Die Aufgaben eines Kassierers oder Buchhalters in der Gemeinde können sehr zeitintensiv und kompliziert werden.
Um diese beiden Probleme anzugehen, haben wir in ChurchTools das Konzept der Zwecke eingeführt, welches es auch anderen Personen neben dem Kassierer ermöglichen soll, schnell und unkompliziert Buchungen in ChurchTools einzutragen.
Was sind Zwecke? #
Zwecke sind eine Möglichkeit, Personen mit wenig oder keinem buchhalterischem Wissen die Fähigkeit zu geben, Buchungen in ChurchTools einzutragen. Dabei müssen sie kein Verständnis der doppelten Buchführung mitbringen oder gar die Konten oder Kontennummern kennen. Ein Zweck ist, einfach gesagt, ein „Grund“ oder eine „Absicht“ dafür, warum eine Buchung eingetragen wird. Das könnten z. B. die „Essensausgabe für Jugendarbeit“ oder die „Spende für neues Café“ sein.
Zwecke können mit einer Kostenstelle in ChurchTools verknüpft werden, welche wiederum die Möglichkeit eröffnet, die einzelnen Zwecke maßgeschneidert für die diversen Teams und Personen in deiner Gemeinde zur Verfügung zu stellen. So kannst du z. B. Zwecke für Ausgaben eures Musikteams erstellen und diese gezielt nur dem Leiter dieses Teams zugänglich machen.
Für eine detaillierte Erklärung, wie du Kostenstellen mit Teams bzw. Gruppen verknüpfst, schau am besten hier vorbei.
Ein Zweck kann entweder eine Einnahme oder Ausgabe sein. Abhängig davon besitzt ein Zweck ein Konto und ein oder mehrere Gegenkonten oder ein Gegenkonto und ein oder mehrere Konten, auf die die Ausgabe bzw. Einnahme gebucht wird. Damit wird sichergestellt, dass die Buchung immer auf das richtige (Gegen-)Konto gebucht wird.
Um die Auswahl so einfach wie möglich zu halten, legst du bei der Erstellung eines Zwecks fest, wie viele Konten bzw. Gegenkonten bei der Buchung zur Verfügung stehen sollen. Je klarer ein Zweck also definiert ist, desto einfacher ist seine Anwendung für die einzelnen Benutzer.
Wie gebe ich Zwecke frei? #
Damit Zwecke von anderen Benutzern in ChurchTools verwendet werden können, müssen diese in den gruppeninternen Berechtigungen freigegeben werden.
Dafür öffnest du die Berechtigungsverwaltung der Gruppe, für die du die Verwendung von Zwecken aktivieren möchtest und scrollst zum Abschnitt Finanzen.
Dort setzt du den Haken Buchungen für verknüpfte Kostenstellen erstellen in der Spalte der Rolle (z. B. Leiter), welche du berechtigen möchtest.
Die entsprechenden Personen haben dann die Möglichkeit Buchungen in der einfachen Ansicht zu erstellen. Dabei stehen ihnen alle Zwecke zur Verfügung, welche mit der Kostenstelle verknüpft sind, die wiederum mit der Gruppe verknüpft ist, bei der sie Mitglied sind.
Die Zuordnungskette sieht also wie folgt aus: Zweck > Kostenstelle > Gruppe > Gruppenmitglied
