Mit dem Sync-Modul ist sehr viel möglich. Es hilft dir dabei, deine Daten in eurem ChurchTools und/oder in anderen Systemen aktuell zu halten. So habt ihr weniger Arbeit mit der Verwaltung und könnt euch voll auf eure wichtigen Aufgaben konzentrieren.
In diesem Artikel zeigen wir dir, in welcher Reihenfolge du vorgehst, um Daten aus deinem ChurchTools mit einem anderen System zu synchronisieren. Falls du nicht genau weißt, wie die einzelnen Schritte funktionieren, haben wir dir passende Anleitungen dazu verlinkt.
1. Neues System verbinden #
Mit welchem System soll der Sync dein ChurchTools verbinden?
Du hast die Wahl zwischen anderen ChurchTools-Systemen, Optigem und DaviP. Gib die Zugangsdaten des anderen Systems ein, erstelle die Verbindung und schon kann es losgehen. Wie du das genau machst, erfährst du hier.
2. Auftrag anlegen und konfigurieren #
Was möchtest du mit deinem Auftrag erreichen?
Mit deinen Aufträgen legst du fest, welche Personen, Buchungen, Konten, Kostenstellen, Kontogruppen, Kontoklassen oder Kontotypen mit von dir ausgewählten Eigenschaften (z. B. Vor-/Nachname, Alter, …) synchronisiert werden sollen. Wie du sie anlegst, erklären wir dir hier.
Entweder du kombinierst in einem Auftrag mehrere Aktionen für dieselben Daten oder du konfigurierst mehrere Aufträge, um unterschiedliche Daten auswählen zu können. Wie genau du deine Aufträge konfigurierst, erklären wir dir hier.
3. Aktionen für deinen Auftrag auswählen #
Was genau soll durch deinen Auftrag passieren?
Du hast hier die Wahl zwischen Aktionen, die neue Daten-Paare erstellen und Aktionen, die bereits erstellte Daten-Paare aktuell halten. Welche Aktionen es gibt, erfährst du hier.
4. Daten für deinen Auftrag eingrenzen #
Welche Daten sollen in diesem Auftrag miteinander abgeglichen werden?
Standardmäßig sind das alle Personen/Buchungen/Konten … auf beiden Seiten. Hier hast du die Möglichkeit, Regeln aufzustellen, mit deren Bedingungen du für beide Seiten die betreffenden Daten eingrenzt. Dein Auftrag wird dann nur für die ausgewählten Daten durchgeführt. Wie genau du die Daten eingrenzt, erklären wir dir hier.
5. Eigenschaften-Paare für die Verbindung erstellen #
Welche Daten in deinem System gehören zu welchen Daten im anderen?
In diesem Schritt ordnest du zunächst die Eigenschaften der beiden Systeme einander zu, wenn noch nicht geschehen. Sie werden zu sogenannten Eigenschaften-Paaren verknüpft. Diese Verknüpfungen gelten für die ganze Verbindung. Wie du die Eigenschaften-Paare bildest, erklären wir dir hier.
6. Eigenschaften-Paare für deinen Auftrag auswählen #
Welche Daten sollen in deinem Auftrag abgeglichen werden?
Du wählst entweder alle oder einzelne dieser Eigenschaften-Paare aus. In deinem Auftrag werden nur die ausgewählten Eigenschaften-Paare synchronisiert. Genaue Informationen zur Auswahl der Eigenschaften-Paare findest du hier.
7. Auftrag ausführen #
Wann und wie oft soll der Auftrag durchgeführt werden?
Wir raten dir sehr dazu, beim Erstellen eines neuen Auftrags immer erst eine Simulation durchzuführen. Denn danach bekommst du ein detailliertes Protokoll darüber, was beim tatsächlichen Ausführen des Auftrags passiert wäre.
Wenn du hier ungewollte Änderungen feststellen solltest, dann passe die Konfiguration deines Auftrags an und simuliere wieder. Das wiederholst du so oft, bis du mit dem “Was wäre passiert?”-Resultat zufrieden bist, ohne dass an deinem ChurchTools wirklich Daten geändert werden.
Bist du mit dem Resultat der Simulation zufrieden, klickst du auf Ausführen und die Aktionen werden so ausgeführt, wie du sie zuletzt simuliert hast. Du kannst deinen Auftrag entweder einmalig selbst manuell ausführen oder ihn immer wieder automatisiert durchführen lassen. Alle Details zur Ausführung eines Auftrags erklären wir dir hier.
8. Daten-Paare werden für die Verbindung erstellt #
Mit dem Ausführen deines Auftrags werden die Datensätze, die noch nicht miteinander verknüpft sind, in diesem Schritt miteinander verknüpft. Diese Personen/Buchungs/Konten …-Paare gelten für die gesamte Verbindung und alle dafür konfigurierten Aufträge.
9. Ausführungen überprüfen #
Das kannst du im Protokoll für jeden einzelnen Auftrag tun. Wo du die Protokolle findest, zeigen wir dir hier.