In einer Gemeinde sind viele verschiedene Menschen aktiv und gestalten in unterschiedlicher Verantwortung das Gemeindeleben mit. Um die Zusammenarbeit gut zu organisieren, bietet dir ChurchTools Gruppen an, in denen du Menschen zusammenbringen und vernetzen kannst. In größeren Gemeinden ergibt es Sinn, wenn mehrere Gruppen aus demselben Bereich von übergeordneten Leitern geführt werden, die mit ihrer Leitungsgabe diesem Bereich Richtung geben und sich um die ihnen anvertrauten leitenden Mitarbeiter kümmern.

Um den Bereichsleitern die Zusammenarbeit mit ihren Mitarbeitern, die verschiedene Untergruppen leiten, zu erleichtern und ihnen in ChurchTools die Daten und Funktionen zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um den Dienst für ihren Bereich auszuführen, kannst du sie in einer Obergruppe Bereichsleitung mit ihren Mitarbeitern zusammenbringen und deren Untergruppen dieser Obergruppe zuordnen. Das sieht dann beispielsweise so für den Bereich Gottesdienst aus:

Je nachdem, welche Aufgaben der Bereichsleiter oder einer der Mitarbeiter für den Gottesdienst in seinem Bereich erfüllt, hast du darüber hinaus die Möglichkeit, diesen auch gruppeninterne Berechtigungen für die Untergruppen der Mitarbeiter (Gottesdienstleitung, Kaffeebar, Kinderkirche…) zu geben, sodass z. B. deren Gruppenmitglieder gesehen oder kontaktieren werden können, ohne selbst Mitglied der Untergruppe zu sein.

Um das für euer ChurchTools umzusetzen, legst du zunächst eine Obergruppe Bereichsleitung (z. B. Bereich Gottesdienst) an und berechtigst anschließend die Gruppenmitglieder in Abhängigkeit zu ihren Rollen. Wie viele Berechtigungen du den Rollen der Gruppenmitglieder tatsächlich gibst, hängt ganz davon ab, ob zu deiner Gemeinde eher eine offene oder enge Rechteverwaltung passt. Eine Grundlage für diese Entscheidung geben wir dir mit dem Artikel Offene oder enge Rechteverwaltung – Was passt zu uns? an die Hand.

1. Gruppe anlegen und Einstellungen festlegen #

Im Gruppenmodul legst du eine neue Gruppe mit dem Namen Bereich Gottesdienst an.

• Als Gruppentyp wählst du den Typ aus, zu dem die Untergruppen gehören. (Hilfe: Gruppe erstellen und bearbeiten).
• Den Gruppenstatus stellst du auf Aktiv. Das bewirkt, dass die vergebenen Berechtigungen für die Gruppenmitglieder sofort wirksam sind.
• Nach dem Erstellen der Gruppe wählst du in den Gruppeneinstellungen die Sichtbarkeit Eingeschränkt aus, sodass nur berechtigte Personen mit ChurchTools-Benutzerkonto die Gruppe sehen können. Alternativ kannst du die Gruppe natürlich auch auf Intern stellen, sodass alle eure Nutzer diese Gruppe sehen können.

2. Gruppenhierarchie festlegen #

Unter Hierarchie wählst du Ober- und Untergruppen aus und legst damit die Hierarchie deiner Gruppe fest. Die Darstellung dieser Hierarchie in der Gruppenübersicht ermöglicht dir auch ein schnelles Navigieren zwischen den einzelnen Gruppen.

3. Gruppenmitglieder hinzufügen #

In diesem Schritt fügst du den Bereichsleiter und alle seine leitenden Mitarbeiter zu dieser Obergruppe hinzu. Je nach eurer Struktur gibst du dabei einem oder zwei Mitgliedern die Rolle „Leiter“ bzw. „Co-Leiter“ und den restlichen Mitgliedern die Rolle „Mitarbeiter“.

4. Berechtigungen für die Bereichsleitung vergeben #

In der Rechteverwaltung gibst du den jeweiligen Rollen der Gruppenmitglieder die nötigen globalen und gruppeninternen Berechtigungen.

Die Mitglieder der Bereichsleitungsgruppe sollten mindestens alle Bererchtigungen bekommen, um alle anderen Mitglieder sehen und kontaktieren zu können, sowie den Gruppenkalender und eine gruppeneigene Wiki-Kategorie zu sehen und zu bearbeiten. Den Gruppenkalender und die Wiki-Kategorie kannst du entweder über die globalen Berechtigungen für die Rolle freigeben oder direkt beim Erstellen des Gruppenkalenders. Je nach Aufgabenbereich sollte noch ergänzt werden, dass Events gesehen werden und sich alle in Dienste eintragen können.

Der Bereichsleiter sollte darüber hinaus Berechtigungen bekommen, über die Ressourcen Räume und weitere Arbeitsmittel zu buchen sowie die Dienstplanung für seinen Bereich vorzunehmen.

Sollte eine Person die Bereichsleitung verlassen, wird sie aus der Obergruppe entfernt und verliert damit auch sofort alle Rechte, die sie durch die Zugehörigkeit zu dieser Gruppe hatte.

5. Berechtigungen für Untergruppen vergeben #

In manchen Fällen ergibt es Sinn, dass ein Bereichsleiter Zugriff auf Daten und Funktionen von Untergruppen hat. Wäre in unserem Beispiel der Leiter des „Bereichs Gottesdienst“ für die Administration der Untergruppen zuständig, könntest du ihm für die Untergruppen die entsprechenden Berechtigungen geben, um Gruppeninfos, Grundeinstellungen und die Gruppenhierarchie zu bearbeiten oder auch die Berechtigung einräumen, Untergruppen zu erstellen.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu findest du im Artikel Wie vergebe ich ein gruppeninternes Recht für Untergruppen?.