Eine zentrale Funktionalität von ChurchTools ist die Planung von Events: vom Kalendertermin über die Buchung der benötigten Ressourcen bis hin zur Einteilung der Mitarbeiter und Erstellen eines Ablaufplans.

In diesem Tutorial zeigen wir dir, wie du all diese Funktionen von ChurchTools nutzt, um dein Event schnell und einfach zu planen.

Modul Events vorbereiten #

Als erstes musst du ein paar Vorbereitungen im Modul Events treffen, damit anschließend alles reibungslos funktioniert.

Stammdaten bearbeiten #

In den Stammdaten des Moduls musst du alle benötigten Dienste und Dienstkategorien anlegen. Diese brauchst du später, wenn du deine Mitarbeiter für Dienste einteilen und Informationen für bestimmte Teams im Ablaufplan hinterlegen möchtest.

Weitere Informationen zu Diensten und Dienstkategorien sowie den Link zur Anleitung wie du diese anlegst, findest du hier.

Eventvorlage erstellen #

Als nächstes solltest du dir eine Eventvorlage anlegen. Darin speicherst du, welche Dienste bei deinem Event benötigt werden, wie das Event heißt und je nach Bedarf noch einige weitere Informationen.

Wie du eine Eventvorlage erstellst, erfährst du hier.

Ablaufplanvorlage erstellen #

Dein letzter Vorbereitungsschritt ist das Anlegen einer Ablaufplanvorlage.
Darin speicherst du Programmpunkte, Lieder oder wichtige Informationen für die Mitarbeiter.

Unsere Anleitung dazu findest du hier.

Termin anlegen #

Jetzt kannst du mit der eigentlichen Eventplanung starten. Dazu legst du im Kalender einen neuen Termin für dein Event an. Wenn du bestimmte Ressourcen, wie z. B. technisches Equipment oder Räume benötigst, kannst du diese direkt dazu buchen. Außerdem kannst du im Kalender direkt das zugehörige Event zu deinem Termin anlegen lassen, das du anschließend für die weitere Planung nutzen kannst.

Wie du einen neuen Termin anlegst, direkt alle benötigten Ressourcen buchst und das zugehörige Event automatisch anlegen lässt, erfährst du hier.

Dienste besetzen #

Danach wechselst du ins Events-Modul, um dort dein angelegtes Event weiter zu bearbeiten.
Dazu kannst du im Kalendertermin über den Termin fahren und auf den Button Event klicken. So wirst du direkt zum zugehörigen Event weitergeleitet.

Hier kannst du nun die Dienste besetzen und bei Bedarf weitere hinzufügen oder entfernen.
Wenn du einen Serientermin, wie z. B. euren wöchentlichen Gottesdienst erstellst, kannst du auch die Dienste von mehreren Events gleichzeitig besetzen.

Unsere Hilfeseite zur Dienstbesetzung findest du hier.

Ablaufplan bearbeiten #

Nachdem du die Mitarbeiter eingetragen hast, kannst du den Ablaufplan deines Events bearbeiten. Dazu kannst du deine vorher erstellte Ablaufplanvorlage auswählen, damit die wichtigsten Programmpunkte bereits vorausgefüllt sind. Anschließend nimmst du noch die für dieses Event spezifischen Änderungen vor.

Wie du den Ablaufplan bearbeitest erfährst du hier.

Mitarbeiter informieren #

Die Planung deines Events ist nun soweit abgeschlossen und du kannst im letzten Schritt mit deinen Mitarbeitern in Kontakt treten und sie z. B. darüber informieren, dass sie zum Event eingeteilt sind, ihnen den Ablaufplan zuschicken und individuelle Fragen im Event-Chat klären.

Dazu kannst du (Automatische) E-Mails und den ChurchTools Chat nutzen. Detaillierte Informationen dazu findest du hier.