Wird in deiner Kirchengemeinde von einem Bereich etwas eingekauft, dann aber von einem anderen Bereich verwendet, kannst du diesen Betrag von einer Kostenstelle auf die andere buchen, sodass die Budgets der Bereiche korrekt bleiben.
Dazu nutzt du ein Geldtransitkonto. Das ist ein spezielles Zwischenkonto, das verwendet wird, um interne Geldbewegungen buchhalterisch darzustellen und um sicherzustellen, dass alle Buchungen nachvollziehbar sind und keine Unklarheiten entstehen.
Wie das genau geht, erklären wir dir in diesem Artikel anhand eines Beispiels, sodass du das gut nachvollziehen und in deinem ChurchTools leicht umsetzen kannst.
In unserem Beispiel wurde für die Kaffeebar der Gemeinde Kaffee eingekauft. Ein Teil dieses Kaffees wurde dann vom Kleingruppenbereich aus der Kaffeebar geholt und für ein Leiterseminar verwendet. Die Bereiche Kaffeebar und Kleingruppen haben eigene Budgets, sodass eine Umbuchung zwischen den Kostenstellen nötig ist. Für die Kaffeebar gibt es sowohl ein Einnahmen- als auch ein Ausgabenkonto.
Die Gesamtsumme des Einkaufs wurde als Ausgabe der Kaffeebar auf die Kostenstelle Kaffeebar verbucht (1).
Nun folgt die erste Buchung für den Geldtransit: Die Teilsumme des vom Kleingruppenbereichs verbrauchten Kaffees wurde vom Geldtransitkonto als Einnahme der Kaffeebar auf die Kostenstelle Kaffeebar verbucht (2).
Mit der zweiten Buchung des Geldtransits wurde die Teilsumme des Kaffeeeinkaufs als Ausgabe der Kleingruppen gegen das Geldtransitkonto auf die Kostenstelle Kleingruppen gebucht (3).
Buchst du in einem solchen Fall auf diese Weise, gleichst du das Geldtransitkonto wieder aus und stellst sicher, dass der Weg des Geldes nachvollziehbar bleibt.