Das neue DGM 2.0 ist da und wird langsam für alle Gemeinden ausgerollt. Dabei arbeiten das DGM, die DataGroup und ChurchTools eng zusammen. Dennoch können kleinere Umstellungsprobleme nicht vermieden werden. Auf dieser Seite beschreiben wir mögliche Probleme, die nach der Migration auf DGM 2.0 in ChurchTools vorkommen können, und beschreiben, wie du sie lösen kannst.
Problem: Funktionen nicht verfügbar oder Daten nicht sichtbar #
Dein Portal-Profil wird ins neue DGM 2.0 migriert. In den meisten Fällen bemerkst du nicht, dass eine Migration stattfand, außer dass dein Portal-Login nun bei Microsoft stattfindet.
Ist der Login bei ChurchTools über das neue Portal erfolgreich, wird dein bestehendes ChurchTools-Profil mit dem neuen Portal-Profil verknüpft bzw. aktualisiert.
Sollten nach dem Login einige Funktionen nicht verfügbar oder Daten nicht mehr sichtbar sein, dann fehlen dir eventuell Berechtigungen in ChurchTools. Das kann dann vorkommen, wenn dein vorhandenes ChurchTools-Profil nicht mit dem neuen Portal-Profil verknüpft worden ist. ChurchTools hat also keine passende Person gefunden und daraufhin eine neue Person angelegt, die wenige Berechtigungen hat.
Warum passiert das?
In den meisten Fällen, die wir beobachtet haben, lag das Problem an Umlauten im Namen. Ist der Nachname z. B. Müller, dann kann es sein, dass der Nachname im Portal als „Mueller“ hinterlegt ist. Dadurch sind die beiden Nachnamen nicht mehr gleich und ChurchTools interpretiert das als neue Person und legt einen neuen Personendatensatz dafür an.
In anderen Fälle ist in ChurchTools nicht dieselbe ELWK-E-Mail-Adresse hinterlegt wie im Portal. Da ChurchTools anhand von Vorname, Nachname und E-Mail-Adressse vergleicht, kann dieser Umstand zu einem neuen Personendatensatz führen.
Wie kann das Problem gelöst werden?
Aktuell kann das nur der ChurchTools Support lösen. Nutze bitte das Kontaktformular, nenne uns die Person, die es betrifft, und um welches System es geht (ChurchTools URL: diese beginnt mit elkw gefolgt von 4 Zahlen).
Problem: Login nicht möglich #
Wenn du dich nach der DGM 2.0-Migration nicht mehr in ChurchTools einloggen kannst, dann kann das daran liegen, dass in ChurchTools Duplikate angelegt sind und so eine automatische Zuweisung der Profile nicht möglich ist.
Wie kann das Problem gelöst werden?
Der ChurchTools-Administrator vor Ort wird auf diesen Umstand per E-Mail hingewiesen. Dubletten sollten in ChurchTools so gut es geht vermieden werden. Der Administrator kann im Personenmodul mit der Funktion Dubletten überprüfen (1) dieses Problem selbst beheben. Wende dich daher zuerst an deinen lokalen Administrator.
Personenstatus Unbekannt als neuer Standard #
Das neue DGM 2.0 vereinfacht den Prozess, Zugang zu einem ChurchTools-System zu bekommen, sodass sich Personen selbständig zu einer Kirchengemeinde zuordnen können. Dadurch erhalten die Mitarbeiter schneller Zugang zu ihrem System.
Damit keine fremden Personen unerlaubterweise Personendaten aus fremdem Systemen abgreifen, wurde der Standard-Personenstatus geändert. Das heißt, neue Personen, die sich in ChurchTools einloggen, bekommen zukünftigen den Personenstatus Unbekannt.
Mittels der Personenfilter (1), die du im Personenmodul auf der linken Seite findest, kannst du Personen mit diesem Status schnell finden. Für tatsächliche Mitarbeiter deiner Gemeinde kannst du dann einen anderen Personenstatus setzen (z. B. Mitarbeiter (HA/EA), sodass sie Zugriff auf die Daten bekommen und mitarbeiten können.
Unbekannte Personen, die du nicht eindeutig deiner Gemeinde zuordnen kannst, solltest du sicherheitshalber kontaktieren, um sicherzustellen, dass sie in das richtige ChurchTools-System gelangt sind. Falls nicht, kannst du den Datensatz der unbekannten Person löschen oder sperren. So kann sich die Person nicht mehr in euer ChurchTools einloggen.