Ein Event ist im Grunde ein erweiterter Termineintrag. Es werden dazu nicht nur Uhrzeit und Ort als Informationen hinterlegt, sondern Mitarbeitereinteilungen, Dienstplanung usw.

Tutorial – Modul Events einrichten #

Übersicht über das Modul #

Dienstplan #

Bevor man sein erstes Event anlegt, sollte man zunächst über die Stammdaten oben rechts Dienstkategorien und Dienste hinterlegen und einstellen.

• Die Dienstkategorien werden im Dienstplan in Spalten angezeigt (z. B. Musik). Diese Dienstkategorien legt man in den Stammdaten oben rechts an.
• Die Dienste sind konkrete Aufgaben innerhalb dieser Dienstgruppe (z. B. die verschiedenen Instrumente). Einzelne Dienste können ebenfalls in den Stammdaten hinterlegt werden.

Event erstellen #

Nun erfolgt das Anlegen eines Events (links oben auf „Neues Event anlegen“). Es gibt hier zwei Optionen:

1. Man erstellt das Event im Kalendermodul.
   Sobald ein Termin im Kalender erstellt wird und zusätzlich  eine Eventvorlage aktiviert ist, erscheint der Kalendereintrag ebenfalls unter den Events.
   • Vorteil: Man kann hier sofort Ressourcen dazu wählen – welcher Raum benötigt wird, welche technischen Geräte etc.
   • Nachteil: Der Mitarbeiterbedarf kann hier nur per Vorlage ausgewählt werden. Wenn man eine solide Vorlage erstellt hat, ist das kein Problem. 
2. Man erstellt das Event direkt im Modul Events.
   Das Event wird dann ebenfalls in den Kalender übernommen.
   • Vorteil: Man kann einen exakten Bedarf an Mitarbeitern für dieses Event eintragen, nicht nur eine Vorgabe nutzen. Man kann mehrere Event-Admins eintragen, die das Event im Blick behalten sollen.
   • Nachteil: Hier lassen sich keine Ressourcen für das Event mit buchen.

Beim Anlegen des Events legt man natürlich die Standardinfos an: Uhrzeit, Ort, Dauer, Wiederholung usw. fest.

Ist das Event erstellt, kann man die Events jetzt mit Leben füllen: Mitarbeiter einteilen, Ablaufpläne hinzufügen usw.

Abwesenheiten #

Für die Dienstplanung ist es äußerst hilfreich, wenn jeder Mitarbeiter seine Abwesenheiten eingetragen hat.  Jeder kann für sich selbst eintragen, wann Sie z. B. im Urlaub sind. Mit bestimmten Rechten ist es auch möglich, für andere Mitarbeiter Abwesenheiten einzutragen, über die man z. B. mündlich informiert wurde.

Die Vorteile dabei sind:

1. Bei der automatischen Einteilung von Personen (per Zauberstab) werden abwesende Personen nicht eingeplant.
2. Bei der manuellen Einteilung: wenn ein Leiter eine abwesende Person per Hand eintragen möchte, bekommt er einen Hinweis und eine Warnnachricht.

Abwesenheiten können sowohl im Event-Modul als auch im Kalender angezeigt werden.
Eine ausführlichere Erklärungen gibt es hier.

Fakten #

Die Fakten geben die Möglichkeit, Zahlen für verschiedene Events zu hinterlegen.  Viele Gemeinden hinterlegen hier Gottesdienstbesucher (Erwachsene, Kinder), Kollekte,  Erstbesucher usw.

In Events > Stammdaten > Fakten können die Kategorien hinterlegt werden, welche Informationen dokumentiert werden sollen:

Unter Fakten können die Zahlen zu den Kategorien dann eingetragen werden:

Links im Menü gibt es die Möglichkeit,  Fakten zu exportieren oder als Bericht anzuzeigen. 

Ablaufpläne #

Um eine Veranstaltung wie einen Gottesdienst zu managen, ist es wichtig, dass die beteiligten Personen den Ablauf kennen. Auch hierfür bietet ChurchTools optimale Unterstützung. Wie man Ablaufpläne einrichtet, kann man auf unserer Ablaufpläne.

Für die Ablaufpläne gibt es eine Live-Agenda, in der der Ablaufplan während der Veranstaltung live  von mehreren Geräten gleichzeitig verfolgt werden kann.

Songs #

In einem Ablaufplan können zu den einzelnen Positionen Personen aus den eingebundenen Diensten hinzugefügt werden und natürlich auch Songs eingeplant werden, die gesungen werden sollen.
In unserer Hilfe zu den Songs gibt es mehr Infos, wie man Dateien an ein Lied anhängen kann und sogar für einen Export zu Songbeamer u. a. einrichtet. Da viele von euch CCLI nutzen und daher regelmäßig die gesungenen Lieder an CCLI melden, haben wir euch mit der v3.92 das CCLI Auto-Reporting eingebaut.

Einstellungen #

E-Mails aktivieren: Erinnerungen für Dienste und „Neuigkeiten in Dienst“ #

Jeder Mitarbeiter oder Leiter eines Events kann seine automatischen E-Mail-Erinnerungen hier selbst aktivieren/deaktivieren. Hier gibt es folgenden Möglichkeiten:

Erinnere mich an meine zugesagten Dienste per E-Mail

Möchte ich regelmäßig über meine eigenen Dienste informiert werden oder nicht?

Informiere mich wöchentlich über offene Dienste in meinen Gruppen

Ein Mitarbeiter/Leiter, der Dienste einteilt, möchte evtl. informiert werden, wenn ein Dienst nicht besetzt ist oder jemand abgesagt oder getauscht hat. Diese „Neuigkeiten in Dienst“-E-Mail kann hier aktiviert werden.

Einstellungen zur Anzeige #

In den Einstellungen kann die Anzeige der Dienstübersicht auf die eigenen Vorlieben angepasst werden. (Das geht auch direkt im Dienstplan.)

Abonnieren #

Am unteren Ende kann man seinen Dienstplan per iCal abonnieren und in seinen Persönlichen Kalender (z. B. Google-Kalender) einbinden. So erhält man einen einfach Überblick und kann sich direkt an anstehende Dienste erinnern lassen.