{"id":7416,"date":"2024-07-19T16:51:16","date_gmt":"2024-07-19T14:51:16","guid":{"rendered":"https:\/\/churchtools.academy\/?post_type=docs&#038;p=7416"},"modified":"2026-01-07T18:16:08","modified_gmt":"2026-01-07T17:16:08","password":"","slug":"0-personen-anfragen","status":"publish","type":"docs","link":"https:\/\/churchtools.academy\/de\/help\/churchtools-module\/events-planen\/0-personen-anfragen\/","title":{"rendered":"Personen anfragen"},"content":{"rendered":"\n<p><span style=\"font-size: calc(var(--markdown-size) * 1.5rem);\">Eine Schritt-f\u00fcr Schritt-Anleitung dazu, wie du Dienste besetzen kannst, findest du <a href=\"https:\/\/churchtools.academy\/help\/churchtools-module\/events-planen\/40-wie-besetze-ich-dienste-fur-mein-event\/\" type=\"link\" id=\"https:\/\/churchtools.academy\/help\/churchtools\/events-erstellen\/40-wie-besetze-ich-dienste-fur-mein-event\/\">hier<\/a>.&nbsp;<\/span><\/p>\n\n\n\n<p><strong style=\"font-size: calc(var(--markdown-size) * 1.5rem);\">Bevor du Mitarbeiter einteilst<\/strong>: ChurchTools und Doodle<\/p>\n\n\n\n<p>ChurchTools funktioniert <em>nicht<\/em> wie das bekannte&nbsp; Prinzip von &#8222;Doodle&#8220;.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Doodle erwartet immer eine Aktion der Mitarbeiter<\/strong>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Es geht davon aus, dass jeder selbst entscheidet, wann er einen Dienst machen m\u00f6chte. Jeder Mitarbeiter muss <strong>aktiv<\/strong> werden und sich f\u00fcr ein bestimmtes Datum eintragen oder entscheiden. Der Leiter muss also immer warten, bis alles besetzt ist.&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li><strong>ChurchTools erwartet eine RE-Aktion der Mitarbeiter <\/strong>\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Der Leiter teilt die Mitarbeiter an einem Datum ein und die Mitarbeiter RE-agieren auf die Anfrage. Das funktioniert dann gut, wenn vorher auch die Abwesenheiten zuverl\u00e4ssig eingetragen wurden. Mitarbeiter sagen, wann sie grunds\u00e4tzlich <em>nicht<\/em> k\u00f6nnen und der Leiter bekommt eine Warnung, wenn man sie dennoch ausw\u00e4hlt.<\/li>\n\n\n\n<li>Wenn Mitarbeiter angefragt sind, erhalten sie eine E-Mail und sehen alle Anfragen auch in der App, inklusive Pop-Up Nachricht! Auf beiden Wegen k\u00f6nnen sie die Anfrage dort best\u00e4tigen oder ablehnen. Das ist sehr komfortabel.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Auslastung von Mitarbeitern<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Die Auslastungsanzeige als Formel ist hilfreich, um einen \u00dcberblick \u00fcber die Auslastung der Person zu erhalten.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/churchtools.academy\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/CleanShot-2024-08-06-at-10.08.07.png\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"433\" height=\"210\" src=\"https:\/\/churchtools.academy\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/CleanShot-2024-08-06-at-10.08.07.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-9675\" srcset=\"https:\/\/churchtools.academy\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/CleanShot-2024-08-06-at-10.08.07.png 433w, https:\/\/churchtools.academy\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/CleanShot-2024-08-06-at-10.08.07-300x145.png 300w, https:\/\/churchtools.academy\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/CleanShot-2024-08-06-at-10.08.07-360x175.png 360w\" sizes=\"(max-width: 433px) 100vw, 433px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<p>Die Formel l\u00e4sst sich so aufschl\u00fcsseln:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>5 &#8211; Dienste vor 2 Monaten<\/li>\n\n\n\n<li>3 &#8211; Dienste im letzten Monat<\/li>\n\n\n\n<li>&lt;4&gt; &#8211; Dienste im aktuellen Monat<\/li>\n\n\n\n<li>0 &#8211; geplante Dienste im n\u00e4chsten Monat<\/li>\n\n\n\n<li>30% &#8211; Wie oft ist der Mitarbeiter prozentual zu seinen sichtbaren Terminen eingetragen?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Eine detaillierte \u00dcbersicht erh\u00e4ltst du mit einem Klick auf die Formel:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/churchtools.academy\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/CleanShot-2024-08-06-at-10.15.22.png\"><img decoding=\"async\" width=\"891\" height=\"378\" src=\"https:\/\/churchtools.academy\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/CleanShot-2024-08-06-at-10.15.22.