Liegen dir die Daten, die du in ChurchTools importieren möchtest, bereits als CSV- oder Excel-Datei vor, dann kannst die Anleitung in diesem Artikel nutzen, um die Daten zu bearbeiten und deine Datei so vorzubereiten, dass du sie problemlos importieren kannst. Die Spalten in deiner Tabelle musst du nicht extra umbenennen, da unser Import eine Felderzuordnung beinhaltet.

Daten bearbeiten #

Öffne deine Datei mit einem Tabellenkalkulationsprogramm. Hier kannst du deine Daten nach Belieben bearbeiten.

Wenn du externe Daten in ChurchTools importierst, musst du ChurchTools natürlich genau sagen, um welche Informationen es sich handelt und sie müssen für ChurchTools lesbar sein. Bei ChurchTools werden Informationen als Text (Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen) und Daten mit den unten angegebenen Formaten gespeichert. Mehr dazu siehe unten unter 1. Text und 2. Datum.

Da ChurchTools mehrsprachig ist, werden die Daten für Geschlecht, Nationalität und Familienstand durch IDs repräsentiert und in der jeweiligen Sprache dargestellt. Welche IDs welcher Bedeutung zugewiesen sind, kannst du unter Personen & Gruppen > Stammdaten nachschauen. Mehr dazu siehe unten unter 3. Stammdaten als ID angeben.

1. Text  #

Die meisten Informationen liegen als Text vor und können direkt importiert werden. Hier können Buchstaben von A-Z, sowie Zahlen und Sonderzeichen gespeichert werden. Darunter fallen auch Telefonnummern oder PLZ, denn diese können auch Buchstaben enthalten D-12345 oder 0151 / 12345678.

2. Datum  #

Um ein Datum zu importieren, muss es in einem der folgenden Formate vorliegen:

• JJJJ-MM-TT, z. B. 1980-02-24 oder
• TT.MM.JJJJ, z. B. 24.02.1980
• Liegt das Datum in Spalten getrennt nach Tag, Monat und Jahr vor, kannst du es z. B. mit folgender Formel zusammenführen:
  

  =WENN(C2<>"";VERKETTEN(C2;"-";TEXT(B2;"00");"-";;TEXT(A2;"00"));"")
  In diesem Beispiel befindet sich der Tag in Spalte A, der Monat in Spalte B und das Jahr in Spalte C. Die Formel kannst du dann z. B. in Spalte D einfügen.

3. Stammdaten als ID angeben  #

Für die Felder Geschlecht, Nationalität und Familienstand verwendet ChurchTools eine ID anstatt Text. Hintergrund ist hier die Möglichkeit, Sprachen zu wechseln. Beim Import dieser Informationen werden also die IDs benötigt, die du unter Personen & Gruppen > Stammdaten findest. Über den Befehl Suchen und Ersetzen in deiner Tabellenkalkulation ersetzt du die Wörter in deiner Liste durch die entsprechenden IDs. Ist beispielsweise in der Stammdatentabelle für das Geschlecht „männlich“ die ID „1“ eingetragen, ersetzt du in deiner Tabelle überall „männlich“ durch eine „1“.

4. Weitere DB-Felder #

Möchtest du weitere Daten importieren, für die es bisher in ChurchTools keine Felder gibt, musst du zunächst in den Stammdaten diese weiteren DB-Felder anlegen. Deine Tabelle erweiterst du dann um diese Spalten.

Datei abspeichern #

Hast du die Bearbeitung abgeschlossen, kannst du die Tabelle unter Datei > Kopie speichern/Speichern als…/Speichern unter… als CSV-UTF8 abspeichern und deine Datei ist fertig zum Import. Wie du deine Daten in ChurchTools importierst, erfährst du in unserer Anleitung zum Import von Personendaten.