Der Super-Admin ist ein Konzept in ChurchTools, mit dem bestimmte Benutzerkonten ausgezeichnet werden, die vollen Zugriff auf ChurchTools haben sollen. Dieser Nutzer bekommt bei der Erstellung der Installation automatisch nahezu alle globalen Berechtigungen und ist der Nutzer, der auf die Datenschutzeinstellungen in den System-Einstellungen (ehemals Admin-Einstellungen) zugreifen kann. Weitere Super-Admins können von weisungsbefugten Personen der Gemeinde über den Support hinzugefügt werden.

Ein Admin dagegen ist ein Nutzer, dem von verantwortlichen Personen der Gemeinde über die Rechteverwaltung der Installation Berechtigungen zur Administration der Installation gegeben wurden. Wie viele Rechte dieser Nutzer bekommt entscheidet dabei immer die Gemeinde selbst. Das ist nicht festgelegt.