Wenn du Check-in-Codes für deine Gruppe nutzt, können Personen beim Gruppentreffen schnell eingecheckt werden. Damit die Codes automatisch per E-Mail verschickt werden, aktivierst du in den Treffen-Einstellungen deiner Gruppe den Check-in-Code, wählst die passenden Rollen aus und schaltest anschließend den automatischen Versand ein.
1. Gruppe aufrufen #
Öffne das Modul Gruppen und rufe die Gruppe auf, für deren Treffen du Check-in-Codes automatisch verschicken möchtest.
Die Einstellung wird immer für eine konkrete Gruppe vorgenommen. Wenn mehrere Gruppen mit Check-in-Codes arbeiten sollen, stellst du den Versand also pro Gruppe ein.
2. Treffen-Einstellungen öffnen #
Öffne im Menü der Gruppe den Bereich Einstellungen (1) und wähle anschließend Treffen (2) aus. Hier legst du fest, wie Treffen deiner Gruppe grundsätzlich vorbereitet und genutzt werden. Neben den Einstellungen für regelmäßige Treffen und Feedback findest du hier auch den Bereich für den Check-in-Code.
3. Check-in-Code aktivieren #
Scrolle in den Treffen-Einstellungen zum Bereich Check-in-Code und aktiviere die Funktion (3). Damit erlaubst du grundsätzlich, dass für Personen dieser Gruppe Check-in-Codes verwendet werden können. Diese Codes können später beim Check-in vorgezeigt oder in der ChurchTools App gescannt werden.
4. Rollen auswählen #
Lege anschließend fest, welche Gruppenrollen (4) einen Check-in-Code erhalten sollen. Wählst du z. B. nur die Rolle Teilnehmer aus, erhalten nur Personen mit dieser Rolle einen Check-in-Code. Personen mit nicht ausgewählten Rollen bekommen keinen automatischen Versand. Das ist besonders hilfreich, wenn nicht alle Gruppenmitglieder eingecheckt werden sollen oder wenn bestimmte Rollen — zum Beispiel Leitung oder Mitarbeitende — anders behandelt werden.
5. Automatischen Versand per E-Mail einschalten #
Aktiviere zuletzt den automatischen Versand (5) per E-Mail. Erst damit verschickt ChurchTools die Check-in-Codes automatisch an die ausgewählten Rollen.
Falls durch die Rollen Mitglieder gewählt wurden, für die keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, dann bekommst du hier gleich einen Hinweis darauf.
6. Versand prüfen oder Codes erneut verschicken #
In der Gruppenmitgliederliste kannst du prüfen, ob ein Check-in-Code bereits verschickt wurde. In der Spalte Check-in-Code (1) siehst du, ob und wann der Code versendet wurde. Dort kannst du über die Symbole (2) den Code bei Bedarf auch erneut versenden oder herunterladen. Zeigst du mit der Maus auf einen Eintrag, öffnet sich eine kleine Infobox mit diesen Informationen (3).
Prüfe bei fehlenden Check-in-Codes zuerst diese drei Punkte:
- Ist der Check-in-Code aktiviert?
- Ist die Rolle der Person ausgewählt?
- Ist der automatische E-Mail-Versand eingeschaltet?
Wenn der Versand bereits aktiv ist und du Check-in-Codes erneut an bestimmte Rollen verschicken möchtest, kannst du die entsprechende Rolle deaktivieren und wieder aktivieren. Dadurch wird der Versand für diese Rolle erneut angestoßen.