In neuen ChurchTools-Systemen ist die Nutzung der Chats standardmäßig aktiviert. Für bestehende Systeme muss die Funktion manuell aktiviert werden.
Sind Einzel-Chats erlaubt, kann ein Nutzer mit jedem für ihn sichtbaren Nutzer chatten. Gruppen-Chats werden, auch wenn sie grundsätzlich erlaubt sind, immer erst dann aktiv, wenn sie von einem berechtigten Gruppenmitglied aktiviert wurden (siehe dazu Weitere Einstellungen für den Gruppen-Chat). Erlaubte Event-Chats können entweder manuell direkt im Event von einem berechtigten Nutzer oder automatisch vor dem Event gestartet werden. Wie du diese Einstellungen festlegst, erklären wir dir in diesem Artikel.
Allgemeine systemweite Einstellungen #
Die Einstellungen dazu findest du in den System–Einstellungen (1) unter Kommunikation (2) und Chat (3).
Im oberen Teil der Einstellungen erlaubst du die Nutzung von Einzel- (4) und Gruppen-Chats (5) und legst für Gruppen-Chats fest, ob betroffene Personen automatisch zu ChurchTools eingeladen (6) werden sollen, wenn sie noch nie eingeloggt waren, aber eine E-Mail-Adresse für sie hinterlegt ist.
Im unteren Teil erlaubst du die Nutzung von Event-Chats (7) und legst fest, ob betroffene Personen automatisch zu ChurchTools eingeladen (8) werden sollen, wenn sie noch nie eingeloggt waren, aber eine E-Mail-Adresse für sie hinterlegt ist.
Events werden häufig lange im voraus geplant. Die Absprachen dazu finden manchmal aber erst viel später statt. Deshalb kannst du Event-Chats dann automatisch starten (9) lassen, wenn es an der Zeit ist. Dazu legst du fest, wie viele Tage vor dem Event der zugehörige Chat starten soll und kannst über eine Kalenderauswahl einschränken, für welche Event-Chats der automatische Start gelten soll.
Ist ein Event vorbei, sollte auch der zugehörige Chat aufgeräumt werden. Dabei legst du in der letzten Einstellung fest, wie viele Tage nach einem Event der zugehörige Event-Chat automatisch deaktiviert (10) werden soll.
Weitere Einstellungen für Gruppen-Chats #
Grundsätzlich wird der Chat für eine Gruppe nur dann aktiv, wenn er direkt in den Einstellungen der Gruppe im Gruppenmodul von einem berechtigten Gruppenmitglied aktiviert (1) wird. Dafür benötigt das Mitglied die gruppeninterne Berechtigung Gruppen-Chat verwalten.
Damit kann der berechtigte Nutzer festlegen, wer sich wie am Chat beteiligen (2) darf. Außerdem sieht er, ob die anderen Gruppenmitglieder die Bedingungen für eine Beteiligung (3) am Chat erfüllen, beispielsweise, ob jemand die App noch nicht installiert hat. Weitere Informationen dazu findest du im Artikel Wie verwalte ich den Chat für meine Gruppe?
Weitere Einstellungen für Event-Chats #
Events-Chats dürfen manuell im Events-Modul nur von berechtigten Nutzern gestartet werden. Dazu benötigt der Nutzer entweder die globale Berechtigung Berechtigungen verwalten (administer persons), die gruppeninterne Berechtigung Event-Chat starten oder der Nutzer muss als Verantwortlicher für ein Event eingetragen sein.
Ist er berechtigt, kann er den Event-Chat über die Sprechblasen beim Event starten. Weitere Details dazu findest du im Artikel Wie nutze ich den Event-Chat?
Über die Dienste in den Stammdaten des Moduls Events legst du fest, ob die Mitarbeiter eines Dienstes am Chat teilnehmen oder nicht.
