Das Modul „Ressourcen“ hilft deiner Gemeinde beim Verwalten von Räumen, Fahrzeugen, Beamern und allem anderen, was koordiniert werden muss.

• Ressourcen musst du zunächst in den Stammdaten anlegen. Dort definierst du, wer die Ressource verwaltet, ob eine Ressource bestätigt werden muss und einiges mehr.
• Es gibt Ressourcen-Kategorien, die du individuell benennen und erweitern kannst, z.B. Räume, Gegenstände, Fahrzeuge. Diese Kategorien werden im Buchungsplan als einzelne Tabs dargestellt.
• Innerhalb der Kategorie legst du dann die einzelnen Räume (Saal, Jugendraum…) oder Gegenstände an (Beamer, Flipchart…). Die Ressourcen werden dann in einzelnen Zeilen im entsprechenden Tab des Buchungsplans aufgelistet.
• Ressourcen können dann, je nach Berechtigung, von Mitarbeitern angefragt und ggf. von einem Verwalter freigegeben werden.
• Bucht jemand einen Termin mit einer bereits belegten Ressource, bekommt er einen Warnhinweis.
• [[Ressourcen – Tipps für den Koordinator|Koordinatoren von Ressourcen]] behalten so den Überblick und können sich auch per E-Mail über Anfragen und Änderungen benachrichtigen lassen.
  Mehr Infos für verwaltende Mitarbeiter haben wir [[Ressourcen – Tipps für den Koordinator|hier]] zusammen getragen.

Tutorial – Modul Ressourcen einrichten #

 

Übersicht über das Modul #

(1) Menü #

• Hier kann jeder eine Neue Anfrage für Ressourcen erstellen, für die er berechtigt ist.
• Wir bieten eine Druckansicht an, mit der du direkt drucken oder ein PDF erstellen kannst.
• Die Auslastung zeigt eine einfache Statistik aller Ressourcen an.

(2) Kalender #

Im Kalender kannst du schnell zwischen den Monaten wechseln und einen bestimmten Tag aufrufen. Es wird dann rechts im Buchungsplan die passende Woche geöffnet.

(3) Status #

Gerade für einen Verwalter ist der Status–Filter sehr wichtig: Welche Anfragen warten noch auf Bestätigung? Welche sind abgelehnt, bestätigt oder gelöscht? Diese Optionen kannst du über das Dropdown-Menü auswählen und dir anzeigen lassen. 

Du kannst dir auch nur bestimmte Ressourcen im Buchungsplan anzeigen lassen. Dazu markierst du im Buchungsplan die Checkbox am Beginn einer Ressourcenzeile und setzt anschließend den Haken bei markierte.

(4) Ressourcentypen #

Die Tabs des Buchungsplans zeigen die Kategorien der Ressourcen an, die du in den Stammdaten angelegt hast.

(5) Buchungsplan #

Jede Zeile zeigt die Buchungen für eine Ressource an.

• Schwarze Titel = zugesagte Buchungen
• Rote Titel = angefragte und nicht bestätigte Buchungen
• Durchgestrichene Titel = abgelehnte Buchungen
• Farbiger Balken vor dem Titel = Ressource ist über einen Kalendereintrag gebucht. Farbe entspricht der Kalenderfarbe
• Blauer Kreispfeil = wiederholte Termine

Für wie viele Tage zurück Ressourcenbuchungen in der Übersicht geladen werden sollen, stellt man in den System-Einstellungen unter Module > Ressourcen ein:

Fährt man mit der Maus über einen Eintrag, bekommt man detailiertere Informationen angezeigt:

(6)  Suche #

Das Suchfeld bietet dir die Möglichkeit, den Buchungsplan nach Titeln zu filtern. 

(7) Stammdaten #

In den Stammdaten definierst du die Ressourcen-Kategorien  und legst die einzelnen Ressourcen an.

Eine Ressource buchen oder anfragen #

Du hast drei Möglichkeiten, eine Ressource zu buchen. 
Möglichkeit 1 und 2 eignen sich, wenn du eine einzelne Ressource buchen möchtest. Version 3 eignet sich besonders, wenn du mehrere Ressourcen zu einem Termin buchen möchtest.

