In vielen Kirchengemeinden sind Gruppen miteinander vernetzt, haben Bereichsleitungen oder Coaches, die sich um die Gruppen in bestimmten Gebieten oder Bereichen kümmern. Sollte das bei euch ebenfalls der Fall sein, hast du die Möglichkeit, Gruppen in die vorhandene Struktur deiner Gemeinde einzubetten. In diesem Tutorial erfährst du, wie du diese Vernetzung in ChurchTools abbildest.

1. Übergeordnete Gruppe erstellen #

Als erstes benötigst du eine Gruppe, in der die Leiter und Mitarbeiter organisiert werden, die einen Bereich oder Dienst leiten oder betreuen. Das ist die sogenannte übergeordnete Gruppe, beispielsweise „Kleingruppen Nord“ oder „Gottesdienst“. Übergeordnet deshalb, da ihr weitere Gruppen untergeordnet werden, in denen dann Teilbereiche organisiert werden, z. B. alle Kleingruppen, die zum Bereich Nord gehören und deren Mitglieder von einer Bereichsleitung oder einem Coach betreut werden oder alle Dienstgruppen, die einen Gottesdienst mit gestalten.

Existiert diese Gruppe bereits und wird aktiv genutzt, kannst du mit Punkt 3 weitermachen. Wenn du noch nicht weißt, wie du eine neue Gruppe erstellst, findest du hier eine Schritt-für-Schritt Anleitung, die dir zeigt, wie das geht. Außerdem halten wir dort weiterführende Links zu Hintergrundinfos für dich bereit.

2. Gruppenmitglieder hinzufügen #

Ist die Gruppe erstellt, hast du in der Übersicht unter Mitglieder die Möglichkeit, über die Plus-Symbole unter den Rollen direkt Gruppenmitglieder hinzuzufügen. Typischerweise gibt es in einer übergordneten Gruppe Leiter, Co-Leiter, Coaches und Mitarbeiter. Welche Rollen in deiner Gruppe zur Verfügung stehen, hängt vom Gruppentyp ab. Genaue Infos zu den Rollen und wie du sie verwenden kannst, findest du hier.

Alternativ klickst du auf Mitglieder und hast dann auf der Mitgliederseite über den grünen Button + Neues Mitglied die Möglichkeit, Mitglieder zur Gruppe hinzuzufügen. Dabei wählst du für jedes Mitglied die entsprechende Rolle aus, die es in deiner Gruppe haben soll, und hast die Möglichkeit eine Bemerkung und weitere Daten zu speichern.

Wie du weitere Einstellungen zu den Mitgliedern deiner Gruppe festlegst, wie z. B. die Teilnahme an einem Gruppen-Chat, erfährst du hier.

3. Untergeordnete Gruppe(n) erstellen #

Jetzt geht es um die Gruppen, die untergeordnet werden sollen, in denen also die Teilbereiche organisiert werden, wie z. B. einzelne Kleingruppen, Musiker, Begrüßungsdienst usw.

Hast du diese Gruppe(n) bereits erstellt, kannst du mit Punkt 4 weitermachen. Wenn nicht, erstellst du sie und fügst auch hier die Gruppenmitglieder hinzu.

4. Gruppenhierarchie einrichten #

Du rufst nun wieder die übergeordnete Gruppe auf, die du zu Anfang erstellt hast. Unter Hierarchie (1) und Untergeordnete Gruppen (2) wählst du über das Plus-Symbol die Gruppen aus, die vernetzt werden sollen und fügst sie hinzu. Wie das genau geht, erfährst du in unserer Anleitung zum Hinzufügen von über- und untergeordneten Gruppen.

Hast du die Gruppen vernetzt, werden dir in jeder Gruppe die über- bzw. untergeordneten Gruppen übersichtlich angezeigt und du kannst einfach hin- und hernavigieren.

Beispiel:
Übergeordnete Gruppe „Alle Angebote“ mit untergeordneter Gruppe „Unsere Seminare“

Untergeordnete Gruppe „Unsere Seminare“ mit übergeordneter Gruppe „Alle Angebote“

5. Berechtigungen für untergeordnete Gruppen vergeben #

Hast du Gruppen miteinander vernetzt, öffnet dir das die Möglichkeit, in einer übergeordneten Gruppe globale und gruppeninterne Rechte an einzelne Rollen zu vergeben, die für die untergeordnete(n) Gruppe(n) Gültigkeit haben.

Was das bedeutet und wie das genau geht, erfährst du in unserem Artikel zu den Berechtigungen für untergeordnete Gruppen.

6. Gruppenhomepage der übergeordneten Gruppe nutzen #

Um deine Gruppen öffentlich sichtbar zu machen, hast du bei übergeordneten Gruppen die Möglichkeit, eine Gruppenhomepage zu nutzen, die du auf eurer Gemeindewebsite einbetten oder deren Link du z. B. in einem Newsletter teilen kannst. Auf dieser Gruppenhomepage werden alle Gruppen, die derselben Gruppe untergeordnet sind, gemeinsam dargestellt und sind sogar filterbar. Das schafft Übersicht!

Der Leiter der übergeordneten Gruppe kann die Anzeige der Gruppenhomepage über die Einstellungen der Gruppe anpassen. Wie das geht, erklären wir dir hier.

7. Öffentliche Seiten der untergeordneten Gruppen einrichten #

Ruft ein Besucher eurer Website oder ein Leser eures Newsletters eine einzelne Gruppe der Gruppenhomepage auf, werden auf einer öffentlichen Seite Informationen und Anmeldemöglichkeiten zur Gruppe angezeigt.

Diese Anzeige der öffentlichen Seite konfigurierst du (oder idealerweise der Gruppenleiter) in der untergeordneten Gruppe unter Einstellungen > Öffentliche Seite anpassen. Unsere Anleitung dazu findest du hier.