In Kirchen, Gemeinden und anderen Werken geht es um die Menschen – um einzelne Menschen und Personen, die gemeinsam etwas erleben, bewegen, dienen usw.
Das Modul „Personen & Gruppen“ ist in gewisser Hinsicht das Herzstück eures ChurchTools und die Grundlage für die meisten anderen Module.

Personen #

Hier werden die Informationen zu den Menschen deiner Gemeinde verwaltet.

• Hierzu zählen die Standard-Informationen wie Adressen, Kontakdaten, Geburtsdatum, der Personenstatus (z. B. Mitglied oder Freund), Familien-Beziehungen usw.
• Du kannst ein Foto hinzufügen und dir die Adresse auf einer Karte anzeigen lassen.
• Für jede Person kannst du Informationen zum Datenschutz hinterlegen und sogar Dateien an eine Person anhängen (z.B. einen Scan einer unterschriebenen Erklärung).
• Die Personenliste kannst für eigenständige Arbeitsbereiche angepasst werden.
• Personen kannst du untereinander mit Beziehungen verknüpfen.

Tutorial – Erste Schritte im Modul Personen #

Übersicht über das Modul #

(1) Modulbereich auswählen #

• „Personen“ listet alle einzelnen Personen auf. Hier kannst du Personen sehen, suchen, filtern, bearbeiten etc.
• Unter Serienbriefe findest du alle erstellten Serienbriefe, kannst sie einsehen, herunterladen oder löschen.
• Unter Stammdaten können Administratoren z. B. Personen importieren, vorhandene Datenbank-Felder verwalten und neue erstellen (z. B. den Personenstatus „Mitglied“ umbenennen oder einen Gruppentyp „Seminar“ hinzufügen).

(2) Menü #

Je nachdem, wofür du berechtigt bist, siehst du hier folgende Optionen:

• Neue Person anlegen
  Hier kannst du eine neue Person erstellen. Es werden dabei zuerst einige grundelegende Daten abgefragt. Mehr Daten können nach dem Anlegen eingetragen werden.
• Dubletten überprüfen
  Hier kannst du alle in eurer ChurchTools-Installation gespeicherten Benutzerkonten nach gleichen oder ähnlichen Einträgen überprüfen. ChurchTools zeigt dir ähnliche Datensätze und du entscheidest, ob es sich um eine Dublette handelt oder nicht, kannst sie vergleichen und automatisch zusammenführen. Ein Benutzer, der die Dubletten überprüfen soll, benötigt die Globalen Rechte „administer persons“ und „edit relations“. Außerdem muss dieser Nutzer alle Sicherheitslevel sehen können.

• Weitere Filter
  Hier kannst du Personen aufgrund von den hinterlegten Daten filtern. Die drei Arten der Filter sind: persönliche Informationen (z.B. Geburtsdatum, Wohnort etc.), Gruppenzugehörigkeit (z.B. „Wer ist in einer Kleingruppe?“, „Wer war 2022 auf der Gemeindefreizeit dabei?“) und Beziehungen (z.B. Wer ist verheiratet? Wer hat Kinder?).
• Aktuelle Ansicht einstellen
  Hier besteht die Möglichkeit, deine aktuelle Ansicht mit ein paar grundsätzlichen Einstellungen anzupassen.

• Exportieren
  Mit entsprechender Berechtigung kannst du hier Informationen in eine CSV-Datei exportieren. Dabei kannst du natürlich genau einstellen, welche Felder dabei ausgegeben werden sollen.
• Kontaktieren
  Hier kannst du alle oder ausgewählte Personen per E-Mail direkt aus ChurchTools oder über ein eigenes E-Mail-Programm anschreiben. Du kannst hier auch einen Serienbrief verfassen oder nur Adress-Etiketten erzeugen.
• Weitere Aktionen
  Mit den weiteren Aktionen kannst du alle oder beliebig viele Personen auf einmal bearbeiten. Die Liste der Möglichkeiten siehst du, wenn du das Auswahlfeld öffnest.

(3) Meine Aufgaben #

Dies ist ein kleiner Überblick für Leiter, die bestimmte Aufgaben haben (z.B. Personen kontaktieren, Anmeldungen für Seminar überprüfen etc.)
Für alle, die keine Verantwortung dieser Art haben, wird dieses Element nicht eingeblendet.

Folgende Aufgaben können hier aufgeführt werden:

• zu erledigende Follow-ups
• bei Leitern oder Supervisorn einer Gruppe:
  • Anträge auf Gruppenmitgliedschaft
  • Löschung einer Gruppenmitgliedschaft

(4) Filter #

Hier befinden sich die Filter, die sehr häufig genutzt werden.

• Meine Gruppen: Darüber werden dir alle Personen aus den Gruppen, in denen du selbst Mitglied bist, angezeigt. Außerdem kannst du hier selbst erstellte Filtergruppen aufrufen. Filtergruppen sind komplexere Filter mit mehreren Elementen, die du über den kleinen Pfeil rechts als Filtergruppe speichern kannst: z.B. „Alle verheirateten Eltern mit Kindern, die noch in keiner Kleingruppe sind“).
• Personenstatus: Hier kannst du schnell nur „Freunde“ oder nur „Mitglieder“  anzeigen lassen. Eine Mehrfachauswahl ist ebenfalls möglich. 
• Standort: Hat deine Gemeinde mehrere Standorte, kann du hier einen entsprechenden Filter setzen und alle Personen aus nur einem Standort anzeigen lassen. 
• Bereich: Über diese Filteroption kannst du verschiedene Arbeitsbereiche aus- und einblenden lassen. Dieser Filter wird nur eingeblendet, wenn für euer ChurchTools mehrere Bereiche definiert sind.

