Etablierst du ChurchTools in deiner Gemeinde, können Prozesse vereinfacht und Abläufe klarer werden. Doch bis deine Gemeinde das neue Werkzeug effizient nutzen kann, bedarf es einer gewissen Vorbereitung. Damit die Einführung gelingt, ist es vor allem wichtig, ein gutes Admin-Team auf die Beine zu stellen.
Was ist ein Admin-Team? #
Dieses Team besteht im besten Fall aus drei bis fünf Personen. Es ist einerseits für die technische Einführung eures ChurchTools verantwortlich und Ansprechpartner für Fragen. Die Administratoren konfigurieren die ChurchTools-Installation, um sie den Bedürfnissen deiner Gemeinde anzupassen.
Das Team wirbt aber auch um das Verständnis und die Akzeptanz in deiner Gemeinde. Das heißt nicht, dass die Administratoren alle Aufgaben übernehmen müssen. Sie sollten aber für Fragen offen sein und mit der Gemeindeleitung/dem Gemeinderat in Kontakt und sich der Unterstützung von dieser Seite sicher sein.
Admin-Team und Gemeindeleitung #
Sollte ein Teammitglied gleichzeitig Teil der Gemeindeleitung oder des Gemeinderats sein, wäre das natürlich von Vorteil, da Absprachen mit der Leitung dann einfacher sind.
Auf jeden Fall sollten Gemeindeleitung und Admin-Team der Gemeinde signalisieren, dass die Einführung von ChurchTools kein Alleingang ist, sondern in Zusammenarbeit mit der Leitung passiert. Das fördert die Akzeptanz.
Um Unterstützung werben
Für die erfolgreiche Einführung von ChurchTools ist es wichtig, dass die Gemeindeleitung/der Kirchengemeinderat/das Pfarrteam dieses Vorhaben mitträgt und unterstützt. Wenn dafür ein Mandat von der Gemeindeleitung eingeholt wurde, sind weitere Schritte leichter umzusetzen, da das Admin-Team sie dann nicht alleine gehen muss.
Administratoren-Gruppe erstellen #
Das Admin-Team ist natürlich nicht bis in alle Ewigkeit festgesetzt. Veränderungen im Team werden früher oder später kommen. Wir empfehlen dir daher das Erstellen einer Administratoren-Gruppe in ChurchTools.
Vorteile einer Administratoren-Gruppe #
- Es ist auf einen Blick ersichtlich, wer aktuell im Team mitarbeitet. Veränderungen im Team können schnell abgebildet und erfasst werden.
- Durch die Mitgliedschaft in der Gruppe erhält ein Administrator automatisch alle benötigten Rechte. Verlässt jemand die Gruppe, werden sie genauso automatisch wieder entzogen.
Gruppe anlegen #
Die Admin-Gruppe funktioniert wie jede andere Gruppe in ChurchTools.
- Im Modul Personen & Gruppen legst du eine neue Gruppe mit der Bezeichnung „Administratoren“ an. Als Gruppentyp kannst du Merkmal auswählen. (Hilfe: Neue Gruppe erstellen)
- Die Sichtbarkeit der Gruppe kannst du auf „intern“ stellen. So können alle Personen mit einem Login für dein ChurchTools die Gruppe sehen und wissen, wer ihre ChurchTools Admins sind.
- Die Teammitglieder fügst du als Teilnehmer zu dieser Gruppe hinzu.
- Du legst den oder die Team-Leiter:in fest und gibst dieser Person die Rolle „Leiter“.
- In der Rechteverwaltung gibst du den jeweiligen Rollen die nötigen globalen und gruppeninternen Rechte (Hilfe: Rechteverwaltung).
Welche Rechte solltest du vergeben?
Das Administratoren-Team sollte mindestens alle Administrations (ehemals ChurchCore) – Rechte bekommen, damit sie ChurchTools administrieren können. Da diese Rechte sehr weitreichend sind, muss dir klar sein, dass diese Personen in der Regel auch alle Daten sehen können!
Dementsprechend spricht für den Anfang nichts dagegen, dass die Administratoren auch alle weiteren globalen Rechte über die Admin-Gruppe bekommen.
Sollte eine Person das Admin-Team verlassen, wird sie aus dieser Gruppe entfernt und verliert damit auch sofort alle Rechte, die sie durch die Zugehörigkeit zu dieser Gruppe hatte.
Unsere Empfehlung einer sinnvollen Rechtestruktur für diese Gruppe findest du im Artikel Berechtigungsempfehlung für das Administratoren-Team.
Nächster Schritt #
Mit der Bildung eines Admin-Teams und dem Anlegen der Gruppe in ChurchTools hast du den ersten Schritt getan und die eigentliche Arbeit kann losgehen. In den nächsten Guides stellen wir dir die nächsten Schritte vor, die du in eurem ChurchTools erledigen kannst.