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-9678\" srcset=\"https:\/\/churchtools.academy\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/CleanShot-2024-08-06-at-10.15.22.png 891w, https:\/\/churchtools.academy\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/CleanShot-2024-08-06-at-10.15.22-300x127.png 300w, https:\/\/churchtools.academy\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/CleanShot-2024-08-06-at-10.15.22-768x326.png 768w, https:\/\/churchtools.academy\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/CleanShot-2024-08-06-at-10.15.22-360x153.png 360w\" sizes=\"(max-width: 891px) 100vw, 891px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p><strong><a href=\"https:\/\/churchtools.academy\/help\/churchtools-module\/mitarbeiter\/0-dienst-praferenzen-eines-mitarbeiters\/\" type=\"docs\" id=\"7319\">Pr\u00e4ferenzen des Mitarbeiters<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Etwas versteckt ist die Option, die hinter dem Schraubenschl\u00fcssel steckt. Hast du eine Person f\u00fcr einen Dienst vorgeschlagen und klickst auf den Schraubenschl\u00fcssel, kannst du die Pr\u00e4ferenzen der ausgew\u00e4hlten Person einstellen.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/churchtools.academy\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/image-108.png\"><img decoding=\"async\" width=\"598\" height=\"290\" src=\"https:\/\/churchtools.academy\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/image-108.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-17307\" srcset=\"https:\/\/churchtools.academy\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/image-108.png 598w, https:\/\/churchtools.academy\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/image-108-300x145.png 300w, https:\/\/churchtools.academy\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/image-108-360x175.png 360w\" sizes=\"(max-width: 598px) 100vw, 598px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<p><span style=\"color: var(--basic-primary); font-size: calc(var(--markdown-size) * 1.5rem); font-weight: bold;\">Berechnung der Einteilung<\/span><\/p>\n\n\n\n<p>Ein Klick auf den Stab bewirkt, dass ChurchTools automatisch die Personen anzeigt, welche f\u00fcr diesen Dienst am Besten passen. Mit Hilfe verschiedener Faktoren erfolgt eine Punkteberechnung, welche den optimalen Kanidaten ermitteln:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><span style=\"color: #253540; font-family: aktiv grotesk,helvetica neue,helvetica,arial,sans-serif;\">&#8211; 1000 =&gt; Person Abwesend<\/span><\/li>\n\n\n\n<li><span style=\"color: #253540; font-family: aktiv grotesk,helvetica neue,helvetica,arial,sans-serif;\">&#8211;&nbsp; 500 =&gt; Die Person wurde schon f\u00fcr dieses Event angefragt f\u00fcr den gleichen Dienst oder einen anderen und hat abgesagt<\/span><\/li>\n\n\n\n<li><span style=\"color: #253540; font-family: aktiv grotesk,helvetica neue,helvetica,arial,sans-serif;\">&#8211; &nbsp;100 =&gt; Maximaler Einsatz erreicht<\/span><\/li>\n\n\n\n<li><span style=\"color: #253540; font-family: aktiv grotesk,helvetica neue,helvetica,arial,sans-serif;\">&#8211; &nbsp;100 =&gt; Einsatz nur abends und Termin ist morgens (oder andersherum)<\/span><\/li>\n\n\n\n<li><span style=\"color: #253540; font-family: aktiv grotesk,helvetica neue,helvetica,arial,sans-serif;\">&#8211; &nbsp;100 =&gt; M\u00f6chte nicht mit Partner<\/span><\/li>\n\n\n\n<li><span style=\"color: #253540; font-family: aktiv grotesk,helvetica neue,helvetica,arial,sans-serif;\">&#8211; &nbsp; &nbsp;50 =&gt; Letzter\/N\u00e4chster Einsatz ist erst eine Woche her<\/span><\/li>\n\n\n\n<li><span style=\"color: #253540; font-family: aktiv grotesk,helvetica neue,helvetica,arial,sans-serif;\">&#8211; &nbsp; &nbsp;10 =&gt; Letzter\/N\u00e4chster Einsatz zwei Wochen her<\/span><\/li>\n\n\n\n<li><span style=\"color: #253540; font-family: aktiv grotesk,helvetica neue,helvetica,arial,sans-serif;\">+ &nbsp; 10 =&gt; Gerne mit