Viele Daten bringen nicht viel, wenn man sie nicht sauber filtern kann.
Die Filter gehören zu den wichtigsten Assistenten im Gemeindealltag und können viele Fragen beantworten. Zum Beispiel:

• Wer ist im letzten Jahr zu uns gekommen und hat noch keine Kleingruppe gefunden?
• Wer ist letztes Jahr aus der Kinder-Mitarbeit ausgeschieden?
• Wer war schon mal auf einer Jugendfreizeit dabei, hat sich aber für die nächste noch nicht angemeldet?
• Wer hat ein Kind in der Jungschar?

Schnelle und einfache Filter für den Alltag #

Im Menü links befinden sich typische Filter, die man immer wieder braucht.
Hier kann man nach Gruppen, Personenstatus, Standorten oder Bereichen suchen. 

Einige Anmerkungen dazu:

• Erste Zeile
  Zuerst wird der allgemeine Filterstatus angezeigt.
  • Ist kein Filter aktiv steht dort „Filter: alle *** Personen“
  • Ist ein Filter aktiv, wird die Anzahl der gefilterten angezeigt.
    Zusätzlich erscheint rechts eine Meldung in rot. Um  den Filter zu deaktivieren klickt man einfach auf das Mülleimer-Symbol
• „Meine Gruppen“
  
  
  • Dieser Filter ist dynamisch. Werde ich zu einer Gruppe hinzugefügt, kann ich automatisch nur die Personen dieser Gruppe filtern. Verlasse ich die Gruppe, verliere ich auch den Filter.
  • Unter „Meine Gruppen“ verstecken sich auch die [[Filtergruppen]]. Auf dem Pfeil rechts neben dem Auswahlfeld kann man komplexe Filter speichern und später wieder aufrufen
  • Meine Gruppen ist nach „Gruppentypen“ sortiert, also nach Dienstgruppen, Kleingruppen etc. Wenn man schnell eine Gruppe suchen möchte, kann man bei geöffnetem Menü einfach die Buchstabenfolge eintippen (z.B. „Hausk“ und ChurchTools springt zum ersten Eintrag, der mit diesen Buchstaben beginnt)
  • Hier kann man im Gegensatz zu Filtern (Personenstatus, Standorte und Bereich) nicht mehrere Gruppen auswählen. Um mehrere Gruppen zu wählen (wer ist im Hauskreis x und y und z) muss man die „weiteren Filter“ nutzen. 
• Personenstatus, Standorte und Bereich
  • Bei diesen Filtern können mehrere Optionen ausgewählt werden.
  • Beim „Status“ gibt es die Option „Mitglieder auswählen“. Dabei werden automatisch alle Peronenstatus ausgewählt, die in den Stammdaten die Option „bedeutet Mitglied“ bekommen haben.
• „Markierte“
  Diese Option filtert Personen, die rechts in der Personenliste ein „Häckchen“ bekommen haben.
  • Möchte man also z. B. 4 Personen eine Mail schreiben, gibt man diesen Personen ein Häckchen, klickt auf „markierte“ und anschließend wechselt das Feld „Personen kontaktieren“ zu „4 Personen kontaktieren“.
  • Ausführliches Beispiel
    • Möchte ich alle Personen finden, die den Status „Mitglied“ oder den Status „Mitglied auf Probe“ haben, gehe ich wie folgt vor: Ich wähle den Personenstatus „Mitglied“ aus und klicke nun auf den Haken bei der Personenliste oben in der Titelzeile links neben „Nr.“ Alle Personen werden nun markiert.
    • Sind mehr Personen vorhanden, als momentan angezeigt werde, wird gefragt, ob ALLE Personen ausgewählt werden sollen. Hier also „Ja“ klicken. Schließlich setze ich nun den Filter Personenstatus auf „Mitglied auf Probe“ und klicke wieder oben den Haken.
    • Nun werden zusätzlich alle markiert, die Mitglied auf Probe sind. Nun nehme ich Filter beim Personenstatus heraus und wähle „markierte“. Nun sehe ich alle Personen die entweder Mitglied oder Mitglied auf Probe sind. Das kann beliebig kombiniert werden, so dass nahezu alle möglichen Fälle gefiltert werden können.

