Um Buchungsdaten von Optigem nach ChurchTools zu synchroniseren, ist es nötig, vorab deinen Kontenrahmen in ChurchTools anzulegen. Dazu exportierst du deine Sachkonten aus Optigem, bearbeitest die Daten und importierst sie anschließend in ChurchTools. Hier erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du vorgehst.
1. ChurchTools vorbereiten #
1a. Kontogruppen in Finanzen anlegen #
In Finanzen legst du alle nötigen Kontogruppen vorab an. In Schritt 3b passt du dann die Kontogruppen in der Importdatei entsprechend an.
Alternativ legst du nur eine Kontogruppe „Optigem-Import“ an. Dann musst du die Importdatei was das betrifft nicht anpassen, da standardmäßig für alle Konten die Kontogruppe „Optigem-Import“ hinterlegt ist. Es erfordert aber, dass du nach dem Import in Finanzen die Konten manuell den verschiedenen Kontogruppen zuordnest.
- Wenn alle Konten nur einer Kontogruppe (z.B. „Optigem-Import“) zugeordnet sind, dann können z.B. Budgets nicht richtig berechnet werden, da dazu Bankkonten als Bankkonten ausgewiesen werden müssen.
- Möchtest du Budgets berechnen lassen, dann solltest du für diese Konten auf jeden Fall mindestens noch die Kontogruppe „Bank- und Kassenbestände“ hinterlegen und die Konten entsprechend anpassen, entweder in der Importdatei oder nach dem Import manuell in ChurchTools .
1b. Steuersätze in Finanzen anlegen #
Möchtest du die Konten bestimmten Steuersätzen zuordnen, legst du alle nötigen Steuersätze vorab in Finanzen an. In Schritt 3e passt du dann die Steuersätze in der Importdatei entsprechend an.
2. Sachkonten aus Optigem exportieren und vorbereiten #
2a. Export deiner Sachkonten als Excel-Datei aus Optigem #
Dazu gehst du in Optigem folgendermaßen vor:
Öffne die Sachkonten und rufe im Tab „Ansicht“ das „Datenblatt“ auf.
Anschließend wechselst du auf das Tab „Weiteres“ und klickst hier auf „Excel“.
- Danach speicherst du den Export unter dem gewünschten Namen. Die Exportschritte musst du dabei nicht speichern.
2b. Daten in der Exportdatei vorbereiten #
Öffne die Excel-Datei und markiere die ganze Tabelle.
Sortiere unter „Daten“ alles nach den „Unterkonten“.
In der Sortierwarnung gibst du an, dass Zahlen und als Text formatierte Zahlen getrennt sortiert werden sollen.
Markiere und lösche anschließend alle Zeilen, die in der Spalte „Unterkonto“ keine 0 enthalten.
3. Kontenimport nach ChurchTools vorbereiten #
3a. ChurchTools-Optigem-Kontenimportvorlage mit deinen Daten füllen #
- Lade dir die Kontenimportvorlage herunter.
- Kopiere alle Zeilen aus deiner Exportdatei und füge sie in der Kontenimportvorlage in das Tab „Sachkonten aus Optigem“ ein. Überschreibe dabei alle Beispieldaten. Die Vorlage ist so gebaut, dass die Kontonummern und Namen deiner Konten automatisch in das Tab „Kontenimport nach ChurchTools“ übernommen werden.
Markiere abschließend im Tab „Kontenimport nach ChurchTools“ die letzte sichtbare Zeile und ziehe mit dem kleinen Dreieck die Tabelle so weit nach unten, dass alle deine Konten sichtbar werden.
3b. Optional: Kontogruppen anpassen #
Unter „Kontogruppe“ ist im Tab „Kontenimport nach ChurchTools“ standardmäßig „Optigem-Import“ eingetragen. Hast du in ChurchTools bereits eigene Kontogruppen angelegt (siehe Punkt 1a), hinterlegst du diese nun hier direkt bei den betreffenden Konten.
3c. Optional: Spendenkonten markieren #
In diesem Schritt markierst du die Spendenkonten, indem du in die Spalte „Spendenkonto“ eine 1 oder ein x einträgst.
3d. Optional: EB-Konten markieren #
In der Spalte „EB-Konto“ markierst du ebenfalls mit einer 1 oder einem x, dass es sich um ein EB-Konto handelt. EB-Konten sind typischerweise 9000er Konten.
3e. Optional: Steuer ausfüllen #
In der Spalte „Umsatzsteuer“ trägst du den Namen des Steuersatzes ein. Dieser muss in den Stammdaten in Finanzen bereits vorhanden sein (siehe Punkt 1b).
3f. Dokument speichern #
Hast du alle Daten korrekt angepasst, stelle sicher, dass das Tab „Kontenimport nach ChurchTools“ aktuell ausgewählt ist. Speichere deinen angepassten Kontenimport über „Datei“ > „Speichern unter…“ im Format „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennte Datei) .csv“ ab.
Da die Kontenimportvorlage mehrere Tabs enthält, wirst du gefragt, ob du nur das aktive Tab speichern möchtest. Diese Frage bestätigst du .
4. Konten nach ChurchTools importieren #
Um deine vorbereitete Datei in ChurchTools zu importieren, rufst du in Finanzen die Stammdaten auf.
- Dort rufst du die Konten für das aktuelle Jahr auf. (1)
- Sind bisher noch keine Konten hinterlegt, klickst du im blauen Kasten auf „Konten aus CSV-Datei importieren“ (2).
- Wenn bereits Konten hinterlegt sind, findest du den Link im Drei-Punkte-Menü (3).
- Über den Button „CSV-Datei auswählen“ (1) öffnest du deine vorbereitete Datei. Im Dateistatus (2) wird dir angezeigt, ob das Format okay war oder ob du noch etwas ändern musst und wie viele Konten erkannt wurden. Mit Klick auf „Importieren“ (3) werden deine Konten in ChurchTools eingefügt.
