Personen kontaktieren #

Kommunikation ist unglaublich wichtig. Deshalb bieten wir viele Möglichkeiten an, damit alle die benötigten Informationen bekommen und auf dem Laufenden bleiben.
Darunter fallen E-Mails, Serienbriefe und sogar SMS. Wir möchten aber auch noch ein paar zusätzliche Wege erwähnen, damit manche E-Mail vielleicht auch überflüssig wird.

Direkte Kommunikation: „Personen kontaktieren“ #

In vielen Fällen ist es sinnvoll, E-Mails zu versenden. Der offensichtlichste Weg ist die Funktion „Personen kontaktieren“ in Personen & Gruppen > Personen im linken Kasten.

Vorher sollte man die Personen filtern, die man kontaktieren möchte: Beispielsweise eine Gruppe, einen Status oder einzelne Personen und klickt dann auf „Personen kontaktieren“.

Jetzt kann man wählen, auf welchem Weg man diese Personen kontaktieren möchte: Per E-Mail, Serienbrief oder Adressetiketten.
Hier behandeln wir das Thema E-Mails. Für die anderen beiden Funktionen gibt es eine eigene Hilfeseite.

Kontaktieren aus anderen Modulen #

Dieses Fenster lässt sich aber auch aus anderen Modulen heraus öffnen.

• Man kann z. B. in der Gruppenliste einen Hauskreis öffnen und dort auf das „Kontaktieren“ Symbol klicken.
  Das erspart den Wechsel und anschließendes Filtern in der Personenliste:
  
• In der Eventplanung kann man eine Mail an eine oder mehrere eingeteilt Mitarbeiter versenden:
  
  Anschließend wählt man die Mitarbeitergruppen aus, an die der Ablaufplan mit entsprechenden Zusatzinfos gesendet werden soll:
  
• Bei der Anfrage zu Diensten kann man eine Person ebenfalls direkt kontaktieren:
  

E-Mail Einstellungen #

Das Zahnrad in der Zeile „E-Mail verfassen“ ermöglicht es einzustellen, auf welche Weise die markierten Personen per Mail erreicht werden sollen:

Bei Variante 1 (direkter Versand) öffnet sich eine Art simples E-Mail Programm innerhalb von ChurchTools.

• Vorteil:
  – Großer Vorteil: alles ist sehr einfach und schnell und in den meisten Fällen völlig ausreichend.
  – Man kann schnell einfache Formatierungen vornehmen
  – Jede Person kann mit Namen angesprochen werden (mit Platzhalter)
• Nachteil:
  – Als Absender wird (in den meisten Fällen) eine allgemeine Adresse angegeben
  – Bilder lassen sich nicht schnell in die Mail selbst einfügen (aber Anhängen)
  – Gesendete Nachrichten können in ChurchTools abgerufen werden, aber nicht so komfortabel wie in einem eigenen E-Mail-Programm
  – Komplexe Formatierungen können Probleme machen (wenn man z.B. etwas aus Word kopiert und einfügt)

Variante 2 ruft das eingerichtete Standard-Mail-Programm auf und übergibt die ausgewählten Adressen an die Software

• Vorteil:
  – Man nutzt das vertraute Programm, das man auch sonst nutzt.
  – Gesendete Nachrichten und empfangene Nachrichten werden (in einigen Programmen) miteinander verknüpft und als Gesprächsverlauf angezeigt.
  – Der Absender ist auch der tatsächliche Absender
  – Mehr Flexibilität: an wen geht die Nachricht sichtbar, an wen in CC, an wen in BCC usw.
• Nachteil:
  – Es ist ein Umweg über eine weitere Software
  – Es funktioniert nicht immer reibungslos, wenn die Software nicht korrekt eingestellt ist
  – Andere Personen/Admins können die gesendeten Nachrichten nicht nachvollziehen
  – Keine persönliche Anrede möglich
• Wichtig: bei der Übergabe der Adressen sollte grundsätzlich eingerichtet werden, dass die Empfänger im BCC eingetragen werden, damit sich die Empfänger nicht gegenseitig sehen können.

Variante 3 erstellt einfach eine Liste von allen ausgewählten Adressen, die man kopieren und in ein beliebiges E-Mail-Programm einfügen kann. So wäre es auch möglich, alle Mail-Adressen in sein lokales Mail-Programm zu importieren – was aus datenschutzrechtlichen Gründen mit Vorsicht zu genießen ist.

