Deine Gemeinde bringt eigene Vorstellungen und bereits etablierte Strukturen mit. Sie hat eigene Anforderungen an die Tools, die wir euch bereitstellen. Bevor du weitere Personen in ChurchTools einträgst, solltest du diese Strukturen durchdenken und sie in eurem ChurchTools abbilden.

ChurchTools ist bereits mit einer grundlegenden Struktur ausgestattet, die in den allgemeinen System-Einstellungen und in den Modulen in ChurchTools in den Stammdaten hinterlegt ist. Auf Basis dieser Struktur arbeitet euer ChurchTools.

Einmal angelegt, wirst du die System-Einstellungen bzw. Stammdaten nicht häufig verändern und sie werden in der Regel im laufenden Betrieb nur von Administratoren verwaltet. Du kannst diese Struktur weitgehend nach eigenem Ermessen verwenden, bearbeiten oder erweitern, um ChurchTools auf deine Gemeinde zuzuschneiden.

In diesem Tutorial führen wir dich durch die wichtigsten Einstellungen, die du an diesem Punkt vornehmen solltest.

System-Einstellungen #

Standorte #

Ein Standort in ChurchTools ist eine Art virtueller Verwaltungsraum, in dem alle darin gesammelten Daten gekennzeichnet und damit filterbar gemacht werden.

Für deine Gemeinde wurde beim Erstellen eures ChurchTools automatisch der Standort Zentrale angelegt, den natürlich für deine Gemeinde anpassen und für den du eure Gemeindeinfos hinterlegen kannst.

Deine Gemeinde hat einen oder mehrere weitere Standorte, beispielsweise eine Tochtergemeinde oder ein Missionswerk? Wenn ja, dann könnt ihr diese „Außenstellen“, mit den dort engagierten Personen und allen weiteren Daten in eurem ChurchTools mit verwalten. Dazu kannst du in den System-Einstellungen deines ChurchTools weitere Standorte hinzufügen. Wie das geht, erfährst du in unserer Anleitung zum Anlegen neuer Standorte.

Jede Person deiner Gemeinde wird später genau einem Standort zugeordnet.

Stammdaten in Personen & Gruppen #

In den Stammdaten des Kernmoduls Personen & Gruppen werden die Daten hinterlegt, die zur weiteren Verarbeitung der Personen- und Gruppendaten wichtig sind. U. a. werden hier beispielsweise Gruppentypen angelegt, denen du später Gruppen zuordnen kannst, um sie zu strukturieren. Einige gängige Gruppentypen und weitere sinnvolle Stammdaten sind bereits angelegt, die dir als Beispiele und Vorlagen dienen können. Die wichtigsten zeigen wir dir jetzt.

Bereich #

Ein Bereich ist eine Unterteilung eines Standortes, der eine eigene Leitungsstruktur und Personenliste hat.

Diese Unterteilung ist sinnvoll, wenn es in deiner Gemeinde z. B. eine Aufteilung von Gemeinde- und Jugendarbeit gibt, die jeweils eine eigene Leiterstruktur und Personenliste haben. Ist das bei euch der Fall, kannst du in den Stammdaten den standardmäßigen Bereich Gemeindeliste um einen oder mehrere Bereiche ergänzen.

Gibt es in deiner Gemeinde eigenständige Bereiche mit eigener Leitungsstruktur und Personenliste? Wenn ja, kannst du in unserer Anleitung zum Anlegen neuer Bereiche nachlesen, wie du das machst.

Personenstatus #

Die Personenstatus beschreiben die Beziehungen der Menschen zu deiner Gemeinde. Jede Person hat immer genau einen Status in ChurchTools: Mitglied, Freund, Interessent…. Darüber werden später die ersten Berechtigungen für das System vergeben.

Hier sind Fragen, die du dir dazu stellen solltest:

• Welche Personenstatus gibt es bei euch für die Menschen in deiner Gemeinde?
• Musst du neue Personenstatus anlegen? Solltest du bestehende umbenennen, da sie bei euch anders bezeichnet werden?

In unserer Anleitung erfährst du, wie du die Personenstatus anpassen kannst.

Gruppentypen #

Jede Gruppe wird genau einem Gruppentyp zugeordnet. Die Typen sind die erste Kategorisierung von Gruppen und ermöglichen es dir, einen besseren Überblick über eure Gruppen zu bekommen. Auch die Rechtevergabe wird dir damit erleichtert. Häufige Gruppentypen in Gemeinden sind Kleingruppen (Hauskreise, Smallgroups, etc.) und Dienstgruppen. Aber auch Veranstaltungen sind ein beliebter Gruppentyp, um z. B. Gottesdienste, Konzerte oder Gemeindefreizeiten abzubilden.

Hier geben wir dir einige Ideen, welche Gruppentypen es noch geben könnte und wofür sie verwendet werden können.

• Kleingruppen: Hauskreise, Smallgroups, Alpha-Kurse
• Dienstgruppen: Alle Bereiche, die einen (sonntäglichen) Dienst betreffen, vor allem für die Diensteinteilung im Events-Modul
• Veranstaltungen: Gemeindefreizeiten, Aktionstage, Missionsveranstaltungen, (Freizeiten)
• Freizeiten: Sollten viele Freizeiten organisiert werden, wäre dafür ein eigener Gruppentyp denkbar
• Schlüssel: Auflistung der Gemeindehäuser/-wohnungen für den Überblick, wer einen Schlüssel zum Objekt hat
• Newsletter: Verschiedene Newsletter, zu denen sich eine Person anmelden kann

In unserem Artikeln zur Verwaltung der Gruppentypen erfährst du, wie du die voreingestellten Gruppentypen anpassen kannst und neue erstellst.

Gruppentyp-Rollen #

Die Gruppentyp-Rollen beschreiben die Aufgaben oder Funktionen, die ein Gruppenmitglied hat. Jeder Gruppentyp hat eigene Gruppentyp-Rollen. Manche sind bereits voreingestellt. So gibt es z. B. bei Dienstgruppen Leiter und Mitarbeiter und bei Newsletter Empfänger als vordefinierte Rollen.

Folgende Fragen helfen dir beim Einrichten der Gruppentyp-Rollen:

• Welche Rollen (Aufgaben, Funktionen) gibt es in diesem Gruppentyp?
• Welche Rollen sind Leiter- bzw. Teilnehmer-Rollen? (Eine Gruppe mit Anmeldefunktion braucht mindestens einen Leiter. Andernfalls bleibt die Anmeldung geschlossen.)
• Welche der Rollen soll als Standard definiert sein? (Diese Rolle bekommen neue Gruppenmitglieder standardmäßig, wenn du keine andere Rolle einstellst. Es muss mindestens eine Rolle pro Gruppentyp als Standard definiert sein.)  

Nächster Schritt #

Mit dieser vorbereiteten Struktur kannst du nun mit der eigentlichen Datenpflege beginnen: Personen importieren, Gruppen anlegen und euer Gemeinde-Organigramm abbilden.