Weitere Filter: komplexe Filterabfragen für hohe Ansprüche #

Für komplexere Anfragen nutzt man „Weitere Filter“. Diese können auch als Filtergruppen abgespeichert werden, wenn diese öfter verwendet werden sollen.

Hier gibt es drei verschiedene Arten von Informationen, die abgefragt und kombiniert werden können.

• Personenfilter durchsuchen alle Informationen, die direkt zur Person gespeichert.
  Dazu gehören Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, Adresse), Geburtsdatum, usw.
• Gruppenfilter durchsuchen alle Informationen, die eine Person durch eine Gruppe bekommt.
  Zeigen Personen, die einer bestimmten Gruppe sind, welche Rolle sie haben, ob und wann sie ausgetreten sind.
  Auch selbst angelegte Gruppenfelder können (natürlich nur mit Berechtigung) durchsucht werden: Wer hat die Jugendfreizeit noch nicht bezahlt? Wer ist Vegetarier?
• Beziehungsfilter
• Eventfilter

Personenfilter #

Es können alle Felder von Personen abgefragt werden. Beim Datumsfilter gibt es weitere Optionen (s. u.). Außerdem kannst du ab der v3.98 danach filtern, ob ein Personenfeld befüllt oder leer ist.

Umkreis-Suche

Grundsätzlich funktioniert die Umkreissuche folgendermaßen:

Die PLZ, nach der man sucht, muss bei mindestens einer Person eingetragen sein. Von dieser Person nimmt ChurchTools die Geodaten (Längen-/Breitengrad) und berechnet die Entfernung zu den anderen Personen.

Datums-Filter

Für ein Datum kann mit zusätzlichen Kürzeln gearbeitet werden, die die Filterfunktion noch flexibler gestalten. 

• „1t“ Steht für einen Tag ab heutigem Datum. Also z. B. wähle ich Erstkontakt und gebe 7t ein, dadurch sehe ich nun alle Personen die seit 7 Tagen in ChurchDB gelistet sind.
• 7w steht für 7 Wochen
• 2m steht für 2 Monate
• -2m steht für zukünftige 2 Monate.

Die Filteroption „Zuletzt online“ kann dann genutzt werden, wenn man das Recht „Stammdaten editieren“ für das Modul Personen & Gruppen hat und zusätzlich die Administrations (ehemals ChurchCore)-Berechtigung „Berechtigungen verwalten (administer persons)“. Aber Achtung: Das sind starke Rechte, bei denen genau überlegt werden muss, wer diese Rechte bekommt!

Gruppenfilter #

Die Gruppenfilter greifen auf die mit der Person verbunden Gruppen zu. Es kann gefiltert werden wer in einer Gruppe ist bzw. war, wer an einem Gruppentreffen teilgenommen hat, … Wenn nur ein Gruppentyp ausgewählt wird, werden alle Personen angezeigt, die in irgendeiner Gruppe von dem Gruppentyp sind.

Standardmäßig werden alle Filter hier addiert, d. h . die Zeile 1 UND die Zeile 2 muss erfüllt sein. Auf die Oder-Verknüpfung kann auch umgestellt werden. Alle anderen Filter (Personenfilter, ..) werden trotzdem als UND verknüpft.

Beziehungsfilter #

Hierdurch kann nach verschiedenen Beziehungen gefiltert werden.  Die erste Zeile bietet z. B. die einfache Möglichkeit, wer hat ein Elternteil. 

Mit der zweiten Zeile können Gruppenspezifische Beziehungsfilter  kombiniert werden, also wer hat z. B. ein Kind in der Regenbogengruppe.

Diese Filter können durch die Filtergruppen zu sehr effektiven Listen führen.

Eventfilter #

Mithilfe des Eventfilters kann gefiltert werden, wer wann für welchen Dienst eingeteilt oder angefragt war.

Hierzu kannst du nach dem Zeitraum oder einem speziellen Event filtern. Außerdem kannst du auswählen, ob alle Personen angezeigt werden sollen, die angefragt wurden oder zugesagt haben, oder eines von beidem.