Partner<\/span><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><span style=\"color: #253540; font-family: aktiv grotesk,helvetica neue,helvetica,arial,sans-serif;\">Dies wird dann multipliziert&nbsp;mit der &nbsp;Anzahl der Eins\u00e4tze&nbsp;<\/span><\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><span style=\"color: #253540; font-family: aktiv grotesk,helvetica neue,helvetica,arial,sans-serif;\">Diesen Monat*3<\/span><\/li>\n\n\n\n<li><span style=\"color: #253540; font-family: aktiv grotesk,helvetica neue,helvetica,arial,sans-serif;\">Letzten Monat*2<\/span><\/li>\n\n\n\n<li><span style=\"color: #253540; font-family: aktiv grotesk,helvetica neue,helvetica,arial,sans-serif;\">Vorletzen Monat*1<\/span><\/li>\n\n\n\n<li><span style=\"color: #253540; font-family: aktiv grotesk,helvetica neue,helvetica,arial,sans-serif;\">N\u00e4chsten Monat*2<\/span><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Die Ergebnisse dabei sind relativ zu betrachten. Geht es z. B. nicht anders wird ein Mitarbeiter vorgeschlagen, obwohl dieser schon sehr ausgelastet ist. Ist die negative Zahl sehr hoch (ab -200), sollten evtl. weitere Personen in diesen Dienst aufgenommen werden.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Mitarbeiter k\u00f6nnen sich selbst in Dienste eintragen<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>In manchen F\u00e4llen und Diensten ist es vielleicht gew\u00fcnscht, dass Mitarbeiter sich selbst eintragen k\u00f6nnen. Dazu findest du in den gruppeninternen Berechtigungen die Option &#8222;In freie Dienste eintragen&#8220;. Das erm\u00f6glicht einer Person, sich f\u00fcr einen freien Dienst selbst einzuteilen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Teams einteilen<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Es kommt immer wieder der Wunsch auf, ganze Teams einzuteilen. Das ist in gewisser Hinsicht m\u00f6glich, auch wenn es keine direkte Funktion daf\u00fcr gibt.<\/p>\n\n\n\n<p>Der Trick ist:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Du setzt den Bedarf der Dienste auf die h\u00f6chste Personenzahl des gr\u00f6\u00dften Teams.\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Hat man z. B. 7 Putzteams und das gr\u00f6\u00dfte hat 12 Personen, dann w\u00e4hlt man den Bedarf von 12 Personen, auch wenn andere Teams kleiner sind.<\/li>\n\n\n\n<li>Hat man <em>ein<\/em> Lobpreisteam mit 2 Lobpreisleitern, ein anderes mit 4 Gitarren und ein Team mit 3 Bl\u00e4sern, dann kann man entweder a) mit verschiedenen Event-Vorlagen arbeiten, z. B. Bl\u00e4serteam als Vorlage speichern oder b) alle Instrumente als Bedarf einstellen.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li>Jetzt legst du die verschiedenen Teams als Untergruppen einer Gruppe an:\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>im <em>Gruppenmodul<\/em> gibt es Putzteams 1-7 mit jeweils allen Helfern darin<\/li>\n\n\n\n<li>unterhalb der Gruppe Lobpreisteams gibt es &#8222;Lobpreisteam Bl\u00e4ser&#8220;, &#8222;Lobpreisteam Rock&#8220; etc.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li>Jedem Dienst kannst du mehrere Gruppen zuordnen, aus denen dir ChurchTools Mitarbeiter vorschl\u00e4gt. Hier ordnest du nun <em>alle<\/em> Teams als Option zu.<\/li>\n\n\n\n<li>W\u00e4hlst du den Zauberstab, kannst du die Vorschl\u00e4ge auf eine Gruppe begrenzen und filtern.<\/li>\n\n\n\n<li>Damit werden f\u00fcr kleinere Putzteams zwar nur z. B. 8 von 12 Diensten besetzt, aber alle 8 aus dem Team sind eingetragen. Bei einem Lobpreisteam ohne Bl\u00e4ser werden alle vorhandenen Musiker eingetragen, auch wenn die Bl\u00e4ser leer bleiben.<\/li>\n\n\n\n<li>Das verhindert, dass du&nbsp; jedes Instrument einzeln eintragen musst und dass verschiedene Teams durcheinandergew\u00fcrfelt werden.<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Eine Schritt-f\u00fcr Schritt-Anleitung dazu, wie du Dienste besetzen kannst, findest du hier.&nbsp; Bevor du Mitarbeiter einteilst: ChurchTools und Doodle ChurchTools funktioniert nicht wie das bekannte&nbsp; Prinzip von &#8222;Doodle&#8220;. Auslastung von Mitarbeitern Die Auslastungsanzeige als Formel ist hilfreich, um einen \u00dcberblick \u00fcber die Auslastung der Person zu erhalten. 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