(5) Listenauswahl #

Hier kannst du zu den verschiedenen Listen und Ansichten wechseln:

• Personen
  Hier werden dir die Personen aufgelistet – je nach Einstellungen der Filter.
  In den Spalten siehst du jeweils Checkbox, Listennummer, Vor- und Nachname, E-Mail oder Telefonnummer, Zugehörigkeit zu Gruppen und die Kürzel P (=Personenstatus), S (= Standort) sowie B (= Bereich), wenn mehr als einer definiert ist. Unterhalb der Liste kannst du deine Anzeige anpassen.
• Kartenansicht
  Alle gefilterten Personen werden auf einer OpenStreet-Maps-Karte dargestellt.
• Statistik
  Daten der gefilterten Personen werden auf verschiedene Weise ausgewertet.
• Archiv
  Personen können in ein Archiv verschoben werden. Sie haben dann kein aktives Benutzerkonto und damit keinen Zugriff mehr auf euer ChurchTools. Weitere Informationen dazu bekommst du auf unserer Hilfeseite zum Personenarchiv

(6) Weitere Filter und Suche #

Das kleine Trichtersymbol links neben dem Suchfeld ist deine Abkürzung zu den Weiteren Filtern, die du auch über das Menü auf der linken Seite erreichst. Das Suchfeld sieht simpel aus, hat aber einige umfangreiche Funktionen:

Teilsuche von Textelemten in folgenden Personenfeldern:

• Vorname
• Nachname
• Handynummer.

Du kannst also z.B. für „Werner Schmitt“ auch „erner Schmitt“ oder „mitt“ eingeben. 

Exakte Suche in folgenden Personenfeldern:

• Spitzname
• E-Mail-Adresse
• Benutzername
• Tags
• ID in ChurchTools

Bei der Suche nach der E-Mail-Adresse „werner.schmitt@xyz.de“ wird sie also nur gefunden mit „wern“ aber nicht mit „erner.schmitt“. Das gilt auch, wenn du nach einem E-Mail-Anbieter suchen möchtest: Die Suche nach „@xyz.de“ wird keine Ergebnisse liefern.

Teilsuche für Texte in Gruppenbemerkungen:

Alle Informationen, die in Gruppenbemerkungen stehen und die du sehen darfst, sind ebenfalls durchsuchbar. 
In einer Bemerkung steht z.B., dass jemand „Professor für Kunst“ ist. Wenn man also nach „Professor“ sucht, wird die betreffende Person angezeigt.

Weitere Suchoptionen:

• Wenn du TAG:  eingibst, werden alle Tags aufgelistet und du kannst auf eines klicken, um danach zu filtern.
• Suchst du z.B. nach Hauskreis, bekommst du im Suchfeld alle Gruppen aufgelistet, die so benannt sind. Ein Klick auf einen speziellen Hauskreis filtert dann die Personen, die in diesem Hauskreis sind.
• Eine Suche mit dem Inhalt  Gruppe:“haus“  findet ebenfalls alle Gruppen, die den Begriff „Haus“ irgendwo enthalten, z.B. auch die Gruppe „Leiter Hauswirtschaft“ .
• Die Begriffe lassen sich auch kombinieren, z.B. eine Suche nach Gruppe:“Haus“ Schmidt. Dann werden alle Personen angezeigt, die „Schmidt“ heißen und in irgendeiner Gruppe sind, die das Wort „Haus“ enthält.

Kategorisierungen in ChurchTools #

Je mehr Personen in eurem ChurchTools hinterlegt sind, um so wichtiger ist eine klare Kategorisierung und Strukturierung der Personen und Gruppen. Im Folgenden findest du eine Zusammenfassung der möglichen Kategorisierungen, die du verwenden kannst.

• Personenstatus – Eine Person hat genau einen Status, der die Gemeindezugehörigkeit beschreibt. Personenstatus sind z. B. Mitglied, Freund, Zu löschen, …  
• Standort – Eine Person hat genau einen Standort, zu dem sie innerhalb deiner Gemeinde gehört, z.B. Hamburg-Zentrale, Hamburg-Nord, Sternschanze…
• Bereich – Das ist ein Teilbereich , Überbereich oder Arbeitszweig innerhalb deiner Gemeinde.  Beispiele: Gesamtgemeinde, Jugendarbeit, Kinderdienst. Eine Person muss mindestens einem Bereich zugeordnet werden, kann aber auch zu mehreren Bereichen gehören.

Filtern und Sortieren der Daten #

• Filter – Mit Filtern kannst du deine Auswahl eingrenzen.
• Filtergruppen – Hast du einen komplexen Filter mit mehreren Elementen eingerichtet, kannst du diesen als Filtergruppe speichern: z.B. „Alle verheirateten Eltern mit Kindern, die noch in keiner Kleingruppe sind“
• Follow-up – Hier kannst du Erinnerungen und Prozesse einrichten (z.B. 5 Tage nach Erstbesuch „Erinnerung: E-Mail schreiben“, 14 Tage nach Erstbesuch „Anrufen“)
• Tag – Ein Tag ist ein kurzes Schlagwort, das Personen, Gruppen oder Liedern zugeordnet werden kann und nach dem du  filtern bzw. suchen kannst (z.B. „Gitarrist“, damit bei der Gottesdienstplanung automatisch alle Gitarristen vorgeschlagen werden).
• Meine Aufgaben – Überblick für Leiter mit bestimmten Aufgaben (z.B. Anmeldungen für Seminar überprüfen etc.)