In diesem Tutorial wollen wir dir an einem Beispiel zeigen, wie du mit dem Check-in arbeiten kannst. Als Beispiel haben wir uns für einen Kindergottesdienst mit mehreren altersgerechten Gruppen entschieden, der jeden Sonntag parallel zum Hauptgottesdienst stattfindet. Einer oder mehrere unserer Mitarbeiter stehen im Foyer unserer Gemeinde und nehmen die Kinder in Empfang.
Unsere Voraussetzungen sind also folgende:
- Der Kindergottesdienst findet jeden Sonntag parallel zum Hauptgottesdienst um 10:00 Uhr statt. Die Gottesdiensttermine sind in einem Kalender eingetragen.
- Die vier Kindergottesdienstgruppen Krabbelhasen, Löwen, Raupen und Schmetterlinge sind alle Untergruppen der Obergruppe Kinderkirche und decken die Altersgruppen ab.
- In jeder Kindergottesdienstgruppe sind bereits Kinder als Teilnehmer eingetragen.
- Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf das ChurchTools-System unserer Gemeinde, alle nötigen Kalender und Gruppen und den Check-in.
Dementsprechend sieht unser Check-in-Modul so aus wie im Screenshot. Wie du diese Ansicht erzeugst und damit die Anwesenheit erfasst, erklären wir dir im Folgenden.
Vorbereitungen #
Jeder Mitarbeiter sollte vor dem Beginn der Veranstaltung Folgendes an seinem Gerät auswählen:
Treffen auswählen (1):
Über das Zahnrad-Symbol bei Treffen haben wir den Kalender ausgewählt, in dem die Termine für den Hauptgottesdienst verwaltet werden. Jetzt werden alle verfügbaren Veranstaltungen dieses Kalenders angezeigt. In der Liste haben wir den Gottesdienst für unser Beispiel angeklickt.
Obergruppe auswählen (2):
Über das Zahnrad-Symbol bei Gruppen haben wir die Obergruppe Kinderkirche ausgewählt. Das siehst du im Screenshot nicht direkt. Aber am roten Badge Obergruppe lässt sich erkennen, dass die angezeigten Gruppen zu einer gemeinsamen Obergruppe gehören, die hier als Filter dient.
Damit ist alles vorbereitet, um die Kinder zu erfassen, die heute zum Kindergottesdienst kommen. Die uns bekannten Kinder werden jetzt auf der rechten Seite in der Spalte Personen angezeigt und neue Kinder können wir dort anlegen.
Wer mag, kann seine Ansicht noch individuell anpassen.
Individuelle Anpassungen #
Spaltenansicht (5):
In unserem Beispiel bietet es sich an, in den Optionen zur Spaltenansicht die mittlere Ansicht zu wählen. Damit wird die linke Spalte Treffen ausgeblendet. Wir brauchen sie nicht mehr, denn wir haben den heutigen Termin bereits ausgewählt.
Die mittlere Spalte brauchen wir in unserem Fall noch, denn wir tragen ja Kinder für verschiedene Kindergottesdienstgruppen ein. Wenn du nur eine Gruppe ausgewählt hast, kannst du natürlich nur die rechte Spalte Personen anzeigen lassen.
Weitere Informationen dazu findest du in unserem Artikel Welche Ansichten gibt es im Check-in und wofür kann ich sie verwenden?
Ansichtsoptionen für Personen:
Über das Zahnrad in der Spalte Personen (3) kannst du außerdem entscheiden, ob du die angezeigten Personen nach Vor- oder Nachnamen sortiert haben möchtest.
Mit Rolle legst du fest, welche Personen mit welcher Rolle dir ein- bzw. ausgeblendet werden. So kannst du dir z. B. nur die Teilnehmer anzeigen lassen und alle Mitarbeiter ausblenden.
Mit dem Schalter Anwesende Personen ausblenden (4) werden dir in der Liste nur noch die Personen angezeigt, deren Anwesenheit noch nicht erfasst wurde.
Alle diese Optionen kann jeder Mitarbeiter für sich entscheiden. Sie haben je nach Situation Vor- oder Nachteile.
Anwesenheit erfassen #
In der rechten Spalte werden dir nun alle Personen angezeigt, die der ausgewählten Gruppe als Teilnehmer hinzugefügt wurden. In unserem Beispiel sind das alle Kinder, die schon einmal in der Kindergottesdienstgruppe Raupen eingetragen wurden.
Über die grüne Schaltfläche Anwesend kannst du nun die jedes Kindes als anwesend markieren, das sich bei dir meldet. An derselben Stelle kannst du die Anwesenheit auch widerrufen. (Es sei denn, du hast anwesende Personen ausgeblendet (4).)
Du siehst die zuletzt markierte Person auch immer oben in der Spalte als graue Schaltfläche mit einem Rundum-Pfeil. Falls du dich verklickt hast, kannst du die Anwesenheit der Person damit wieder zurücksetzen.
Durch einen Klick auf das blaue Plus fügst du weitere Kinder hinzu. Auf diese Weise wird die neu erstellte Person der ausgewählten Gruppe hinzugefügt und ihre Anwesenheit direkt mit dem Speichern erfasst. Hier kannst du also sehr schnell neue Kinder registrieren, ohne dass du viel Zeit dafür investieren musst.
Treffen abschließen #
Wenn das Erfassen der Anwesenheiten für eine Gruppe beendet ist, klickst du rechts oben auf Treffen abschließen (6). Im Formular kannst du weitere Informationen zum Treffen angeben. Ist für die ausgewählte Gruppe eine Feedback-Vorlage für Gruppentreffen hinterlegt, wird dir hier diese Vorlage zum Ausfüllen angezeigt.
Anwesenheiten erfassen mit der App #
Im Artikel Check-in mit der App findest du weiterführende Informationen darüber, wie die Anwesenheitserfassung sowohl mit QR-Code als auch manuell in der App funktioniert.
Anwesenheiten erfassen für Gottesdienste mit Teilnehmerbeschränkungen #
In unserem Blog-Beitrag Gottesdienste mit Teilnehmerbeschränkungen – Teil 2: Check-in und Dokumentation erfährst du, wie du das Erfassen der Anwesenheiten für Gottesdienste mit Teilnehmerbeschränkungen umsetzen kannst.