In einer Gemeinde sind viele verschiedene Menschen aktiv und gestalten in unterschiedlicher Verantwortung das Gemeindeleben mit. Um die Zusammenarbeit gut zu organisieren, bietet dir ChurchTools Gruppen an, in denen du Menschen zusammenbringen und vernetzen kannst. In größeren Gemeinden ergibt es Sinn, wenn mehrere Gruppen aus demselben Bereich von übergeordneten Leitern geführt werden, die mit ihrer Leitungsgabe diesem Bereich Richtung geben und sich um die ihnen anvertrauten leitenden Mitarbeiter kümmern.

Um den Bereichsleitern die Zusammenarbeit mit ihren Mitarbeitern, die verschiedene untergeordnete Gruppen leiten, zu erleichtern und ihnen in ChurchTools die Daten und Funktionen zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um den Dienst für ihren Bereich auszuführen, kannst du sie in einer Gruppe Bereichsleitung mit ihren Mitarbeitern zusammenbringen und deren Gruppen dieser Gruppe unterordnen. Das sieht dann beispielsweise so für den Bereich Gottesdienst aus:

Je nachdem, welche Aufgaben der Bereichsleiter oder einer der Mitarbeiter für den Gottesdienst in seinem Bereich erfüllt, hast du darüberhinaus die Möglichkeit, diesen auch gruppeninterne Rechte für die untergeordneten Gruppen der Mitarbeiter (Gottesdienstleitung, Kaffeebar, Kinderkirche…) zu geben, sodass z. B. deren Gruppenmitglieder gesehen oder kontaktieren werden können, ohne selbst Gruppenmitglied zu sein.

Um das für euer ChurchTools umzusetzen, legst du zunächst eine Gruppe Bereichsleitung (z. B. Bereich Gottesdienst) an und berechtigst anschließend die Gruppenmitglieder in Abhängigkeit zu ihren Rollen. Wie viele Berechtigungen du den Rollen der Gruppenmitglieder tatsächlich gibst, hängt ganz davon ab, ob zu deiner Gemeinde eher eine offene oder enge Rechteverwaltung passt. Eine Grundlage für diese Entscheidung geben wir dir mit dem Artikel Offene oder enge Rechteverwaltung – Was passt zu uns? an die Hand.

1. Gruppe anlegen und Einstellungen festlegen #

Im Modul Personen & Gruppen legst du eine neue Gruppe mit dem Namen Bereich Gottesdienst an.

• Als Gruppentyp wählst du den Typ aus, zu dem die untergeordneten Gruppen gehören. (Hilfe: Gruppe erstellen und bearbeiten).
• Den Gruppenstatus stellst du auf Aktiv. Das bewirkt, dass die vergebenen Rechte für die Gruppenmitglieder sofort wirksam sind.
• Nach dem Erstellen der Gruppe wählst du in den Gruppeneinstellungen die Sichtbarkeit Eingeschränkt aus, sodass nur berechtigte Personen mit ChurchTools-Benutzerkonto die Gruppe sehen können. Alternativ kannst du die Gruppe natürlich auch auf Intern stellen, sodass alle eure Nutzer diese Gruppe sehen können.

2. Gruppenhierarchie festlegen #

Unterhalb der Gruppendetails auf der linken Seite der Gruppenübersicht wählst du über- und untergeordnete Gruppen aus und legst damit die Hierarchie der Gruppen fest. Die Übersicht dieser Hierarchie ermöglicht dir auch ein schnelles Navigieren zwischen den einzelnen Gruppen.

3. Gruppenmitglieder hinzufügen #

In diesem Schritt fügst du den Bereichsleiter und alle seine leitenden Mitarbeiter zu dieser Gruppe hinzu. Je nach eurer Struktur gibst du dabei einem oder zwei Mitgliedern die Rolle „Leiter“ bzw. „Co-Leiter“ und den restlichen Mitgliedern die Rolle „Mitarbeiter“.

4. Berechtigungen für die Bereichsleitung vergeben #

In der Rechteverwaltung gibst du den jeweiligen Rollen der Gruppenmitglieder die nötigen globalen und gruppeninternen Rechte.

Die Mitglieder der Bereichsleitungsgruppe sollten mindestens alle Rechte bekommen, um alle anderen Mitglieder sehen und kontaktieren zu können, sowie den Gruppenkalender und eine Gruppen-eigene Wiki-Kategorie zu sehen und zu bearbeiten. Den Gruppenkalender und die Wiki-Kategorie kannst du entweder über die globalen Berechtiungen für die Rolle freigeben oder direkt beim Erstellen des Gruppenkalenders. Je nach Aufgabenbereich sollte noch ergänzt werden, dass Events gesehen werden und sich alle in Dienste eintragen können.

Der Bereichsleiter sollte darüber hinaus Rechte bekommen, über die Ressourcen Räume und weitere Arbeitsmittel zu buchen sowie die Dienstplanung für seinen Bereich vorzunehmen.

Sollte eine Person die Bereichs- oder eine untergeordnete Gruppenleitung verlassen, wird sie aus dieser Gruppe entfernt und verliert damit auch sofort alle Rechte, die sie durch die Zugehörigkeit zu dieser Gruppe hatte.

5. Berechtigungen für untergeordnete Gruppen vergeben #

In manchen Fällen ergibt es Sinn, dass ein Bereichsleiter Zugriff auf Daten und Funktionen untergeordneter Gruppen hat. Wäre in unserem Beispiel der Leiter des „Bereichs Gottesdienst“ für die Administration der untergeordneten Gruppen zuständig, könntest du ihm für die untergeordneten Gruppen die entsprechenden Berechtigungen geben, um Gruppeninfos, Grundeinstellungen und die Gruppenhierarchie zu bearbeiten oder auch das Recht einräumen, Untergruppen zu erstellen.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu findest du im Artikel Wie vergebe ich ein gruppeninternes Recht für untergeordnete Gruppen?.