In dieser Anleitung wird erklärt, wie ChurchTools-Administratoren von Gemeinden der Ev. Landeskirche in Württemberg bestehende ChurchTools-Installationen ins Digitale Gemeindemanagement übernehmen.
Meine Gemeinde hat bereits ChurchTools, wie können wir das weiter nutzen? #
Die bestehende ChurchTools-Installation muss in das elkw-Portal übernommen werden. Wie das funktioniert, zeigen wir dir in diesem Artikel.
Kann ich ChurchTools weiter über den bisherigen Link nutzen? #
Nein, sobald du einmal über das Digitale Gemeindemanagement im elkw-Portal auf ChurchTools zugegriffen hast, kannst du nicht mehr über den bisherigen Link darauf zugreifen, sondern nur noch über das elkw-Portal. Personen, die wie bisher (also nicht über das Digitale Gemeindemanagement) zugreifen, können den bestehenden Link weiterhin nutzen.
Anbindung an das Digitale Gemeindemanagement #
In den folgenden Schritten wird erklärt, wie du eine bestehende ChurchTools-Instanz an das Digitale Gemeindemanagement anbindest.
Schritt 1: Damit die ChurchTools-Installation deiner Gemeinde mit dem Digitalen Gemeindemanagement verbunden werden kann, braucht die Evangelische Landeskirche eine Einverständniserklärung von dir. Darin muss bestätigt werden, dass die bisherige URL (der Link der ChurchTools-Installation) umgezogen werden darf. Damit ist ChurchTools in Zukunft sowohl für extern zugreifende Personen als auch über das Digitale Gemeindemanagement erreichbar.
Bitte schicke dazu eine E-Mail an gemeindemanagement@elk-wue.de, in der folgendes enthalten ist
- die bisherige ChurchTools-URL
- ein Satz, in dem erlaubt wird, dass die URL umgezogen werden darf
Nun musst du auf die Rückmeldung warten, dass der Umzug der URL erfolgt ist. Anschließend kannst du mit den folgenden Schritten fortfahren.
Schritt 2: Melde dich wie gewohnt über den bisherigen Link in ChurchTools an.
Schritt 3: Klicke auf den Kreis rechts oben und dann auf Mein Profil. Hier musst du deine bisher eingetragene E-Mail-Adresse durch die E-Mail-Adresse ersetzen, die du in einem Schreiben per Post erhalten hast.
Schritt 4: Melde dich von ChurchTools ab.
Führe den First Login im elkw-Portal durch. Wie dies funktioniert, wird im postalischen Schreiben näher beschrieben.
Schritt 5: Nach deinem First Login meldest du dich unter https://portal.elkw.de an. Nun beantragst du im Portal die Fachanwendung ChurchTools. Wie das funktioniert, findest du in dieser Anleitung.
Schritt 6: Nach der erfolgreichen Beantragung müssten alle Funktionen wie gewohnt zur Verfügung stehen, wenn du ChurchTools über das elkw-Portal aufrufst.
Schritt 7: Die E-Mail-Adresse jedes Nutzers, der bereits in ChurchTools angelegt ist und in Zukunft über das Digitale Gemeindemanagement darauf zugreifen soll, muss geändert werden. Dazu gehst du über das Digitale Gemeindemanagement in ChurchTools und rufst Personen & Gruppen auf. Hier klickst du auf den Namen der Person, deren E-Mail-Adresse du ändern möchtest und trägst unter E-Mail die neue Adresse ein.
Alte E-Mail-Adresse: max.mustermann@gmx.de. Klicke auf den Stift, um die Adresse zu ändern.
Wie komme ich an die neue E-Mail-Adresse der Nutzer?
Wenn eine Person sich im elkw-Portal registriert, bekommt sie ein Schreiben mit ihren Zugangsdaten mit dem Hinweis, dass die E-Mail-Adresse an den ChurchTools-Administrator weitergegeben muss.
Warum ist das notwendig?
Wenn die E-Mail-Adressen bestehender Personen, die zukünftig über das Digitale Gemeindemanagement zugreifen, nicht geändert werden, wird eine zweite Person mit dem gleichen Namen in ChurchTools angelegt. Dann können bereits vorhandene Strukturen (Gruppen, Dienste, Kalende etc.) nicht genutzt werden, sondern müssen für diese Person neu angelegt werden.
Schritt 8: Nachdem du die E-Mail-Adressen der Nutzer geändert hast, gibst du diesen Bescheid. Nun können sie ihren First Login durchführen.
ChurchTools wurde nun ins Digitale Gemeindemanagement übernommen und kann von dort aus genutzt werden. Alle Nutzer, die keinen Zugang zum elkw-Portal haben, können weiterhin über den bestehenden Link auf ChurchTools zugreifen.