Mit dem Check-in-Modul kannst du in der Web-Oberfläche eures ChurchTools schnell und übersichtlich erfassen, wer an einem Gruppentreffen teilnimmt – ganz gleich, ob es sich um einen Gottesdienst, eine Kindergruppe, eine Freizeit, ein Teammeeting oder eine Konferenz handelt. Das Modul sorgt für klare Abläufe, eine zuverlässige Teilnehmerverwaltung und unterstützt dich bei der Organisation deiner Treffen. Auch neue Besucherinnen und Besucher lassen sich unkompliziert erfassen, sodass du im Blick hast, wer dabei war.
Besonders praktisch ist, dass du mit dem Check-in mehrere Gruppen und Termine gleichzeitig verwalten kannst. Damit behältst du selbst bei parallelen Veranstaltungen – etwa mehreren Kindergottesdiensten – jederzeit den Überblick. Das Modul lässt sich zudem flexibel auf beliebig vielen Endgeräten nutzen, zum Beispiel auf einem Laptop und mehreren Smartphones.
Ein weiteres Plus: Du kannst direkt beim Erfassen Namensschilder drucken lassen. So sind alle Teilnehmenden leicht erkennbar und das Ansprechen fällt deutlich leichter – egal, ob in der Kinderarbeit, im Gottesdienst oder bei größeren Veranstaltungen. Mehr dazu auf Wie konfiguriere ich Namensschilder und Abholscheine für das Modul Check-in?
Außerdem kannst du für deine Gruppentreffen und Veranstaltungen Check-in-Codes erzeugen und automatisch per E-Mail versenden lassen. Informationen dazu findest du auf Wie aktiviere und nutze ich Check-in-Codes?
Was finde ich wo? #
Mithilfe der beiden linken Spalten kannst du definieren, für welches Treffen du die Anwesenheit festhalten möchtest.
Ganz links in der Spalte Treffen (1) kannst du dir Termine aus den Kalendern deiner Gemeinde anzeigen lassen. Wähle dazu über das Zahnrad-Symbol einen Kalender aus. Über das Plus-Symbol erstellst du einfach und schnell ein neues Gruppentreffen.
Die mittlere Spalte Gruppen (2) listet alle Gruppen deiner Gemeinde auf, sodass du direkt die richtige Gruppe für das aktuelle Treffen anwählen kannst. Über das Zahnrad-Symbol kannst du die Liste auf alle Untergruppen einer bestimmten Obergruppe begrenzen.
Die Spalte Personen (3) auf der rechten Seite ist die eigentliche „Anwesenheitsliste“, in der du einträgst, wer da ist. Sie zeigt dir alle Personen, die zu der Gruppe gehören, die du in der mittleren Spalte ausgewählt hast. Hier kannst du auch neue Personen erstellen.
- Mit dem Schalter Anwesend bzw. Zurücksetzen markierst du die Anwesenheit einer Person.
- Über das Suchfeld findest du jedes Gruppenmitglied auch bei längeren Listen schnell und zuverlässig.
- Mit dem Plus-Symbol kannst du nach Personen suchen und neue Personen erstellen. Wenn du deine Eingabe beginnst, erscheint als letzte Option in der Liste Person erstellen.
- Das Zahnrad-Symbol hilft dir, die Liste nach Vornamen zu sortieren oder nur Gruppenmitglieder mit einer bestimmten Rolle anzuzeigen.
Über die Optionen (4) oben rechts passt du die Ansicht der Seite an deine Anforderungen an. Außerdem schließt du hier das Treffen ab.
Welche Voraussetzungen brauche ich? #
| Check-in-Modul nutzen | Du brauchst die globale Berechtigung „Check-in“ sehen (view). |
| Gruppensichtbarkeit | Im Check-in sind für dich die Gruppen sichtbar, die du sehen darfst und für die du die gruppeninterne Berechtigung Gruppentreffen sehen und durchführen hast. Dementsprechend sind für dich auch nur die Personen sichtbar, die zu diesen Gruppen gehören. |
| Treffen | Kalendertermine bzw. Gruppentreffen erscheinen dann im Check-in, wenn sie für dich sichtbar sind. Markierst du das erste Gruppenmitglied als anwesend, wird automatisch in der Gruppe ein Gruppentreffen angelegt, wenn bisher keines für den ausgewählten Kalendertermin existierte. |
| Buttons Anwesend und Treffen abschließen | Werden aktiv, sobald du eine Gruppe und ein Treffen auswählst. |
| Anwesenheitserfassung (Web und App) | Dazu brauchst du die gruppeninterne Berechtigung Gruppentreffen sehen und durchführen. |
| Check-in-Codes | Codes müssen in den Treffen-Einstellungen der jeweiligen Gruppe aktiviert sein. |
| Labeldruck | Dafür brauchst du einen eingerichteten LabelPrinter und die passenden Berechtigungen. |