Mit dem Serienbrief-Feature können PDFs in Briefform erstellt werden, die personalisierte Daten der ChurchTools Benutzer enthalten, wie Anschrift, Name usw…
Serienbriefe können mittels HTML-Vorlagen individualisiert und somit dem Gemeindelook (Logo) angepasst werden.
Voraussetzungen #
Um Serienbriefe erstellen zu können, benötigt man das Recht Darf Serienbriefe erstellen und sehen (edit bulkletter).
Die HTML-Vorlagen kann man bearbeiten, wenn man das Recht Stammdaten editieren (edit masterdata) hat.
Serienbrief erstellen #
Serienbriefe werden in Personen & Gruppen erstellt. Zuerst filtert man alle Personen, die einen Serienbrief erhalten sollen. Im Anschluss setzt man im linken Menü bei markierte den Haken und wählt dann unter x Personen kontaktieren den Punkt Serienbrief verfassen aus.
In dem sich öffnenden Fenster gibt es folgende Möglichkeiten:
- Titel und Inhalt des Serienbriefes eintragen
- HTML-Vorlage auswählen
- Personen, die diesen Serienbrief doch nicht erhalten sollen, können aus der Empfängerliste entfernt werden
- Auswählen, ob pro Haushalt nur ein Serienbrief erstellt werden soll
Mit einem Klick auf Erstellen landet man auf der Übersicht aller bisher erstellten Serienbriefe. Im Hintergrund wird der Serienbrief erstellt.
Wenn der Serienbrief fertig erstelllt wurde, kann er in der Serienbrief-Übersicht heruntergeladen und anschließend ausgedruckt werden.
Vorlagen erstellen/bearbeiten #
ChurchTools liefert bereits eine Vorlagen für Serienbriefe.
Um diese auf die eigene Gemeinde anzupassen, begibt man sich in Personen & Gruppen in die Stammdaten. Im linken Menü kann man unter dem Punkt Verwaltung von HTML-Vorlagen die bisherigen HTML-Vorlagen bearbeiten und auch neue anlegen.
Zum Bearbeiten lädt man sich am besten eine bisherige Vorlage herunter, bearbeitet die gewünschten Bereiche und aktualisiert die Vorlage in den Stammdaten mittels Upload der Datei.
Für den ersten Serienbrief macht es Sinn, in der Standardvorlage den Text Textfeld für Adresse mit der Gemeindeadresse zu ersetzen.
Um neue Vorlagen zu erstellen, benötigt man Kenntnise in HTML.
Hier kann auch das Forum genutzt werden, um erstellte Vorlagen auszutauschen oder nach Unterstützung für die Erstellung von eigenen Vorlagen zu bitten.
Platzhalter #
Die verfügbaren Platzhalter findest du hier.
Eigene Schriftarten verwenden #
In der Serienbrief-Vorlage können eigene Schriftarten verwendet werden. Dazu sind folgende Schritte notwendig:
- Die Schrift-Datei im Wiki als .otf -Datei hochladen.
- Bei der Datei den Link kopieren und z.B. in einem Text-Editor merken. Falls nicht vorhanden, am Ende des Links noch
&type=downloadergänzen. - Bei Personen&Gruppen in den Stammdaten die jeweilige Serienbrief-Vorlage herunterladen und in einem reinen Text-Editor (nicht Word!) öffnen, z.B. in TextWrangler oder Notepad++. Siehe auch oben unter „Vorlagen erstellen/bearbeiten“.
- In der Vorlage im
<head>Block folgende Zeilen einfügen:
<style> @font-face { font-family: "<Mein Fontname>"; src: url("<URL zur Wiki-Datei>"); } body{ font-family: '<Mein Fontname>' !important; }</style>
<Mein Fontname>durch einen beliebigen Fontnamen ersetzen, er dient nur zum Referenzieren<URL zur Wiki-Datei>durch den vorher gespeicherten Link ersetzen. Wichtig ist, dass am Ende das&type=downloadnicht fehlt.- Im Beispiel oben wird die neue Schriftart für den kompletten Text verwendet, da für den Body die Font-Family überschrieben wird. Es ist auch möglich, den Font nur für Teile der Vorlage zu verwenden.
- Vorlage speichern und in den Stammdaten wieder hochladen.