Ressourcen helfen deiner Gemeinde beim Verwalten von Räumen, Fahrzeugen, Beamern und allem anderen, was koordiniert werden muss.
Aufgabenverteilung in der Ressourcennutzung #
Als berechtigter Nutzer eures ChurchTools kannst du selbst schnell und einfach Räume oder Gegenstände buchen, im Web oder in der App. Oder du bittest jemanden, der dazu berechtigt ist, eine Anfrage in deinem Namen zu stellen. Die Buchungsanfragen werden dann entweder automatisiert direkt bestätigt oder nach Prüfung durch einen Verantwortlichen manuell bestätigt bzw. abgelehnt. Deine Anfragen kannst du selbst löschen oder ändern. Wie du eine Ressource buchen kannst, zeigen wir im Artikel Wie erstelle ich eine Buchungsanfrage?
Verwaltet deine Kirchengemeinde viele Ressourcen, wird es schwerer, einzelne Buchungen zu finden. ChurchTools bietet dir verschiedene Möglichkeiten, Buchungen zu filtern, sodass du schnell findest, was du suchst. Wie du die Anzeige der Buchungen im Web filterst, zeigen wir dir im Artikel Wie filtere ich Ressourcenbuchungen im Web? Für die App wirst du im Artikel Wie filtere ich Ressourcenbuchungen in der App? fündig.
Bist du ein Ressourcenverantwortlicher, hilft dir das Ressourcenmodul, den Überblick zu behalten. Um dir deinen Dienst leichter zu machen, kannst du dich per E-Mail oder Push-Benachrichtigungen über Buchungsanfragen und Buchungsänderungen benachrichtigen lassen. Viele hilfreiche Hinweise zu dieser Aufgabe geben wir dir im Artikel Wie bearbeite ich Buchungsanfragen?
Bist du ein Admin eures ChurchTools, richtest du das Modul ein, um es für alle Nutzer verfügbar zu machen. Da du dafür Übersicht brauchst und eine angemessene Bildschirmgröße, findest du diese Einstellungen nur im Web. Was du dabei beachten solltest und wie das genau geht, erklären wir dir in den Artikeln der Kategorie Ressourcen vorbereiten.
Umgang mit Terminkonflikten #
ChurchTools weist dich beim erstellen und Bearbeiten einer Ressourcenanfrage auf mögliche Terminkonflikte hin. Wie ihr Verfügbarkeit, Übergabe und Nutzung organisatorisch prüft, legt ihr natürlich bei euch vor Ort fest.
Fragst du die Buchung einer bereits angefragten oder gebuchten Ressource an, bekommst du beim Buchen einen deutlichen Hinweis auf den Terminkonflikt. Der Hinweis verhindert nicht, dass du die Ressource anfragen bzw. bestätigen kannst.
Bei automatischer Bestätigung wird der Hinweis eingeblendet, es ist aber keine zusätzliche Freigabe durch einen Ressourcen-Verantwortlichen erforderlich.
Ist für eine Ressource Mehrfachbuchung eingestellt, wird dir bei einer Anfrage dieser Ressource kein solcher Warnhinweis angezeigt. Das macht z. B. für Mikrofone oder Bierzeltgarnituren Sinn, von denen ja gewöhnlich mehrere Exemplare vorhanden sind.