Geburtstage sind etwas Besonderes, für manche aber auch etwas Vertrauliches – ein sensibles Thema. Manche begehen diesen Tag gerne und freuen sich, wenn du ihnen gratulierst, andere möchten am liebsten nicht verraten, wie alt sie werden oder dass sie überhaupt Geburtstag haben.
In diesem Artikel erklären wir dir zunächst, wo und wie Geburtstage in App und Web sichtbar werden. Außerdem haben wir für dich einige Praxistipps zusammengestellt, die dir dabei helfen, Geburtstage für deine Gemeinde passend zu verwalten.
Sichtbarkeit von Geburtstagen in Web und App #
Im Geburtstags-Widget auf der Startseite in Web und App wird dir die Geburtstagsliste deiner Kirchengemeinde angezeigt. Hier findest du die Geburtstage der Personen, die für dich sichtbar sind und deren Personenstatus in den System-Einstellungen des Personenmoduls für die Geburtstagsliste berücksichtigt werden. Das Widget wird dir nur dann angezeigt, wenn du durch diese Berechtigungen irgendwelche Geburtstage in ChurchTools sehen darfst.
Im Web gelangst du vom Widget aus auch auf die Mitgliederliste, in der dir ebenfalls die Geburtstage angezeigt werden. Welche Personen in dieser Liste angezeigt werden und ob das Geburtsdatum mit oder ohne Geburtsjahr ausgegeben werden soll, kannst du als berechtigter Nutzer direkt in den Einstellungen für die Mitgliederliste festlegen.
Außerdem kannst du dir im Kalender die Geburtstage anzeigen lassen – entweder alle, die du sehen darfst, oder nur die deiner Gruppen.
Wer das Geburtsdatum sichtbarer Personen sehen darf, steuerst du über das Sicherheitslevel des Personenfeldes „Geburtsdatum“. Standardmäßig ist dieses Feld auf „Stufe 2“ gestellt, gehört also zu den allgemeinen Informationen.
Wenn ihr die Geburtstage in eurer Gemeinde sensibler behandeln möchtet, kannst du das Sicherheitslevel für das Personenfeld höher setzen. Das Sicherheitslevel kann dann beispielsweise nur gruppenintern und rollenspezifisch freigegeben werden. Wie du das Sicherheitslevel eines Personenfeldes anpassen kannst, erklären wir dir im Artikel Wie ändere ich das Sicherheitslevel eines Personenfeldes?
Geburtsdaten verstecken #
Manche Menschen möchten ihr Alter, also ihr Geburtsjahr nicht preisgeben. Wird das Jahr nicht im Feld Geburtsdatum eingetragen, erscheint die Person zwar mit Tag und Monat in der Geburtstagsliste, es wird aber nicht angezeigt, wie alt die Person wird. Außerdem wird in der Personendetailansicht auch nicht das aktuelle Alter angezeigt.
Anderen geht es hingegen um das gesamte Geburtsdatum, das nicht allgemein sichtbar sein soll. Natürlich kann die Person ihr Geburtsdatum kurzerhand nicht in ChurchTools hinterlegen. In manchen Fällen macht es aber Sinn, Geburtsdaten in ChurchTools zu erfassen. So kann man z. B. Leitern ermöglichen, danach zu filtern oder Personenkreise anhand des Alters eingrenzen. Das erfordert dann natürlich, dass die Daten nur für einen berechtigten Personenkreis sichtbar sind.
Um das umzusetzen, kannst du ein separates Personenfeld (z. B. Geburtsdatum versteckt) erstellen, dem du ein höheres Sicherheitslevel als dem Standardfeld gibst.
Für die Personen, die ihr Geburtsdatum lieber verstecken möchten, wird das Geburtsdatum nicht in das Standardfeld eingetragen, sondern in das selbst erstellte. Auf diese Weise ist das Geburtsdatum nur für berechtigte Personen sichtbar und kann z. B. gefiltert werden. Wie du eigene Personenfelder erstellen kannst, erfährst du im Artikel Wie erstelle/bearbeite ich ein eigenes Personenfeld?
Geburtstage filtern #
Deine Gemeinde möchte im Gottesdienst den Jubilaren gratulieren? Für euch ist wichtig, alle gerade 18 Jahre gewordenen Jugendlichen persönlich anzusprechen? Deine Gemeinde startet eine neue Gruppe für junggebliebene Senioren und die Leiter benötigen den Personenkreis, für den eine solche Gruppe interessant sein könnte? Der nächste Jahrgang Teenies startet in den biblischen Unterricht und die Leiter möchten wissen, wen sie persönlich einladen können? In diesen und ähnlichen Fällen macht es Sinn, die Geburtsdaten zu filtern.
Dazu stehen dir im Personenmodul die Weiteren Filter (1) zur Verfügung. Hier kannst du für genau solche Anwendungsfälle unter Personenfilter (2) den Datumsfilter „Geburtsdatum“ (3) mit und ohne Geburtsjahr (4) verwenden. Den Filter selbst kannst du absolut, also für einen definierten Zeitraum, oder relativ zum aktuellen Zeitpunkt einstellen.
Die relativen Filter eignen sich besonders gut für globale Filtergruppen. Speichere solche Filter, um sie schnell aufzurufen und für andere nutzbar zu machen.
Geburtstagsliste exportieren #
Gegebenenfalls macht es Sinn, Geburtstage zu exportieren, um dann mit den Daten außerhalb von ChurchTools weiterarbeiten zu können. Berechtigte Nutzer können dazu die Funktion Exportieren nutzen. Damit können die Daten eines zuvor gefilterten Personenkreises einfach als Excel oder CSV-Datei abgespeichert werden. Wenn du wissen möchtest, wie das geht, dann lies den Artikel Wie exportiere ich Personendaten?
