Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind eine explizite Verfahrensvorschrift für die Finanzverwaltung aus dem Steuerrecht. Sie wurde vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) zur ordnungsgemäßen Buchführung in Deutschland aufgestellt, um sicherzustellen, dass alle steuerrelevanten Daten korrekt, vollständig und nachprüfbar sind.
Die hier dargestellten Grundsätze finden sich (ohne explizite Erwähnung) im Handelsgesetzbuch in den §§ 238 bis 263 wieder und sind somit bindende Rechtsvorschriften.
Zeitgerechtheit #
Ein wichtiger Aspekt der GoBD ist die Zeitgerechtheit. Das bedeutet, dass Belege zeitnah erfasst werden sollten. „Zeitnah“ wird hierbei oft als unmittelbar nach dem Geschäftsvorfall verstanden.
Es ist also nicht ausreichend, alle Belege am Ende des Monats oder Quartals zu buchen. Es ist wichtig, dass jeder Beleg so schnell wie möglich nach dem Erhalt oder der Erstellung erfasst wird.
Löschen von Buchungen #
In den GoBD ist festgelegt, dass das Löschen von Buchungen nicht zulässig ist. Stattdessen sollten fehlerhafte Buchungen storniert und anschließend erneut korrekt erfasst werden.
Vollständigkeit #
Die Vollständigkeit ist ein wesentliches Prinzip der GoBD. Sie fordert, dass sämtliche Geschäftsvorfälle und alle damit verbundenen, steuerlich relevanten Informationen vollumfänglich dokumentiert werden.
Es ist unerlässlich, dass alle Belege, Rechnungen, Verträge und sonstigen Unterlagen, die einen Einfluss auf die finanzielle Situation des Unternehmens haben, erfasst und aufbewahrt werden.
Der Fokus auf die Vollständigkeit sichert die Integrität der Buchhaltung. Auslassungen oder fehlende Belege können zu inkorrekten Finanzberichten führen und stellen einen Verstoß gegen die GoBD dar. Es ist daher wichtig, ein effektives Belegmanagement zu betreiben und alle relevanten Dokumente zeitgerecht zu erfassen.
Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit #
Ein weiteres zentrales Element der GoBD ist die Anforderung an die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit. Alle in der Buchführung erfassten Geschäftsvorfälle müssen für Dritte, insbesondere für das Finanzamt, nachvollziehbar und überprüfbar sein.
Dies bedeutet, dass die Dokumentation von Geschäftsvorfällen in einer klaren, strukturierten und kohärenten Weise erfolgen muss. Darüber hinaus sollten Verknüpfungen zwischen Dokumenten und den entsprechenden Buchungen deutlich gemacht werden. Dies kann zum Beispiel durch fortlaufende Belegnummern und detaillierte Buchungstexte erreicht werden.
Diese Anforderung sichert die Transparenz der Buchführung. Jeder Geschäftsvorfall sollte auf der Grundlage der zur Verfügung gestellten Informationen rekonstruiert werden können. Stell daher sicher, dass alle deine Buchungen und Belege klar, präzise und detailliert sind.
Bitte beachte auch, dass du gesetzlich verpflichtet bist, alle rechnungslegungs- und steuerrelevanten Unterlagen für bestimmte Zeiträume aufzubewahren. Du findest die genauen Aufbewahrungsfristen im Handelsgesetzbuch und dem 9. Abschnitt der GoBD
Richtigkeit und Ordnung #
Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung verlangen, dass alle steuerrelevanten Daten korrekt und in geordneter Form erfasst werden. Die Richtigkeit bezieht sich auf die Genauigkeit der erfassten Informationen. Dies bedeutet, dass alle Belege, Buchungen und Aufzeichnungen korrekt und ohne Fehler sein müssen. Jede Transaktion muss präzise abgebildet werden, einschließlich aller relevanten Details wie Datum, Betrag, Konten und Gegenparteien.
Ordnung bezieht sich auf die strukturierte und systematische Erfassung und Aufbewahrung von Daten. Die Buchführung sollte so organisiert sein, dass Informationen leicht auffindbar, zugänglich und verständlich sind. Dies umfasst die Einhaltung von Kontenplänen, die ordnungsgemäße Klassifizierung von Geschäftsvorfällen und die systematische Aufbewahrung von Belegen.
Unveränderbarkeit #
Ein Grundpfeiler der GoBD ist das Prinzip der Unveränderbarkeit. Dieses Prinzip besagt, dass einmal erfasste Daten nicht mehr verändert werden dürfen. Wenn eine Buchung einmal erfasst wurde, sollte sie dauerhaft in dieser Form existieren. Falls es nötig ist, Fehler zu korrigieren, solltest du keine Änderungen an der ursprünglichen Buchung vornehmen. Stattdessen solltest du die ursprüngliche Buchung stornieren und eine korrekte neue Buchung erstellen.
Die Unveränderbarkeit trägt zur Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit der Buchführung bei. Es schafft eine dauerhafte Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen, die es Prüfern ermöglicht, den genauen Ablauf von Transaktionen nachzuvollziehen. Beachte, dass das Löschen von Buchungen, die Schaffung von Lücken in Belegnummern oder die nachträgliche Änderung von Daten als Verstöße gegen die GoBD betrachtet werden können.