In deinem ChurchTools kannst du einstellen, dass jeder Mitarbeiter nur das sehen kann, was er wirklich für seine Mitarbeit benötigt. Oder eben mehr als das. Wie viel genau das sein soll, hängt ganz von deiner Gemeinde ab und ist individuell sehr unterschiedlich.

In diesem Artikel stellen wir dir zwei gegensätzliche Konzepte für die Rechteverwaltung und ihre Charakteristiken vor, sodass du eine Entscheidungsgrundlage für euer ChurchTools bekommst. Beide Konzepte können mit den Einstellungen, die du individuell triffst, datenschutzkonform verwendet werden.

Wir empfehlen weder das eine noch das andere, sondern raten dir, dass du für deine Gemeinde prüfst, welches der beiden Konzepte, oder jedes Maß dazwischen, zu euch passt und von euch verantwortet werden kann.

Offenes Konzept – jeder sieht und darf viel #

Legst du für eure Rechteverwaltung ein eher offenes Konzept zu Grunde, vergibst du an die sehr weiten Eigenschaften wie Status und Gruppentyp weitreichende Berechtigungen und Freigaben zur Sichtbarkeit von Daten. Du berechtigst weniger kleinere Personenkreise über Gruppen. Das bedeutet, dass viele Nutzer in eurem ChurchTools viele Daten sehen und Funktionen nutzen können.

Charakteristiken des offenen Konzepts #

• Die Rechteverwaltung ist eher einfach strukturiert und weniger kleinteilig aufgebaut. Sie bietet einen guten Überblick.
• Viele Nutzer können sich eigenverantwortlich und selbständig einbringen und organisieren. So verteilt sich viel Verantwortung auf viele Schultern.
• Ansprechpartner sind klar ersichtlich.
• Verantwortliche behalten mit ChurchTools den Überblick über die vielen Aufgabenbereiche.
• Gaben von vielen Menschen können gezielt und effizient eingebracht werden.
• Es entstehen weniger Wartezeiten, z. B. bei Buchungsanfragen, Kalendereinträgen oder Eventplanungen.
• Die Menschen können sich leicht mit anderen aus der Gemeinde vernetzen.
• Fällt einmal jemand aus, kann ein kleinerer Bereich leichter vertreten oder neu besetzt werden.
• Viele Mitarbeitende müssen mit ChurchTools bekannt gemacht und im richtigen Umgang damit geschult werden.
• Begleitung und Anleitung sind zu Beginn wichtig.
• Es können durch mehr verantwortliche Nutzer häufiger Fehler passieren.
• Viele Absprachen und Abstimmungen sind nötig, da viele Verantwortliche zusammen arbeiten.
• Die zur Verfügung stehenden Funktionen und sichtbaren Daten sind für den einzelnen Nutzer eventuell unübersichtlicher.

Enges Konzept – Jeder sieht und kann nur das, was er in seinem Bereich tatsächlich braucht #

Legst du für eure Rechteverwaltung ein eher enges Konzept zu Grunde, vergibst du an die eher weiten Eigenschaften wie Status und Gruppentyp wenige Berechtigungen und Freigaben zur Sichtbarkeit von Daten. Du berechtigst eher kleine Personenkreise über Gruppen. Das bedeutet, dass viele Nutzer in eurem ChurchTools wenige Daten sehen und weniger Funktionen nutzen können.

Charakteristiken des engen Konzepts #

• Die Fäden laufen bei weniger Verantwortlichen zusammen, so sind Fehlerquellen minimiert.
• Weniger Mitarbeitende müssen im Umgang mit ChurchTools geschult werden. Anleitung ist nicht so sehr nötig.
• Absprachen sind schneller getroffen, da der Kreis der Verantwortlichen kleiner ist.
• Die Umsetzung einzelner Aufgaben kann aufwendiger sein, da weniger Mitarbeitende in ChurchTools aktiv sind.
• Die zur Verfügung stehenden Funktionen und sichtbaren Daten sind für den einzelnen Nutzer übersichtlicher.
• Rechteverwaltung kann sehr komplex und kleinteilig aufgebaut sein. Sie bietet weniger Überblick.
• Sensiblere Bereiche, z.B. der Finanzbereich der Gemeinde, können enger berechtigt werden.
• Weniger Nutzer können sich eigenverantwortlicher und selbständiger einbringen und organisieren. So bleibt viel Verantwortung auf wenigen Schultern.
• Tatsächliche Verantwortlichkeiten sind eventuell nicht gleich klar, falls etwas außerhalb von ChurchTools delegiert wurde.
• Es werden von weniger Menschen Gaben eingebracht.
• Im Fall eines Ausfalls bricht in der Verantwortung gleich ein großer Teil weg.
• Es können Wartezeiten bei administrativen Aufgaben entstehen.