Mithilfe von Follow-ups kommen Leiter ihrer pastoralen Verantwortung nach und halten Kontakt zu Personen, um zum Beispiel nachzufragen, wie es ihnen geht. ChurchTools unterstützt Follow-ups, indem man Follow-ups-Prozesse definieren kann und die verantwortlichen Personen an ihre Aufgaben erinnert werden. Follow-ups bestehen aus mehreren Schritten, die in festgelegten Intervallen erfolgen. Am Ende eines Follow-ups kann eine automatische Aktion durchgeführt werden.

Typische Anwendungsfälle zu Follow-ups sind:

• Erstbesucher: Nehmen wir an, in der Gemeinde werden Erstbesucher im Rahmen des Gottesdienstes begrüßt und erhalten ein kleines Begrüßungsgeschenk mit einer Kontaktkarte. Auf der Kontaktkarte können sie ihre persönlichen Daten angeben, sowie z. B. Interesse an einer Kleingruppe, einem persönlichen Gespräch oder einem Dienstbereich. Diese Karten werden zentral gesammelt und im Gemeindebüro in Personen & Gruppen eingepflegt. Nun erhält die verantwortliche Person die entsprechende Aufgabe zugeteilt.

• Führungszeugnisse: Führungszeugnisse für Mitarbeiter gelten fünf Jahre. Einen Monat vor Ablauf soll ein Leiter den betroffenen Personen eine Erinnerung schicken, damit sie ein Neues beantragen.

• Seminare: Wenn eine Person das „Kennenlern-Lunch“ durchlaufen hat, ins Mitglieder-Seminar einladen, dann ein Treffen mit einem Pastor ausmachen.

Einen Überblick über Follow-ups bietet dir dieses Video:

Einrichten eines Follow-ups #

Alle Einstellungen zu Follow-ups werden unter „Personen & Gruppen“ > „Stammdaten“ > „Follow-ups“ bzw. „Follow-up-Typen-Intervalle“ verwaltet.

1. Zuerst werden Follow-ups definiert. Dazu klickt man auf „FollowUp“ und auf das blaue Plus und gibt die Bezeichnung ein und wer die Berechtigung zum Kommentieren hat.
2. Als Zweites definiert man die unterschiedlichen Intervalle bzw. Schritte für jedes Follow-up. Dafür klickt man unter „Follow-up-Typen-Intervalle“ auf das blaue Plus. Nun wählt man den Follow-up aus und trägt den Schritt („Nummer“) und die Tage der Differenz ein.
   
   _{Experten-Info: Wird ein Schritt des Follow-ups erst später ausgeführt, verschieben sich alle folgenden Erinnerungen auch nach hinten. Startet das Follow-up am 1. Mai, ist das erste Follow-up am 7. Mai fällig. Wird dies aber erst am 10. Mai durchgeführt, ist der nächste Schritt am 24. Mai (14 Tage später) fällig. Bei den Erinnerungen wird dabei angegeben, dass es eine 3-Tage Verschiebung gibt.}

Das Follow-up ist jetzt grundsätzlich eingerichtet und kann für Gruppen aktiviert werden.

Dieses Video zeigt Admins, wie Follow-ups eingerichtet werden:

Aktivieren eines Follow-ups #

Man wechselt in die Gruppe, für die das Follow-up aktiviert werden soll. In manchen Fällen ist es sinnvoll, einen eigenen Gruppentyp für Follow-ups anzulegen.
Unter „Einstellungen“ findet man die Einstellung für „Follow-up und Nachfolgegruppen“.

Folgende Möglichkeiten kann man hier einrichten:

1. Zuerst wählt man einen eingerichteten Follow-up aus und entscheidet, ob der Verantwortliche über Neuigkeiten per E-Mail benachrichtigt werden soll.
   Tipp: Auch ohne Follow-ups kann man Nachfolgegruppen einrichten. Beispielweise wenn ein Projekthauskreis mit einem Enddatum zu Ende geht, dass alle Teilnehmer dann in eine Nachfolgegruppe eingeordnet werden.
   
2. „Nachfolgegruppe für diese Gruppe einstellen“ – Hier wird eingestellt, was passiert, wenn das Follow-up erfolgreich abgeschlossen wird.
   • Nachfolge:
     • Wenn kein ausgewählt wird, wird die Person aus der Gruppe entfernt und der Follow-up wird als abgeschlossen markiert.
     • Wenn Gruppe aktiviert ist, wird die Person beim Abschließen des Follow-ups in exakt diese Gruppe eingeteilt.
     • Bei Gruppentyp kann dann unter Nachfolgetyp ein Gruppentyp ausgewählt werden. Beim Abschluss des Follow-ups werden dann alle Gruppen dieses Typs in einer Liste angezeigt und man kann wählen, in welche Gruppe die Person verschoben werden soll.
   • Gruppe/Gruppentyp:
     • Hier kann eine Gruppe bzw. ein Gruppentyp zugewiesen werden.
     • Wenn kein Follow-up aktiviert ist, kann trotzdem ein Nachfolgetyp bestimmt werden. Dies ist z. B. sinnvoll für Gruppen wie „Interesse an Hauskreis“.
       Als Nachfolgegruppe wäre dann der Gruppentyp Hauskreis hier anzugeben. Man kann dann in Personen & Gruppen direkt mit einem Klick die Gruppe wechseln.
   • Rolle:
     Welche Rolle soll die Person in der Nachfolge-Gruppe erhalten?

Man kann Follow-ups aneinanderreihen, wenn die Nachfolgegruppe wieder einen eigenen Follow-up hat.

Durchführen von Follow-ups #

In den Gruppenrechten benötigt nun ein Leiter oder Adminstrator das Recht, Follow-ups durchzuführen.
Dazu wählt man in der Gruppe rechts unter Einstellungen „Berechtigungen anpassen“ und aktiviert z. B. für einen Leiter dieser Gruppe das gruppeninterne Recht „Follow-up der Gruppe durchführen“. Die berechtigte Person erhält nun in Personen & Gruppen links in „Meine Aufgaben“ die Hinweise für Follow-ups und kann entsprechende Personen filtern.

Das Follow-up kann nun durchgeführt werden. Man kann sich später erinnern lassen und einen Kommentar ergänzen. Wird ein Follow-up abgebrochen, wird die Person wieder in die ursprüngliche Gruppe übertragen.