Startest du mit ChurchTools, ist einer der ersten Schritte, die Daten der Menschen deiner Gemeinde in euer ChurchTools zu importieren, sodass sie sich in Kommunikation, Organisation und Verwaltung einbringen können.

Mit dem Personenimport kannst du alle Daten, die dir digital vorliegen und direkt auf Personen und ihre Eigenschaften bezogen sind, in euer ChurchTools importieren. In dieser Anleitung erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du dazu am besten vorgehst.

Bevor du dich an den Import machst, solltest du auf jeden Fall deine Daten vorbereiten und als CSV-Datei abspeichern, sodass der Import reibungslos klappt. Wie das geht, erfährst du in unserer Anleitung. Hast du deine Daten fertig vorbereitet und als CSV-Datei abgespeichert, kannst du loslegen.

Vorab: Einstellungen in ChurchTools überlegen und prüfen #

Datenschutz-E-Mail #

In den Allgemeinen Einstellungen zu Datenschutz/Sicherheit unter Verwalten > System-Einstellungen > Datenschutz/Sicherheit > Allgemein kannst du aktivieren, das an neu erstellte Personen mit hinterlegeter E-Mail-Adresse eine Datenschutz-E-Mail mit allen über sie gespeicherten Datenkategorien gesendet wird.

Hast du diese Einstellung aktiviert, bekäme also jede über den Import neu angelegte Person diese E-Mail. Wenn du das nicht möchtest, deaktiviere die Einstellung vor dem Import.

Einstellungen zur Einwilligungserklärung #

In den Einstellungen zur Einwilligungserklärung unter Verwalten > System-Einstellungen > Datenschutz/Sicherheit > Einwilligungserklärung kannst du auswählen, dass die Informationen zur Einwilligungserklärung Pflichtfelder beim Anlegen von neuen Personen sind.

Hast du hier den Haken gesetzt, kannst du mit deinen importierten Daten nur dann neue Personen in ChurchTools anlegen lassen, wenn die Einwilligungsfelder in separaten, zugeordneten Spalten in deiner Datei erfasst sind.

Konkret: In deiner zu importierenden Datei müssen die Felder: Einwilligung erfolgt am, Einwilligung wodurch und Einwilligung durch wen als Spalten eingetragen und ausgefüllt sein.

Hast du diese Daten nicht zur Hand oder möchtest du sie später erfassen, nimmst du vor dem Import den Haken heraus und gibst die Einwilligungserklärungen nachträglich ein. 

1. Datei hochladen #

Hast du die beiden Einstellungen geprüft und für dein ChurchTools festgelegt, rufst du im Modul Personen & Gruppen auf der rechten Seite die Stammdaten und dann links im Menü Importiere Personen auf.

Hier wählst du unter Quelle der Datei das Format UTF8 aus. Damit liegst du eigentlich immer richtig. Alternativ kannst du eines der anderen Formate auswählen. Anschließend lädst du deine vorbereitete Datei hoch oder fügst sie im rechten Fensterbereich per Drag and Drop ein.

2. Import-Tabelle auswählen und Optionen festlegen #

Wähle hier die Tabelle import_table aus. Diese enthält deine hochgeladenen Daten  in einem für ChurchTools lesbaren Format.

Sind in deinem ChurchTools bereits Personen in Personen & Gruppen vorhanden und du importierst nun weitere Personendaten, legst du hier fest, wie ChurchTools im Fall der bereits angelegten Personen verfahren soll:

• Führe ein Update der Felder durch, wenn Person schon vorhanden ist
  Setzt du das Häkchen, werden alle Felder zu einer Person, die sowohl in Personen & Gruppen als auch in der zu importierenden CSV-Datei enthalten ist, importiert. Es wird davon ausgegangen, dass die Import-Datei die aktuellsten Informationen enthält und es werden vorhandene Daten zu dieser Person in ChurchTools gegebenenfalls überschrieben.
  Setzt du das Häkchen nicht, bleiben die bereits vorhandenen Daten aus Personen & Gruppen jeweils unverändert.
• Beim Update nur leere Felder auffüllen, keine vorhandenen Daten überschreiben
  Wenn du die erste Checkbox angehakt hast, kannst du hier ergänzend festlegen, dass nur leere Felder gefüllt und keine bereits eingetragenen Daten in ChurchTools überschrieben werden sollen.

3. Kombination aus Personenstatus, Standort und Bereich wählen #

Den zu importierenden Personen wird jeweils genau eine Kombination von Personenstatus, Standort und Bereich zugeordnet, die du hier auswählst.

Möchtest du Personendaten mit verschiedenen Kombinationen importieren, erfasst du die Daten in nach Kombinationen separierten Dateien und führst nacheinander mehrere Imports durch.

4. Felderzuordnung prüfen und korrigieren #

Nun musst du noch die Spalten der CSV-Datei mit denen aus ChurchTools in Übereinstimmung bringen. Das ist wichtig, da sich die Spaltennamen in der CSV-Datei von denen in ChurchTools unterscheiden können.

Auf der linken Seite werden dir die Feldbezeichnungen in ChurchTools angezeigt. Rechts die zugeordneten Spalten aus deiner CSV-Datei. Anhand der angegebenen Beispieldatensätze kannst du die von ChurchTools automatisiert getroffene Zuordnung leicht überprüfen und korrigieren, wenn nötig.

5. Datensätze importieren #

Durch einen Klick auf den Button X Datensätze importieren unter der Feldzuordnung speicherst du die Daten in deinem ChurchTools. Ob und wie die Datensätze importiert wurden, wird dir abschließend in einer Ergebnisliste zeilenweise dargestellt, wenn der Import abgeschlossen ist.