Leiter und Mitarbeiter im Kinder- und Jugendbereich sollten im Sinne des Kinder- und Jugendschutzes ein aktuelles Führungszeugnis haben. Die Zeugnisse sind nur fünf Jahre gültig, müssen dann also aktualisiert werden. Das Zeugnis sollte einem dafür Verantwortlichen vorgelegt und die Vorlage dokumentiert werden.
ChurchTools unterstützt euch in diesem Prozess, indem Leiter und Mitarbeiter automatisiert zur Vorlage ihres Führungszeugnisses aufgefordert und sie rechtzeitig daran erinnert werden, dass eine Aktualisierung nötig ist.
In diesem Tutorial lernst du, wie du Leiter oder Mitarbeiter solcher Gruppen über Automatische Mitgliedschaften in eine Gruppe „Führungszeugnisse“ hinzufügen lässt. In dieser Gruppe erreichst du dann über Routinen die Vorlage eines Führungszeugnisses und das automatische Nachfragen vor Ablauf der Gültigkeit. So unterstützt du Leiter und Mitarbeiter dabei, rechtzeitig ein neues Führungszeugnis zu beantragen und dem Verantwortlichen vorzulegen. Wie das genau geht, erklären wir dir in diesem Artikel.
Voraussetzungen #
Wir zeigen dir hier das Vorgehen anhand einzelner Gruppen, für die du die Führungszeugnisse im Blick behalten möchtest. Das Einzige, das du daher brauchst, um das nachzubauen, sind eure Kinder- und Jugendgruppen mit Leitern und Mitarbeitern in eurem ChurchTools. Du kannst hier also auch starten, wenn du eure Gruppenstrukturen noch nicht vollständig in ChurchTools angelegt hast.
1. Gruppe erstellen und anpassen #
Zuerst rufst du in deinem ChurchTools das Gruppenmodul (1) auf, erstellst eine neue Gruppe (2), benennst sie „Führungszeugnisse“ (3) und wählst den Gruppentyp „Merkmal“ (4) aus.
Ist die Gruppe erstellt, suchst du den oder die Verantwortlichen für das Nachhalten der Führungszeugnisse über das Plus-Symbol unter Leiter (5) heraus und fügst ihn oder sie der Gruppe hinzu.
Wenn du genauer nachlesen möchtest, wie das geht, lies den Artikel Wie erstelle ich eine Gruppe?
2. Routine für Führungszeugnisse erstellen, testen und aktivieren #
In der Gruppe öffnest du links unten im Menü die Einstellungen (1) für Routinen (2) und klickst unter Vorlage anwenden (3) auf die Rolle „Teilnehmer“ (4).
Wähle nun die Vorlage „Führungszeugnis“ (5) aus und klicke auf Anwenden (6).
Hast du die Vorlage angewendet, passt du die Begriffe und Texte der Vorlage für alle Gruppenmitgliedsstatus „Angefragt“ (8), „Aktiv“ (9) und „Zu löschen“ (10) für euch an. Abschließend aktivierst (11) du die Routinen für jeden einzelnen Gruppenmitgliedsstatus.
Wie du hier Schritt für Schritt vorgehst, erklären wir dir im Artikel Wie erstelle/bearbeite ich eine Routine? noch etwas genauer.
3. Automatische Mitgliedschaft einstellen und aktivieren #
Hast du die Routinen für die Teilnahmerolle fertig erstellt und aktiviert, wechselst du in den Gruppeneinstellungen (1) zu den Automatischen Mitgliedschaften (2).
Personenfilter einstellen #
Im Abschnitt Personenfilter (3) wird dir zunächst ein Filter angezeigt, der alle archivierten und verstorbenen Personen herausfiltert (4). Lass diesen Filter einfach unberührt und klicke auf das untere Plus (5).
Mit einem Klick auf Mitgliedschaft in einer Gruppe (6) erstellst du einen neuen Filter.
Mitgliedschaft in einer Gruppe
Filtere darin zunächst über das Stift-Symbol nur die aktiven Gruppen (1) heraus.
Rufe über das Plus darunter (2) einen weiteren Gruppenfilter (3) auf.
