globale Berechtigungen im Bereich Personen:
- Personensichtbarkeit bearbeiten (verstecken, sichtbar machen) (edit person visibility):
Damit darf eine Person beim Anlegen oder später zwischen „sichtbar“ und „versteckt“ umgeschaltet werden. - Auch versteckte Personen sehen (view hidden persons): Damit werden versteckte Personen weiterhin in Listen, Suchen und Auswahlen angezeigt.
Diese Berechtigungen sind unabhängig voneinander. Wenn du eine Person verstecken darfst, kannst du sie danach ohne die zweite Berechtigung unter Umständen selbst nicht mehr sehen oder bearbeiten. Beim Verstecken wirst du darauf hingewiesen.
Wie verstecke ich Personen und mache sie wieder sichtbar? #
Dazu rufst du die Person im Web im Personenmodul auf und versteckst (2) sie über das Augen-Symbol (1) im unteren Rand der Personendetailansicht. An gleicher Stelle machst du sie wieder sichtbar.
In der App hast du nicht die Möglichkeit, Personen zu verstecken, aber natürlich werden sie auch dort nicht angezeigt, wenn dem Benutzer die entsprechende Berechtigung fehlt.
Was sehen Benutzer ohne diese Berechtigung? #
Für sie wirkt die versteckte Person grundsätzlich so, als wäre sie nicht vorhanden:
- Sie erscheint nicht in Personenlisten.
- Sie wird nicht in Personenauswahlen oder Suchergebnissen angeboten.
- Auch direkte Abrufe der Person liefern keine normalen Personendaten.
- Berechtigungen für Administratoren alleine reichen nicht automatisch aus, um versteckte Personen zu sehen.
Sonderfall: die eigene Person #
Die eigene Person bleibt für den jeweiligen Benutzer immer sichtbar, auch wenn sie als versteckt markiert ist.