Beispiel: Führungszeugnisse mit Antrag auf Gebührenbefreiung

In dieser Schritt für Schritt-Anleitung zeigen wir dir, wie du Routinen nutzen kannst, um im Führungszeugnisse-Prozess gemeindespezifische Formulare zu verwenden. So kannst du euren Mitarbeitern einen vorausgefüllten Antrag auf Gebührenbefreiung zur Verfügung stellen.

Dazu brauchst du, anders als in unserem anderen Beispiel: Vorlage der Führungszeugnisse organisieren, zwei Gruppen und natürlich euer gemeindespezifisches Formular.

Was erwartet dich? #

1. Zuerst erstellst du die Vorlage für die Bescheinigung, die sich jeder Mitarbeiter zur Vorlage beim Amt ausdrucken kann.
2. Dann erstellst du zwei Gruppen: eine als Warteschleife und eine für den eigentlichen Prozess, das Führungszeugnis anzufragen und die Person nach der Vorlage in die Warteschleife zu schieben.
3. Danach richtest du für beide Gruppen Routinen ein, die euch durch den Prozess führen.
4. Sicherheitshalber testest du nun, ob alles passt.
5. Zum Schluss fügst du alle Mitarbeiter in den Prozess ein.

Schritt für Schritt #

Vorlage für das Formular erstellen #

1. Öffne im Gruppenmodul die Einstellungen.
2. Öffne im Abschnitt Vorlagen die Option Bescheinigungen.
3. Erstelle hier eine Vorlage „Führungszeugnis – Antrag auf Gebührenbefreiung“ oder ähnlich.
   1. Vorlagen findest du im Internet z. B. bei Sportvereinen wie dem DFB. Vielleicht hat ja auch deine Kirche oder dein Gemeindeverband eine Vorlage, die du importieren kannst.
   2. Idealerweise individualisierst du die Bescheinigung mit Platzhaltern.

Gruppen erstellen #

1. Erstelle eine Gruppe „Führungszeugnis angefragt“ oder ähnlich.
2. Erstelle eine Gruppe „Führungszeugnis vorgelegt“ oder ähnlich.

Für beide Gruppen gilt: Der Gruppentyp sollte eine Teilnehmer– oder Mitarbeiterrolle enthalten, wir verwenden Mitarbeiter. Sichtbarkeit kann Eingeschränkt sein, Status muss aktiv sein.

Gruppe „Führungszeugnisse angefragt“ anpassen #

1. Gehe in die Gruppe „Führungszeugnis angefragt“.
2. Füge unter Einstellungen – Bescheinigungen für die Rolle Mitarbeiter die neue Vorlage hinzu.
3. Erstelle dann eine Routine für aktive Mitarbeiter mit folgenden Routinenschritten:
   1. E-Mail senden – einen Beispieltext haben wir dir am Ende dieser Seite angehängt.
   2. Follow-up planen
      1. Titel „Führungszeugnis wurde vorgelegt“ oder ähnlich
      2. Füge eine passende Beschreibung hinzu (optional).
      3. Fälligkeit: Sofort
      4. „Einer Gruppe hinzufügen“ aktivieren
      5. Hinzufügen zu: Bestimmte Gruppe
      6. Gruppe: „Führungszeugnis vorgelegt“
      7. Rolle: Mitarbeiter
      8. Status: Aktiv
      9. Routine fortsetzen: Nach Durchführung des Follow-ups
   3. Optional: füge hier eine Verzögerung von ein paar Tagen ein.
   4. Aus Gruppe entfernen
4. Routine aktivieren

Gruppe „Führungszeugnisse vorgelegt“ anpassen #

1. Gehe in die Gruppe „Führungszeugnis vorgelegt“.
2. Erstelle eine Routine für aktive Mitarbeiter mit folgenden Routinenschritten.
   1. E-Mail senden – eine freundliche Infomail an den Mitarbeiter, dass ihr das Führungszeugnis überprüft und akzeptiert habt.
   2. Richte eine Verzögerung ein: Wir empfehlen 1734 Tage, das sind 5 Jahre minus 3 Monate. Damit bekommt der Mitarbeiter also 3 Monate vor Ablauf seines Führungszeugnisses die E-Mail aus der Gruppe „Führungszeugnis angefragt“.
   3. Einer anderen Gruppe hinzufügen: „Führungszeugnis angefragt“
      1. Rolle: Mitarbeiter
      2. Status: Aktiv
      3. Bemerkung: optional
      4. Kein „Geplanter Gruppenaustritt“
   4. Aus Gruppe entfernen
3. Routine aktivieren