1. Klick auf ein Tabellenfeld #

Du klickst direkt auf ein Tabellenfeld, z.B. Zeile „Saal“ und Spalte „12.8.“
Dann öffnet sich das Fenster „Buchunganfrage erstellen“ und die gewählte Ressource mit Datum sind für dich vorausgewählt.

2. Neue Anfrage erstellen #

Du klickst im linken Menü auf „Neue Anfrage erstellen„, das Fenster „Buchungsanfrage erstellen“ öffnet sich und du gibst Ressource, Datum und die restlichen Informationen manuell ein.

3. Über einen Kalendereintrag im Modul Kalender #

Ressourcen kannst du auch gemeinsam mit einem Kalendereintrag buchen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn du mehrere Ressourcen für einen Termin buchen möchtest.

Es gibt auch die Möglichkeit, in den Stammdaten für eine Ressource einen Kalendereintrag zu erzwingen, so dass z.B. der Saal nicht einfach gebucht werden kann, sondern ein Termin dazu im Kalender angelegt werden muss. 

Generell gilt: Wenn eine Ressource nur mit einem Termin gebucht werden kann, bekommst du im Modul Ressourcen eine entsprechende Meldung und wirst zum Modul Kalender weitergeleitet:

Möchtest du direkt zu einem Termin eine Ressource buchen, wechselt du ins Modul „[[Kalender]]“ und erstellst einen Termin. Im dritten Reiter kannst du die gewünschten Ressourcen buchen:

Neuer Termin mit vorausgefüllten Ressourcen #

Werden zu einer Veranstaltung immer wieder die gleichen Ressourcen mit Vorlaufzeiten benötigt, kann dies schon eine echte Klickarbeit werden.
Deshalb bieten wir dir die Möglichkeit der Termin-Vorlagen an, in denen du u.a. auch eine Kombination von Ressourcen speichern kannst.

Dazu wechselt du ins Modul Kalender, legst einen neuen Termin an, wählst die Ressourcen aus und klickst auf Als Vorlage speichern. Damit wird dir zukünftig die Vorlage im Dialog-Fenster „Termin erstellen“ links angezeigt.

Wichtig zu wissen:

• Termin-Vorlagen sind einem Kalender zugeordnet. Du wählt beim Termin erstellen also zuerst den Kalender aus und sieht dann links die Auswahl der zugehörigen Termin-Vorlagen. Wenn du die Vorlage übernommen hast, kannst du den Kalender für diesen Termin wechseln. Die eingetragenen Daten bleiben dennoch erhalten.
• Grundsätzlich lassen sich in Termin-Vorlagen alle Felder speichern. Du kannst also Titel, Uhrzeit, Bemerkungen, Event-Vorlagen und Ressourcen vorauswählen. Ausgenommen ist natürlich das Datumsfeld.
• Termin-Vorlagen kannst du aber auch als reine „Ressourcen-Vorlagen“ nutzen. Du erstellst z.B. die Vorlage: „Ressourcen: Saal+Beamer+Sound“. Möchtest du einen neuen Termin erstellen, der diese drei Ressourcen schon eingetragen hat, kannst du diese Vorlage aufrufen und musst danach nur noch Titel, Uhrzeit etc. eintragen und speichern.

Buchungen unwiderruflich löschen #

Um die Buchung einer Ressource so zu löschen, dass sie nicht mehr in der Übersicht angezeigt wird, klickst du im Modul Ressourcen im Buchungsplan auf die entsprechende Buchung. Nun klickst du unten auf „Historie“.

Ganz unten rechts siehst du den Button „Admin: Gesamten Termin löschen“. Hiermit kannst du die Ressourcenbuchung endgültig löschen.

Buchungen verwalten und koordinieren #

Wer Buchungen verwaltet

• möchte möglichst schnell über Anfragen informiert werden und auch den Überblick behalten können.
• muss Buchungen zu- und absagen und evtl. auch löschen.
• muss nachvollziehen können, wie der Verlauf von Ab- und Zusagen gelaufen ist.
• muss allgemeinen Anfragen eine konkrete Ressource zuweisen können („Wir brauchen einen Raum für Seminar mit 50 Personen“ > Saal 3). 

All diese Funktionen haben wir für dich hier zusammengefasst.