Wähle darin über alle Gruppen aus, die in deiner Kirchengemeinde mit Kindern und Jugendlichen zu tun haben (4).
Klicke anschließend auf das Plus (5) unter Definiere Filter... und wähle Gruppenmitgliedschaft (6) aus.
Wähle hier die Rollen „Leiter“ und „Mitarbeiter“ (7) aus.
Aktionen einstellen #
Wechsle zum Abschnitt Aktionen direkt darunter. Unter Personen im Filterergebnis (1) stellst du ein, dass sie mit dem Gruppenmitgliedsstatus Angefragt und der Rolle „Teilnehmer“ (2) in die Gruppe „Führungszeugnisse“ hinzugefügt werden.
Es kommt natürlich vor, dass Leiter oder Mitarbeiter ihre Aufgabe abgeben. Für diesen Fall stellst du für die Personen, die nicht mehr im Filterergebnis sind (3), ein
- dass deren Anfragen gelöscht (4) und
- als Aktiv bzw. Zu löschen markierte Personen automatisch aus der Gruppe entfernt (5 und 6) werden.
Automatische Mitgliedschaft aktivieren #
Sind der Personenfilter und die Aktionen korrekt eingestellt, klicke oben auf der Seite auf Einmalig ausführen (1), um alle Personen, die bereits über den Filter gefunden werden, in den Prozess aufzunehmen. Aktiviere abschließend die automatische Ausführung (2). So stellst du sicher, dass deine Gruppe auch bei zukünftigen Änderungen aktuell bleibt.
Nachdem du deine Gruppe erstellt und die Routinen und die automatische Mitgliedschaft dafür eingestellt hast, sind deine Aufgaben als Verantwortlicher nur noch, fällige Follow-ups durchzuführen und Gespräche zu führen, wo nötig. Die Organisation und das Einhalten von Terminen macht dir ChurchTools so leicht wie möglich.
4. Optional: Personen mit bereits vorliegendem Führungszeugnis bearbeiten #
Du kannst diese Routine auch für Personen nutzen, die ihr Führungszeugnis bereits vorgelegt haben. Dazu änderst du in diesem letzten Schritt den Gruppenmitgliedsstatus der betreffenden Personen auf Aktiv und passt für sie die Wartezeit bis zum nächsten Routinenschritt auf das Ablaufdatum des Zeugnisses an. Beachte dabei folgenden Hinweis:
Um für die Personen, die bereits ein Führungszeugnis vorgelegt haben, den Gruppenmitgliedsstatus und die Wartezeit bis zur nächsten Erinnerung individuell anzupassen, gehst du folgendermaßen vor:
- Suche dir in der Mitgliederliste der Gruppe die Personen heraus, für die bereits ein Führungszeugnis vorliegt, und setze ihren Gruppenmitgliedsstatus auf Aktiv.
- Stelle für jede dieser Personen im Routinenschritt Verzögerung für die Rolle Aktiv die individuelle Wartezeit manuell auf einen passenden Zeitraum. Klicke dazu einfach auf die Zeitangabe im Verzögerungsschritt. Über die sich öffnende Liste kannst du die individuellen Anpassungen vornehmen (s. a. Was sind Verzögerungen und Schleifen in Routinen?). Wir empfehlen ein Datum 3 Monate vor Ablauf des zuletzt vorgelegten Führungszeugnisses.
Mit diesen zusätzlichen Schritten hast du nun eine funktionierende Routine, die dir einen vollständigen und aktuellen Überblick über die vorgelegten Führungszeugnisse eurer Mitarbeiter im Kinder- und Jugendbereich bietet.
Sammlung von weiterführenden Links #
Genaueres über Gruppen und ihre Hierarchie erfährst du in unserem Überblick zum Gruppenmodul und im Artikel Was ist die Hierarchie?
Natürlich haben wir in unserer Academy auch genau erklärt, was Routinen sind und wie du sie einsetzen kannst. Ein guter Startpunkt ist der Artikel Routinen verstehen.
Automatische Mitgliedschaften kannst du überall dort nutzen, wo du Menschen in Gruppen zusammenbringen möchtest. In unserer Kategorie Automatische Mitgliedschaften findest du alles Wissenswerte zum Thema.