Es kann aus verschiedenen Gründen notwendig sein, eine größere Menge an Personen aus deiner Personenliste zu entfernen, um diese aufgeräumt zu halten und wirklich nur Personen zu erfassen, die zu deiner Gemeinde gehören.

Gerade nach einer Veranstaltung, zu der sich viele Personen angemeldet haben, die sonst nicht zu deiner Gemeinde gehören, kann dies sehr hilfreich sein.

Auf dieser Seite möchten wir dir zwei Optionen vorstellen, wie du deine Personenliste schnell und einfach aufräumen kannst.

Option 1: Externe Personen in einer Gruppe erfassen und dann löschen #

Diese Option erfordert ein paar vorbereitende Schritte, die du am besten schon vor der Anmeldung zu deiner Veranstaltung durchführst.

Die Idee ist, dass du einen neuen Personenstatus anlegst und diesen z. B. Externe Person oder Veranstaltungsanmeldung nennst.

Die Einstellungen in der Anmeldegruppe für deine Veranstaltung konfigurierst du anschließend so, dass alle Personen, die sich zu der Veranstaltung anmelden und noch nicht in deiner Personenliste erfasst sind, diesen Personenstatus zugewiesen bekommen.

Nach deiner Veranstaltung kannst du dann eine neue Gruppe erstellen, z. B. Externe Personen, und diese automatisch füllen lassen.

Dazu nutzt du die Automatische Mitgliedschaft und stellst den Personenfilter so ein, dass alle Personen, welche den Personenstatus Externe Person/Veranstaltungsanmeldung haben und in deiner Veranstaltungsgruppe Mitglied sind, der Gruppe hinzugefügt werden.

Anschließend filterst (1-3) du alle Mitglieder dieser Gruppe in der Personenliste, markierst (4) und archivierst (6) sie über die Weiteren Aktionen (5).

Du kannst die Personen dann entweder im Archiv belassen oder dort vollständig löschen.

Option 2: Alle Personen ohne Gruppenmitgliedschaft löschen #

Diese Option setzt voraus, dass alle Personen, die zu deiner Gemeinde gehören, in mindestens einer Gruppe Mitglied sind.

Für deine Veranstaltung kannst du dann die Anmeldung ganz normal über ChurchTools laufen lassen und die neuen Personen über die Anmeldung in deiner Gruppe erfassen.

Nach der Veranstaltung löschst du dann die Veranstaltungsgruppe. Alle Personen, die sich zur Veranstaltung angemeldet hatten, aber nicht zu deiner Gemeinde gehören, sind dann zwar noch in der Personenliste erfasst, sie sind aber in keiner Gruppe in deinem ChurchTools mehr Mitglied.

Nun kannst du in der Personenliste alle Personen herausfiltern (1-3), die in keiner Gruppe Mitglied sind, diese Personen markieren (4) und archivieren (5-6).

Du kannst die Personen dann entweder im Archiv belassen oder dort vollständig löschen.