Automatische E-Mails gehen in Routinen auf #
Automatische E-Mails haben bisher in ChurchTools geholfen, Gruppenmitglieder informiert zu halten. Sie wurden automatisch an ein Gruppenmitglied gesendet, wenn es die gewählte Status-Rollen-Kombination in dieser Gruppe erhalten hat und der Versand aktiviert wurde.
Die automatischen E-Mails sind von Routinen abgelöst worden. Bestehende automatische E-Mails wurden automatisch in die Routinen übernommen und funktionieren weiterhin wie gewohnt. Neue automatische E-Mails erstellst du nun in den Gruppeneinstellungen unter Routinen. Nutze dafür die Aktion E-Mail senden in einer Routine.
Follow-ups können in Routinen genutzt werden #
Follow-ups unterstützen deine Kirchengemeinde dabei, Beziehungen zu pflegen und Gesprächsergebnisse zuverlässig festzuhalten. Sie eignen sich zum Beispiel, um Erstbesucher willkommen zu heißen oder Coaching-Gespräche zu führen. ChurchTools unterstützt dieses Nachgehen mit Follow-ups, die individuell geplant werden und verantwortliche Personen an ihre Aufgaben in Bezug auf bestimmte Personen erinnern.
Die bestehende Funktion kannst du nun ohne Gruppenkontext im Personenmodul nutzen. Die Stammdaten Follow-ups und Follow-up-Intervalle, die es bisher im Personenmodul gab, werden daher nicht mehr benötigt und wurden entfernt. Weitergehende Informationen dazu findest du im Artikel Follow-ups verstehen.
Im Gruppenkontext kannst du Follow-ups innerhalb einer Gruppe nutzen, indem du für einzelne Gruppenmitglieder Follow-ups planst. Zusätzlich kannst du Follow-ups automatisiert verwenden, indem du die Aktion Follow-up in den Routinen einer Gruppe verwendest. Weitere Infos dazu findest du im Artikel Routinen verstehen.
Automatische Mitgliedschaften und Routinen #
Mit Automatischen Mitgliedschaften können die Gruppenmitgliedschaften der Menschen in deiner Gemeinde automatisiert gesteuert werden, sodass eure Gruppen ohne manuellen Aufwand aktuell gehalten werden und ihr damit immer auf einer guten Grundlage agieren und reagieren könnt. Dazu stellt ein Administrator Bedingungen in einem Personenfilter ein und definiert anschließend, welche Aktionen für die so gefunden Personen ausgeführt werden sollen.
Das passiert in einem übergeordneten Gruppenkontext und denkt von den Personen her, die aufgrund ihrer Eigenschaften oder Gruppenzugehörigkeiten in Gruppen hinzugefügt werden. Hier „holt“ sich gewissermaßen die Zielgruppe passende Personen. Genaueres erklären wir dir dazu im Artikel Automatische Mitgliedschaft verstehen.
Auch in den Routinen haben berechtigte Personen im Rahmen ihrer Gruppe die Möglichkeit, für Mitglieder eine Gruppenmitgliedschaft in einer anderen Gruppe zu setzen. Was ist also der Unterschied und wann nutzt du was? In Routinen passiert das Zuordnen zu anderen Gruppen in viel kleinerem Rahmen. Beispielsweise wird ein Gruppenmitglied, das eine Leitungsfunktion übernimmt, automatisch zu einer übergeordneten Leitergruppe hinzugefügt. In dieser wird die Person dann von einem Coach betreut und kommt mit anderen Leitern in Kontakt.
Hier „gibt“ eine Gruppe durch einen Rollen- oder Statuswechsel einer anderen Gruppe gewissermaßen eine neue Person. Wenn du Routinen kennenlernen möchtest, lies unseren Artikel Routinen verstehen.
Ein wichtiger Unterschied liegt außerdem darin, wer automatische Mitgliedschaften und Routinen nutzen kann. Da die Funktion Automatische Mitgliedschaft sehr weit gefasst ist und damit potenziell auch gravierende Fehler gemacht werden können (z. B. das Entfernen aller Mitglieder einer Gruppe), ist es sinnvoll, diese Funktion tatsächlich nur für Administratoren freizugeben. Das bedeutet gleichzeitig, dass nur die Administratoren die großen Vorteile dieser Funktion für eure Kirchengemeinde umsetzen können.
Routinen dagegen haben nur für die eigene Gruppe und wenige weitere Gruppen Auswirkungen. Daher macht es Sinn, Leitern und Verantwortlichen einer Gruppe die gruppeninterne Berechtigung Routinen verwalten zu geben, sodass sie die Routinen nutzen können.