Testen #

1. Mache dich oder eine Testperson zum Leiter der Gruppe „Führungszeugnis angefragt“.
2. Füge eine andere Testperson als aktiven Mitarbeiter zur Gruppe „Führungszeugnis vorgelegt“ hinzu.
   Erwartung:
   1. Die Testperson erhält die E-Mail aus der Vorlagegruppe.
   2. Die Testperson landet im Schritt „Verzögerung“ der Vorlagegruppe.
3. Öffne den Routinenschritt „Verzögerung“ in dieser Gruppe und klicke bei der Testperson auf „Überspringen“.
   Erwartung:
   1. Die Person wird aus der Vorlagegruppe entfernt.
   2. Die Person wird zur Anfragegruppe hinzugefügt.
   3. Die Person erhält die E-Mail aus der Anfragegruppe.
   4. Es wird in der Anfragegruppe ein Follow-up erstellt.
4. Optional: Simuliere die Testperson und lade in der Anfragegruppe die Bescheinigung herunter.
5. Erledige nun das Follow-up aus der Anfragegruppe.
   Erwartung:
   1. Die Person wird aus der Anfragegruppe entfernt. Falls du hier eine Verzögerung eingerichtet hast, dann überspringst du sie am besten manuell.
   2. Die Person wird zur Vorlagegruppe hinzugefügt.
   3. Die Person erhält die E-Mail aus der Vorlagegruppe.
   4. Die Person landet im Verzögerungsschritt der Vorlagegruppe mit der eingestellten Wartezeit.

Starte in den Live-Betrieb #

1. Stelle den Routinenschritt „E-Mail senden“ in der Gruppe „Führungszeugnis vorgelegt“ auf „Ignorieren“.
2. Erstelle eine Automatische Mitgliedschaft, die alle Kinder- und Jugendmitarbeiter als aktive Mitglieder in die Gruppe „Führungszeugnis vorgelegt“ aufnimmt. Füge sie alternativ händisch zur Gruppe hinzu.
3. Wenn alle relevanten Personen in der Gruppe und im Verzögerungsschritt sind, deaktiviere für den E-Mail-Schritt das „Ignorieren“ wieder.
4. Stelle nun bei den Personen im Verzögerungsschritt jeweils individuell ein, wie lange ihr aktuelles Führungszeugnis noch aktuell ist.
5. Du hast es geschafft, Glückwunsch!

Beispieltext: Bitte um Vorlage des Führungszeugnisses #

Hier findest du einen Text, wie deine E-Mail an eure Mitarbeiter aussehen könnte. Passe den Text an eure Bedürfnisse und Einstellungen in eurem ChurchTools an.

Hallo (Platzhalter Vorname),

vielen Dank, dass du dich in unserer Gemeinschaft ehrenamtlich engagierst!

Zum Schutz der uns anvertrauten Menschen und entsprechend unserer gesetzlichen Verpflichtungen benötigen wir von allen Mitarbeitenden, die in bestimmten Bereichen tätig sind, ein erweitertes Führungszeugnis.

Bitte beantrage dieses bei den zuständigen Behörden und lege es mir nach Erhalt zur Einsicht vor. Das Führungszeugnis darf bei der Vorlage nicht älter als drei Monate sein. Eine erneute Vorlage ist alle fünf Jahre erforderlich. Selbstverständlich erinnern wir dich rechtzeitig daran.

So gehst du vor:

1. Öffne die Gruppe (Platzhalter Gruppe)
2. Wähle dort deinen Namen aus.
3. Lade die Bescheinigung herunter. Mit dieser Bescheinigung kannst du das erweiterte Führungszeugnis gebührenfrei beantragen.
4. Die Beantragung ist in deinem zuständigen Bürgerbüro möglich oder online über das BayernPortal – Beantragung eines erweiterten Führungszeugnisses.
5. Das Führungszeugnis wird dir anschließend per Post zugeschickt.
6. Bitte zeige es mir dann zur Einsicht vor. Ich dokumentiere die erfolgte Einsichtnahme, sodass alle erforderlichen Vorgaben erfüllt sind.

Vielen Dank für deine Unterstützung und deinen wertvollen Dienst in unserer Gemeinde!

Herzliche Grüße