Das Modul Ressourcen hilft deiner Gemeinde beim Verwalten von Räumen, Fahrzeugen, Beamern und allem anderen, was koordiniert werden muss.
Ressourcen können je nach Berechtigung von Nutzern eures ChurchTools angefragt und direkt bestätigt oder nach Prüfung durch einen Verwalter bestätigt oder abgelehnt werden. Anfragen können von Nutzern auch selbst wieder gelöscht werden. Fragt jemand eine Buchung einer bereits angefragten oder gebuchten Ressource an, bekommt er einen deutlichen Warnhinweis.
Ressourcenverwalter behalten mit dem Ressourcenmodul den Überblick. Um ihnen ihren Dienst noch leichter zu machen, können sie sich außerdem per E-Mail über Buchungsanfragen und Buchungsänderungen benachrichtigen lassen. Viele hilfreiche Hinweise zu dieser Aufgabe geben wir im Artikel Wie bearbeite ich Buchungsanfragen?
Administratoren eures ChurchTools hinterlegen für jede Ressource in den Stammdaten, zu welchem Ressourcen-Typ sie gehört, wer die Ressource verwaltet, ob eine Ressource bestätigt werden muss und einiges mehr. Ein Video-Tutorial dazu haben wir weiter unten unter Modul Ressourcen einrichten eingefügt.
Überblick über das Ressourcenmodul #
Rufst du das Modul auf, siehst du zuerst zentral den Buchungsplan. Er zeigt dir übersichtlich alle Buchungen der von dir angelegten Ressourcen. Du kannst sie dir entweder gefiltert nach den von dir festgelegten Ressourcen-Typen oder alle auf einmal anzeigen lassen (1). Genauere Infos zu den dargestellten Buchungen erfährst du weiter unten im Artikel.
Über das Menü (2) erstellst du eine Neue Anfrage, um eine Ressource zu buchen und über die Druckansicht kannst du den Buchungsplan ausdrucken oder als PDF erstellen lassen. Die Auslastung zeigt dir eine einfache Statistik aller Ressourcen an. Genauere Informationen dazu findest du im Artikel Wie lese ich die Auslastungsanzeige unserer Ressourcen?
Die Suche (3) bietet dir die Möglichkeit, alle Anfragen und Buchungen nach Buchungstiteln zu filtern. Suchst du z. B. nach „Mittagsessen“, werden dir nur die Buchungen angezeigt, in deren Titel das Wort „Mittagsessen“ vorkommt.
In den Stammdaten (4) definierst du die Ressourcen-Typen und legst die Ressourcen an.
Im Kalender (5) wechselst du schnell zwischen den Monaten und rufst einen bestimmten Tag auf. Es wird dann rechts im Buchungsplan die passende Woche geöffnet. Mit den Pfeiltasten (6) unterhalb des Kalenders wechselst du schnell zwischen den Wochen.
Bist du Ressourcenverwalter, ist für dich der Anfragestatus-Filter (7) sehr wichtig. Damit filterst du alle Buchungen schnell danach, welche Anfragen noch auf Bestätigung warten und welche abgelehnt, bestätigt oder gelöscht sind. Diese Optionen wählst du über das Dropdown-Menü aus und lässt sie dir so gefiltert anzeigen.
Markierst du im Buchungsplan Checkboxen am Beginn einer Ressourcenzeile und setzt anschließend den Haken der Checkbox Markierte (8), filterst du die zuvor ausgewählten Ressourcen im Buchungsplan. Arbeitest du jetzt mit dem Kalender oder filterst den Anfragestatus, werden dir nur noch die Ergebnisse für die zuvor ausgewählten Ressourcen angezeigt.
Jede Zeile im Buchungsplan zeigt die Buchungen für eine Ressource an (1). Die Ressourcenzeilen sind nach Ressourcen-Typen zusammengefasst und im Plan grau dargestellt (2). Die Buchungen werden je nach Status unterschiedlich dargestellt (3):
- Schwarze Titel = bestätigte Buchungen
- Rote Titel = angefragte und nicht bestätigte Buchungen
- Durchgestrichene Titel = abgelehnte Buchungen
- Farbiger Balken vor dem Titel = Die Ressource wurde über einen Kalendereintrag gebucht. Die angezeigte Farbe entspricht der Kalenderfarbe aus dem Kalendermodul.
- Kreispfeil = Buchung mit Wiederholung
Fährt du mit der Maus über eine Buchung, bekommt du detailliertere Informationen (4) dazu angezeigt, auch ohne sie zu öffnen. Wurde die Buchung im Ressourcenmodul erstellt, kannst du sie darüber auch kopieren oder löschen. Buchungen, die über einen Termin aus dem Kalendermodul erstellt wurden, müssen auch dort gelöscht werden.
