Routinen sind automatisierte Gruppenmitgliederabläufe, die dir dabei helfen, Gruppenmitglieder je nach Rolle und Status automatisch Schritt für Schritt zu begleiten, zu informieren und ihre Mitgliedschaften zu verwalten.
Damit bildest du Abläufe oder Prozesse, wie die Integration neuer Personen, das Aktualisieren von Führungszeugnissen oder die Organisation von Freizeitanmeldungen einfach und zuverlässig ab. ChurchTools führt sie automatisch für dich aus, wenn ein Gruppenmitglied eine bestimmte Rolle und einen bestimmten Status erhält. Für einen schnellen Einstieg findest du in den Gruppeneinstellungen für die Routinen mehrere Routinenvorlagen, mit denen du starten kannst. Im Artikel Wie nutze ich Routinenvorlagen? zeigen wir dir, wie du sie nutzen kannst.
Wie funktionieren Routinen? #
Mit Routinen beeinflusst du abhängig von Rolle und Status eines Gruppenmitglieds vielfältige andere Elemente in ChurchTools – sowohl auf Gruppen- als auch auf Systemebene.
Dafür stehen dir zahlreiche Aktionen zur Verfügung, die in frei wählbarer Reihenfolge, mit individuell anpassbaren Verzögerungen oder in Schleifen ausgeführt werden können:
- Mitglied deiner eigenen Gruppe mit bestimmter Status-Rollen-Kombination einer anderen Gruppen hinzufügen
- Gruppenmitgliedsstatus der Person in der eigenen Gruppe bleibt unverändert, aber ihre Rolle oder Gruppenmitgliedsfelder können geändert werden.
- Gruppenmitgliedsstatus in der eigenen Gruppe anpassen
- Gruppenmitgliedschaft beenden
- E-Mail senden
- Aufgaben für Follow-up-Verantwortliche auslösen
- Auf Systemebene Personen einladen oder archivieren
Eine Ausnahme bilden die abschließenden Aktionen wie die Änderung des Gruppenmitgliedsstatus oder der -rolle, das Beenden der Gruppenmitgliedschaft oder das Archivieren von Personen. Diese Aktionen können immer nur am Ende einer Routine stehen und du kannst davon auch immer nur eine auswählen.
Anwendungsbeispiele #
So kannst du beispielsweise ein neues Gruppenmitglied mit einer automatischen E-Mail begrüßen, die viele Informationen zur Gruppe enthält und den Kontakt zu einem Ansprechpartner herstellt, und gleichzeitig ein Follow-up für einen Verantwortlichen planen, der die Aufgabe übernimmt, das neue Gruppenmitglied in die Gruppe zu integrieren.
Oder dafür sorgen, dass ein Gruppenmitglied, das eine Leitungsfunktion übernimmt, automatisch in eine übergeordnete Gruppe seines Bezirks hinzugefügt wird, in der dann wiederum ein Coach über den neuen Leiter informiert wird.
Mitarbeiter im Kinder- und Jugendbereich sollten im Sinne des Kinder- und Jugendschutzes ein aktuelles Führungszeugnis vorlegen, das alle fünf Jahre aktualisiert werden sollte. Das kannst du lösen, indem du neue Leiter oder Mitarbeiter solcher Gruppen über automatische Gruppenmitgliedschaften in eine Gruppe „Führungszeugnis erforderlich“ hinzufügst. In dieser Gruppe erreichst du dann über Routinen die erstmalige Vorlage eines Führungszeugnisses und dann das automatische Nachfassen vor Ablauf der Gültigkeit, sodass rechtzeitig ein neues Führungszeugnis beantragt und vorgelegt werden kann.
Ein Gruppenmitglied, eine Routine #
Für jede Kombination aus Rolle und Status in deiner Gruppe ist nur eine Routine möglich. Da Gruppenmitglieder immer genau einen Status und eine Rolle haben, bedeutet das, dass für jedes Gruppenmitglied immer genau eine Routine greifen kann. Doppelungen und Überschneidungen sind nicht möglich.
In der Routine siehst du übersichtlich, in welchem Schritt der Routine sich die Gruppenmitglieder aktuell befinden. Mit einem Klick auf die Avatare der Gruppenmitglieder in einem Routinenschritt, öffnet sich eine vollständige Liste mit den Links zu den Personeneinträgen.
Wer kann Routinen nutzen? #
Personen mit der gruppeninternen Berechtigung Routinen verwalten können in den Gruppeneinstellungen ihrer Gruppe Routinen erstellen und bearbeiten.
Nutzer, denen eine der folgenden globalen Berechtigungen vergeben sind, können ebenfalls Routinen nutzen:
- Gruppe bearbeiten (edit group)
- Gruppe eines Gruppentyps bearbeiten – außer versteckte (edit groups of grouptype
) - Gruppenmitgliedschaften einer Gruppe bearbeiten (edit groupmemberships of group)
- Gruppenmitgliedschaften von Gruppen eines Gruppentyps bearbeiten (edit group memberships of grouptype)
- Gruppen verwalten – d. h. erstellen, bearbeiten, löschen und mehr (administer groups)
Dabei können sie für die Routinen nur die Aktionen auswählen, die sie auch manuell, also ohne Routine, ausführen könnten.