Signatur. Unterhalb kann man eine persönliche Signatur eingeben. Diese Signatur gilt nur für Mails, die der aktuelle Benutzer manuell verschickt. 
Die Signatur wird unterhalb des Textes eingefügt. Sinnvoll ist das z.B. wenn man die Kontaktdaten der Gemeinde mit angeben möchte oder das Gemeindelogo einfügen möchte.

Anmerkung: Technisch gesehen gibt es die Möglichkeit, einen fertig formatierten Text aus Word, Outlook oder sonstiger Quelle einzufügen. Damit hat man mehr Möglichkeiten zu formatieren, als es der Editor hergibt. (Unterschiedliche Textgröße, Bilder usw.)
Dabei gilt aber zu beachten, dass dies oft zu Fehlern führt: E-Mails werden abgeschnitten, als Spam eingestuft usw. Um Texte sauber einzufügen (nur Text, ohne Formatierung) kann man Strg+Shift+V zum einfügen wählen (statt Strg+V). (Oder Cmd+Shift+V auf dem Macbook)

Der E-Mailer von ChurchTools #

In den meisten Fällen ist der integrierte Mailer von ChurchTools der einfachste und schnellste Weg und völlig ausreichend.

(1) Hier werden alle Adressaten aufgelistet.  Zuerst werden alle angezeigt, mit der Warnung, dass einige keine E-Mail-Adresse hinterlegt haben. Diese kann man sich unter „Keine E-Mail“ einblenden lassen und/oder die 130 Empfänger löschen, um zu sehen, wer die Email bekommt Am Ende der Liste gibt es ein kleines graues Plus-Symbol. Damit lassen sich auch weitere Personen hinzufügen (wenn man z.B. alle Hauskreisleiter ausgewählt hatte, aber den Pastor noch manuell hinzufügen möchte). (2) Im Betreff ist als Standard der Gemeindename eingetragen. Möglicherweise ist es sinnvoll, diesen auch stehen zu lassen, damit Leute wissen, dass die Mail vom Gemeindeverteiler kommt. Man kann ihn aber auch individuell ersetzen. (3) Inhalt der Mail. Oberhalb befindet sich die Werkzeugleiste Darunter steht der Text. Man kann hier direkt sehen, wie die Nachricht später auch aussehen wird. Unten rechts am Rand des Inhaltsfeldes sieht man ein kleines Dreieck aus zwei Strichen (unter dem Scrollrad). Damit lässt sich die Größe des Inhaltsfensters anpassen. (4) Hier werden hochgeladene Dateien angezeigt (inkl. Dateigröße) und man kann Dateien direkt per Drag and Drop aus dem Explorer/Finder einfügen oder über „Durchsuchen“ die Datei auf dem PC finden. (5) Unterhalb gibt es noch die Option, eine Kopie an sich selbst senden zu lassen, um sicher zu gehen, dass die Mail ankommt und auch eine Kopie in seinem eigenen Mailprogramm zu haben.

Automatisierte Kommunikation #

Bei allen selbst erstellten E-Mails kann man die Gemeinde auch immer wieder darauf aufmerksam machen, dass sich jeder automatisch informieren lassen kann.
ChurchTools bietet viele automatisierte Benachrichtigungen an:

• Mitarbeiter erhalten z. B. [[Überblick und Erinnerungen für eigene Dienste|Anfragen zu Diensten und Erinnerungen an Dienste]].
  Die Anfrage erhalten sie sowohl per E-Mail als auch per ChurchTools App.
• Wer Mitarbeiter verwaltet kann über offene Dienste informiert werden: „Gitarre wurde noch nicht eingeteilt“
• Leiter können sich über vieles informieren lassen. Wenn Änderungen in einer Gruppe vorgenommen werden (z.B. jemand kommt dazu, meldet sich an etc.)
  
• Im Kalender kann man sich über neue Termine per E-Mail informieren lassen.
  
• Automatische Mails für Gruppenteilnehmer. Erhält jemand in einer Gruppe einen bestimmten Status (z.B. wenn er sich für eine Freizeit anmeldet, wenn er für die Freizeit bestätigt wurde usw.) kann er automatische Mails erhalten.
  • Dazu wählt man in der Gruppe die Funktion „Automatische E-Mails verwalten“
    
  • Der Prozess könnte sein:
    – wenn eine Person ihre Teilnahme beantragt, erhält sie eine E-Mail die (etwas schöner formuliert) beinhaltet: „Daten sind angekommen. Wir prüfen das.“
    – wenn der Leiter dann die Person bestätigt hat (also die Gruppenrolle „Teilnehmer“ vergeben hat), bekommt sie die Mail: „Super, du bist jetzt dabei!“