MailChimp kann genutzt werden, um große Newsletter zu senden. MailChimp bietet viele zusätzliche Funktionen, die ChurchTools momentan noch nicht bieten kann, z.B. Dateianhänge in E-Mails sowie erkennen, ob die Newsletter wirklich gelesen werden.
Die Zuordnung zu MailChimp geschieht ausschließlich über Gruppen. Es kann also z.B. in ChurchTools eine Gruppe „Newsletter“ erstellt und dieser eine MailChimp-Adressatenliste zugeordnet werden. Alle Personen die dieser Gruppe zugeordnet werden, werden dann auch in MailChimp angelegt. Sobald sich ein Empfänger vom Newsletter abmeldet, merkt sich MailChimp die Abmeldung und ChurchTools kann nicht erneut die Person dem Newsletter zuordnen. Dies erfüllt die gesetzlichen Vorschriften für Newsletter.
Einrichten der MailChimp-Integration #
Die MailChimp-Integration wird sofort aktiviert, sobald der API-Key in den System-Einstellungen von ChurchTools eingestellt ist.
Um die Integration weiter zu konfigurieren, muss in Personen & Gruppen dazu in einer gewünschten Gruppe „MailChimp-Liste zuordnen“ ausgewählt werden.
MailChimp-Liste zuordnen #
Zu einer Gruppe können beliebig viele MailChimp-Listen zugeordnet werden.
In der Ansichtbox werden oben alle vorhandenen Zuordnungen mit ihren Einstellungen aufgeführt. Dadrunter können weitere Zuordnungen erstellt werden.
Nachfolgend werden die Option weiter erläutert:
- Neue Teilnehmer der Liste müssen bestätigen (Opt-in)? – Sobald dies aktiviert wird, wird nach der Synchronisation mit MailChimp (s.u.) automatisch von MailChimp aus Opt-in-Mails versendet. Der Empfänger bekommt also eine Mail, wo er nochmal bestätigen kann, ob er wirklich den Newsletter haben möchte. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben!
- Verabschiedungs-EMail senden beim Verlassen der Liste? – Sobald eine Person nicht mehr in der Gruppe ist und die Synchronisation mit MailChimp durchgelaufen ist, erhält hierdurch der Empfänger eine Verabschiedungsmail. Diese wird in MailChimp eingestellt und auch von MailChimp gesendet.
- Listenadmin beim Verlassen informieren? – Der Admin der Liste (in MailChimp einzustellen) bekommt eine E-Mail sobald sich einer der durch ChurchTools hinzugefügten Empfänger vom Newsletter abmeldet.
Synchronisation mit MailChimp #
Die Synchronisation erfolgt, sobald der Cronjob ausgeführt wird. Dieser wird nach Standard-Einstellung jede Stunde automatisch ausgeführt. Wenn er manuell ausgeführt werden soll, kann hierzu im Admin-Menü rechts oben auf Geplante Aufgaben ausführen geklickt werden.
Bei der Synchronisation gibt es einen Abgleich von ChurchTools zu MailChimp und es werden Name und E-Mail-Adresse überprüft. Wenn sich die E-Mail-Adresse ändert, wird die Person in MailChimp gelöscht und neu angelegt, sodass die Person neu zustimmen muss (wenn das in MailChimp aktiviert ist).
Es gibt allerdings KEINE Synchronisation von MailChimp zu ChurchTools. Das heißt Änderungen die in MailChimp vorgenommen werden (wenn jemand manuell eingetragen oder gelöscht wird) werden nicht in ChurchTools übertragen.